Технологии все больше проникают во все сферы нашей жизни, и все же пока многие важные документы подписываются в бумажном виде. Так мы обрастаем множеством документов, которые приходится где-то хранить. А если вы работаете на удаленке, не привязаны к месту и часто переезжаете, документы занимают почти пол чемодана.
К сорока годам у вас набирается отдельный чемоданчик: дипломы, сертификаты, лицензии, договоры с банками, брокерами, выписки из ЕГРН, паспорта свои и детей, паспорта и сертификаты на животных, и многое другое! Как это все возить с собой?
На помощь приходит оцифровка документов. То есть, превращение всей макулатуры в упорядоченный вариант в электронном виде. Оцифровка документов становится все более популярной и полезной практикой. Оцифровка документов подразумевает перевод бумажных документов в электронный формат, что обеспечивает удобство, доступность и сохранность информации.
В этой статье мы рассмотрим, зачем вам нужно оцифровать свои документы и как это может помочь в неожиданных ситуациях. Также мы разберем, какие документы следует оцифровать, как их хранить и какие копии или электронные форматы нужно заверить у нотариуса.
Зачем оцифровывать документы?
- Легкий доступ и удобство: Оцифрованные документы можно хранить на электронных носителях или в облачных сервисах, что позволяет вам легко получать к ним доступ в любое время и с любого устройства.
- Безопасность: Оцифровка документов позволяет сохранить их от повреждения, утраты или порчи, так как электронные копии могут быть сохранены в нескольких местах и резервированы.
- Экономия места: Бумажные документы занимают много места в офисе или дома. Оцифровка позволяет освободить пространство и избежать проблем с хранением и поиском бумажных документов.
Как оцифровать документы?
- Сканирование: Для оцифровки документов необходимо использовать сканер, который позволит вам создать электронные копии бумажных документов. Сканируйте документы с разрешением, достаточным для сохранения важных деталей и текста.
- Организация: Создавайте отдельные папки или категории для различных типов документов, чтобы упростить поиск и управление файлами.
Как хранить оцифрованные документы?
- Облачные сервисы: Использование облачных сервисов, таких как Google Диск, Dropbox или Яндекс.Диск, обеспечивает безопасное и удобное хранение ваши
- Ваш компьютер, телефон, планшет: помните, что все ваши гаджеты должны быть защищены надежным паролем.
- Флешка, жесткий диск: вы можете купить красивую флешку и даже сделать ее авторской, в вашем собственном стиле. Хранить на ней документы будет очень удобно, главное не потерять.
Какие документы следует оцифровать?
Оцифровка всех важных документов может быть особенно полезна в случае, если вы часто ездите в командировки или живете в стиле фриланс свободы, постоянно переезжая.
Ниже приведен перечень документов, которые рекомендуется оцифровать:
- Паспорта и документы удостоверяющие личность: Включая паспорта, водительские права, военный билет и другие идентификационные документы.
- Документы о недвижимости: Включая свидетельства о праве собственности на недвижимость, договоры купли-продажи, аренды и иные документы, подтверждающие ваши права на недвижимость.
- Договоры и соглашения: Все юридически значимые документы, включая договоры о найме, займа, страховании, брачные контракты и другие соглашения.
- Финансовые документы: Банковские выписки, налоговые декларации, квитанции об оплате, счета и другие документы, связанные с финансовыми операциями.
- Медицинские документы: Медицинские карты, рецепты, справки и другие документы, связанные с вашим здоровьем.
- Образовательные документы: Дипломы, сертификаты, свидетельства о рождении и другие документы, подтверждающие ваше образование и квалификацию.
- Документы о страховании: Полисы страхования жизни, имущества, автомобиля и другие страховые документы.
- Документы о бизнесе: Учредительные документы, лицензии, договоры с партнерами и клиентами, бухгалтерская отчетность и другие документы, относящиеся к вашему бизнесу.
Какие копии или электронный формат нужно заверить у нотариуса?
Некоторые документы могут требовать нотариального заверения, чтобы иметь юридическую силу в электронном формате. Обычно, это относится к документам, подтверждающим вашу личность или имеющим юридическую значимость, таким как договоры, дипломы о высшем образовании, соглашения и некоторые свидетельства.
Для заверения электронных копий документов у нотариуса, вам понадобится:
- Оригинал бумажного документа: Нотариусу потребуется оригинал документа для сравнения с электронной копией и установления его подлинности.
- Подтверждение подлинности копии: Вам может потребоваться предоставить подтверждение подлинности оцифрованной копии, например, путем принесения копии на флеш-накопителе или другом электронном носителе.
- Личное присутствие: Часто требуется ваше личное присутствие у нотариуса для заверения электронной копии документа.
- Свидетельство нотариуса: После заверения электронной копии документа, нотариус предоставит вам свидетельство или аттестат, подтверждающий подлинность и юридическую значимость оцифрованного документа.
Важно отметить, что не все документы требуют нотариального заверения, и требования могут различаться в зависимости от страны и юрисдикции. Поэтому рекомендуется обратиться к юристу для получения информации о конкретных требованиях вашей страны или региона. Наши юристы уже имеют опыт работы с гражданами РФ, проживающих в разных странах, и готовы проконсультировать вас по любому вопросу. Контакты в описании страницы Юрист | Екатерина Ласка
Опыт моих клиентов, которые мигрировали и живут теперь в других странах, показывает насколько часто оцифровка документов помогает в жизни за границей. Как минимум простая фотография паспорта в вашем телефоне избавит от необходимости носить его с собой постоянно. Главное обеспечить сохранность документов в вашем телефоне с помощью надежного пароля.