Знакома ситуация? Набрали команду. Сначала все на драйве, но уже через пару месяцев начинается беспорядок. Все отвечают за всё и ничего. И тут руководитель понимает, что пора систематизировать бизнес. Чтобы всё работало, как швейцарские часы.
Окей. Расписал все процессы. Распределил ответственность. Определил показатели и даже провел обучение, но… сотрудники не следуют новым правилам. Неудобно, трудоёмко, долго. Не то, что раньше!
Внедрение регламентов только на бумаге выглядит легко и просто. Любые изменения вызывают стресс и сопротивление, пока люди не адаптируются.
Ниже 7 важных правил, как регламентировать работу команды и не откатиться «назад в прошлое».
1. Объясните сотрудникам, как это улучшит их жизнь. Какая цель и в чём ценность для каждого, команды и компании.
Довольно часто руководитель директивно доводит новые правила, не объясняя зачем или откупаясь скудным комментарием «это улучшит качество работы». В результате куча вопросов и недовольства.
2. Вовлекайте ответственных в разработку регламентов. Не создавайте их в одиночку.
Даже если босс вырос из низов и знает всё от А до Я, всё равно будут ошибки и неточности. Лучше собрать рабочую группу, которая, основываясь на своём ежедневном опыте, опишет все процессы и систематизирует. Конечно, группой нужно управлять и мотивировать. Но если люди сами участвовали в создании стандартов, то и внедрять их будут намного охотнее.
3. Вводите регламенты поэтапно и сначала тестируйте.
Например, описали процесс обработки заявок от клиентов. Создали стандарт работы. Протестируйте несколько недель. Проанализируйте ошибки и доработайте. После этого переходите к следующему процессу. Не внедряйте всё и сразу. Иначе посыпется со всех сторон.
4. Обеспечьте непрерывное обучение и контроль.
Особенно, если новые принципы работы кардинально отличаются от старых. Основная причина, почему более 80% запусков CRM систем умирают на старте – это отсутствие качественного обучения и контроля. Провели тренинг, пару недель мониторили, а потом отпустили. Сотрудники расслабились, еще не адаптировались и вернулись к старому, родному экселю, где всё просто и понятно.
5. Следуйте сами новым правилам.
Простой пример. Для контроля задач сотрудников руководитель решил внедрить Трелло. Первые недели и сам рьяно заполнял задачи и двигал карточки по доске. Но спустя месяц вернулся к чатам и почте. В моменте кажется, что так быстрее. А в результате снова хаос.
6. Постоянно дорабатывайте регламенты и собирайте обратную связь.
Меняется бизнес, меняются процессы. Не стоит надеяться, если если вы один раз разработали коммерческую политику, то в течение года у вас не будет пересмотров.
7. Будьте готовы к сопротивлению в первые месяцы и не сдавайтесь.
Если возражения сотрудников неконструктивны. За ними стоит простое нежелание. Вы проработали все пункты выше. Стойте на своём и дайте время всем привыкнуть.
Это часть примеров. Подписывайтесь на канал «управление командой». Задавайте вопросы. Присылайте ваши истории.