Часть 3
Ошибки, допускаемые при создании финансовых архивов электронных документов, связаны с незнанием правил хранения документов. Рассмотрим, как регулируется хранение документов и какая установлена ответственность за нарушение требований к хранению документов.
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Ключевые регуляторы области управления документами и хранения документов
- Росархив
- Минцифры
- Минфин
- ФНС
- Банк России
Росархив задает общие правила для всех отраслей и функциональных направлений деятельности.
Остальные регуляторы детализируют требования Росархива в своей отрасли.
При организации финансового архива ориентируйтесь изначально на общие требования к хранению документов, а затем на детализированные требования соответствующих регуляторов.
Общие требования к хранению документов/электронных документов
- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
- ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»
- ФЗ «Об акционерных обществах»
- ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
- Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов
Требования к хранению финансовых документов
- Налоговый кодекс Российской Федерации
- ФЗ «О бухгалтерском учете»
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»
- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (ФКЦБ)
- Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности (ФНС)
- Концепция хранения и использования электронных документов с обеспечением их юридической силы для финансового рынка (Банк России)
- Письмо Минфина России от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604
Ответственность за нарушение требований к хранению документов
ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» устанавливает субсидирую ответственность.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях устанавливает административную ответственность (статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов; статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах).
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.
DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»