Если купленный товар по какой-то причине не понравился предпринимателю, он имеет право вернуть изделие обратно продавцу. В данном случае необходимо оформить возвратную накладную. Опишем процедуру её составления.
Обоснования для составления возвратной накладной
Возвратная накладная заполняется при возврате товара от покупателя продавцу. Право на возврат товара обусловлено либо законодательством, либо условиями договора купли-продажи.
В Гражданском кодексе закреплено право покупателя вернуть товар, если он не соответствует установленным договором условиям по качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п. 3 ст. 468 ГК РФ), комплектности (п. 2 ст. 480 ГК РФ), упаковке (п. 3 ст. 482 ГК РФ).
Договор также может включать и дополнительные основания для возврата товара, такие как:
- истечение срока годности;
- нереализуемость товара;
- несвоевременная оплата;
- несоответствие товара потребительским целям;
- обновление каталога товаров и т.д.
Даже после оплаты товар может быть возвращён в полном объёме или частично.
Сроки подачи возвратной накладной
Сроки подачи возвратной накладной можно предварительно обсудить с продавцом и зафиксировать в договоре купли-продажи. Если в договоре нет информации о сроках возврата товара, то можно воспользоваться правилами Гражданского кодекса РФ.
Документы для возврата товаров
Покупатель должен проверить количество, комплектность и качество товаров сразу при приёмке товара или после неё в сроки, указанные в договоре или законе (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если недостатки были обнаружены во время приёмки до оприходования, то достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству полученных товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2.
Если причины для возврата возникли после оформления товара или даже после временного хранения товара, то следует оформить возвратную накладную.
Все сопутствующие обстоятельства должны быть зафиксированы в отдельных документах. Эти бумаги потом должны быть приложены к возвратной накладной. При возврате товара ненадлежащего качества или некомплекта необходимо составить акт об обнаружении недостатков товара и претензионное письмо.
Акт составляется в свободной форме. Бланк документа можно скачать на сайте.
Претензионное письмо также следует составить в свободной форме. Важно указать причину возврата товара, сроки и другие условия возврата товара, а также каким образом деньги за некачественный товар будут возвращены на ваш счёт.
Пример данного документа можно найти ниже. Образец претензионного письма можно скачать на сайте.
Процедура оформления накладной на возврат товара
Правила оформления накладной на возврат не меняются независимо от причин возврата товара. Нет стандартной формы для возвратной накладной. Обычно при возврате товара используют форму ТОРГ-12, но возможно использование других бланков:
- ТОРГ-2 — для оформления отечественных товаров, которые ещё не внесены в учёт;
- ТОРГ-3 — для аналогичных операций, но с импортными товарами.
Накладную на возврат ТОРГ-12 можно оформить онлайн с помощью сервиса Астрал Докс — удобного решения для электронного документооборота с партнёрами.
Как заполнять накладную на возврат товара
В 2023 году возвратная накладная должна включать следующую информацию:
- номер и дату составления;
- данные продавца и покупателя;
- основание для возврата;
- описание товара: название, количество, единицу измерения;
- общую сумму.
При возврате товара покупатель становится поставщиком и отправителем груза. Его данные указываются в соответствующих полях.
В графе «Получатель груза» указываются данные поставщика по договору. Он также является плательщиком, если покупатель возвращает оплаченную продукцию и планирует получить обратно сумму оплаты. Если возврат денег не предусмотрен, то графу «Плательщик» заполнять не нужно.
Графа «Основание» должна содержать:
- номера и даты накладных, по которым получены возвращаемые товары;
- номер и дату договора купли-продажи;
- наименования и реквизиты актов, ведомостей, писем и других документов, предусмотренных законом или договором.
Возвратной накладной присваивается номер в соответствии с системой нумерации, использующейся в организации. Если товар возвращается автомобильным транспортом, указываются номер и дата транспортной накладной.
Раздел с описанием товара заполняется полностью в соответствии с данными накладной, по которой товар был принят на учёт. Накладная должна позволять чётко определить соответствие между ранее доставленным и возвращаемым товаром. Название, единицы измерения и упаковки, стоимость должны соответствовать данным в первоначальной накладной. То есть товар возвращается на тех же условиях, на которых был куплен.
Бланк возвратной накладной ТОРГ-12 можно скачать на сайте, образец её заполнения доступен ниже на этой странице.
Кто должен подписать возвратную накладную
Руководитель и главный бухгалтер подтверждают отгрузку товара по возвратной накладной своими подписями. Факт отгрузки фиксируется подписями материально ответственного лица и получателя — представителя контрагента или сотрудника транспортной компании.
Если документ оформляется в электронном виде, ответственные лица должны заверить его с помощью квалифицированной электронной подписи.
Постепенный переход на электронный документооборот в логистике продолжается. С 1 сентября 2022 года все желающие могут оформлять транспортную накладную в электронном виде, а с 2024 года ЭТрН станет обязательной для всех. Поэтому «Калуга Астрал» предлагает готовые решения для перехода на ЭПД.
Модуль 1С-ЭПД работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
Платформа ЭПД — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.