В предыдущей статье мы говорили про приоритезацию, как основной инструмент планирования.
Безусловно Матрица Эйзенхауэра имеет массу плюсов, но есть в ней и свои минусы. Зачастую матрицу тяжело использовать людям, живущим в режиме "белка в колесе". Им с трудом удается приоритезация (все дела важные, все задачи срочные).
Также инструмент Эйзенхауэра может быть не совсем удобным для специалистов, чья работа построена в большей степени на решении экстренных и кризисных задач.
Спешим поделиться с вами еще несколькими правилами планирования, которые помогут с управлением временем.
Правило 60/40
Что оно означает? Давайте разберемся на примере. Представьте, вы с вечера распланировали и расписали свой завтрашний день. В рабочий день идеально вписались и встречи-совещания, и рутина, и обед с подругой, и открытый урок у ребенка на рисовании, и даже вечерний просмотр романтической комедии с мужем. Класс!
Утром все шло по плану. А днем позвонили из головного офиса, сказали экстренно предоставить информацию к вечеру (которую еще необходимо для начала собрать), коллега уехала к врачу и на вас упали несколько ее задач, на работе вы задержались, опоздали на открытый урок. Пришлось еще "взять работу на дом". Итого - романтический вечер с супругом улетел в тартарары.
Знакомо?
Это происходит потому, что мы при планировании часто не оставляем "воздуха" в расписании. И вот тут как раз работает правило 60/40.
Это значит, что вы планируете только 60% своего времени (как рабочего, так и личного), а 40% оставляете на непредвиденные обстоятельства.
Однако, помните, в предыдущих статьях мы не раз упоминали про характер вашей деятельности. Если ваша профессия предполагает большое количество неожиданных дел, то используйте это правило в обратную сторону (40% - планируем, 60% - оставляем).
Так вы избавите себя от аврала. Ну, а если непредвиденных задач в эти 40% так и не прилетело, то вы же помните чем себя занять? Задачи из матрицы Эйзенхауера типов Б и Г.
Следующее правило - "9 дел"
Или как его еще называют, принцип «1–3–5»
В чём его суть? Подход простой — за день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. К небольшим можно отнести, например, несложные бытовые дела. Их тоже лучше планировать, чтобы они не накапливались. Идея в том, что такое количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом не выбиться из сил.
Однако «1-3-5» - это не жесткая формула, лишь самая популярная. Она может варьироваться в зависимости от проф. деятельности и индивидуальных особенностей человека.
Поэтому она может быть такой: 2-2-5, 2-4-3, 1-4-4. Главное – не планировать более 9 дел. Почему, спросите вы, только 9 дел? Доказано, что большее количество человек просто не в состоянии качественно выполнить.
Кстати говоря, такой подход особенно эффективен для людей, работающих на удаленке, и фрилансеров.
Ну, и еще один инструмент, который носит название "АБВ - анализ"
Он же "Анализ АВС"
Принципом АБВ управляют 2 важных критерия: важность той или иной задачи и количество времени, которое может быть на нее потрачено.
Группа «A» - дела, которые имеют значительное влияние на ваше будущее и обязательны к выполнению. Это те самые срочные и важные.
Их следует исполнять именно вам, так как они наиболее сложны и подлежат исключительно вашему исполнению.
Для достижения максимального эффекта от планирования, следует выполнять 1-2 дела из группы «А».
Несмотря на то, что данные дела требуют вашего непосредственного внимания, а вклад их в достижение цели составляет около 65%, потратить на выполнение этих дел потребуется лишь около 15% времени!
Таким образом, за небольшой отрезок времени вы достигните значительного прогресса.
Группа Б - дела, не имеющие критического значения в текущий момент, но имеющие существенное значение для достижения цели (матрица Эйзенхауэра классифицирует их как «несрочные, но важные дела»).
Их доля в структуре дел составляет 20%.
Существенным отличием дел из данной группы является то, что большая часть задач из этого списка могут быть делегированы.
Время, которое требуется для выполнения дел из группы Б, составляет также около 20% от общего объема.
Группа В – дела, которые классифицируются как «текучка». По матрице Эйзенхауэра они относятся к «неважным и срочным» и «неважным и несрочным».
Это – пожиратели времени. На них уходит около 65% времени. Их доля в достижении цели лишь 20%. Как бороться с "лангольерами" мы рассказывали в предыдущих статьях.
Теперь, распределив дела по группам, избавьтесь от дел из группы С. Основные способы избавления от этих дел: перекладывание дел из данной группы на тех, кто их генерирует. Если подобное невозможно – делегируйте. Если делегировать некому - назначьте для них отдельно день и время.
Запомните: если вы сосредоточитесь на наиболее важных делах, составляющие около 35%, и избавитесь от «пожирателей времени» — вы подарите себе 65% свободного времени.
Итак, как вы видите, методов планирования и приоритезации много. Чтобы понять, какой из этих инструментов подходит именно вам, необходимо попробовать каждый. Экспериментируйте! В процессе вам станет ясно, какая методика идеально укладывается в ваш ритм, специфику деятельности и в целом не вызывает дискомфорта.
А если вам нужна помощь специалиста, чтобы быстро подобрать идеальный для вас инструмент планирования, то оставляйте свою заявку.
Если вам понравилась статья и было интересно, не забудьте поставить лайк. Вам не сложно - авторам приятно.