По закону о труде работодатель обязан предложить работнику подать объяснительную, в случае совершения им какого-то проступка, за которое может налагаться наказание.
Объяснительная - это юридический документ, который можно использовать в суде. Закон требует от работодателя строго выполнять установленную процедуру при наложении на работника дисциплинарного взыскания. Любое отклонение от установленного порядка будет трактоваться в суде в пользу работника.
В первую очередь работник оповещается о необходимости предоставления им письменного объяснения о причинах совершенного проступка. Объяснительную ему нужно подать не позже 2 рабочих дней. Если работодатель её не получит в срок, тогда он должен составить акт об непредоставлении ему объяснительной записке от работника.
Дело в том, что по закону работник, совершивший дисциплинарный проступок, может в объяснительной привести в свою защиту факты, мотивы поступка или доказательства отсутствия его вины в происшедшем событии. Для этого и требуется написание объяснительной.
Отказ работника от подачи объяснительной не избавит его от взыскания, но такое положение всего лишь усложнит работодателю проведение процедуры наложения взыскания. Ему придётся составлять дополнительный акт.
Кроме того, если в дисциплинарном проступке участвовали или были свидетелями другие работники, работодатель вправе потребовать от них тоже написать объяснительные, которые раскроют полную картину происшествия.
Процедура оформления дисциплинарного проступка состоит из следующих шагов:
1. Фиксация нарушения путём составления акта или служебной записки, в которых указывается факт события, время в котором оно произошло и перечень участников события или его очевидцев.
2. Издать приказ о необходимости нарушителю трудовой дисциплины написать объяснительную записку и ознакомить его с этим приказом под роспись. Предупредить его, что исполнение приказа должно произойти в течении 2-х рабочих дней.
3. Если через 2 рабочих дня объяснительная не представлена, тогда нужно составит акт об отказе и ознакомить с ним работника под его роспись.
4. В период не позже одного месяца, после составления акта о фиксации нарушения, может издаваться приказ о наложении на работника взыскания.
Акт об отказе работника написать объяснительную составляется комиссией из трёх человек, если работник отказывается его подписать, то этот факт отражается в этом же акте.
Но как правило отказ от написания объяснительной вредит только работнику, её отсутствие просто испортит его будущие отношения с работодателем, а если дело разовьётся до суда, то работник лишится большего аргумента для вынесения решения суда в его пользу.