Сервисный офис - тренд или модная тенденция?

Одним из трендов последних лет в части создания и эксплуатации офисов стало создание офисов по сервисной модели. Как и в других секторах экономики, где компании отказываются от приобретения дорогостоящего оборудования, техники, которая требует регулярной замены, или просто, когда менеджеры не хотят заморачиваться в определенных процессах, удобно полностью все вопросы по созданию и содержанию офиса передать на аутсорсинг. Примерами уже такой модели уже стали лизинг техники и оборудования, или, замена покупки, например, Pos-терминалов, на услугу от вендоров по предоставления услуги. Один из моих любимых примеров – отказ компаний от покупки коробочного программного обеспечения и переход на модель SaaS - предоставление ПО по модели покупки лицензий на определенный срок. При этом все программное обеспечение лежит на серверах поставщика, оно даже может быть доработано и адаптировано под заказчика, а сотрудники просто имеют доступ к нему. Одним словом, «сервисная модель» проникла во все сектора экономики на все уровни, от сегмента корпоративных клиентов до обычных бытовых пользователей. Уже сейчас во многих странах люди отказываются даже от покупки автомобилей в собственность, переходя на сервисную модель, где платится только абонентская плата в месяц, таким образом, снимая с себя трудности по выбору и покупке, оформлению страховки и т.д. Люди перекладывают все операционные сложности на другую компанию, освобождая свое время. Кроме того, по окончанию подписки, через 2-3 года, можно сразу приобрести новую, более современную модель, освобождая себя от проблем, связанных с продажей текущей машины. Сервисная модель офиса с первого взгляда похожа на модель коворкинга, где уже предлагаются полностью готовые офисные пространства с включенными сервисами по обеспечению канцелярией, переговорными комнатами, кофе и чаем. Кажется, что все задачи здесь переложены на оператора коворкинга. Но есть фундаментальное отличие – коворкинг продает готовый пакет услуг, в определенной локации, с заранее определенными параметрами, не всегда подходящими компаниям под их требования. Сервисный офис создается оператором под запрос компании, то есть учитывает все специфические нюансы. Оператора сервисного офиса можно сравнить с генеральным подрядчиком, только который оказывает все услуги на жизненном пути офиса: от аренды помещения до последующей эксплуатации. Компания–заказчик часто может отказаться от части услуг в начале или уже во время работы, что также является особенностью такого типа владения офиса. К основным преимуществам сервисных офисов можно отнести: - Профессиональный подход к созданию офисов (нужно выбирать операторов сервисных офисов с большим опытом); - Гибкая модель управления офисом; - Не нужно вкладывать единовременно большие инвестиции (платеж производится равномерными суммами, как правило, в течение всего срока использования офиса); - Отказ от непрофильной деятельности. Минусом такой модели является то, что компания престаёт быть в классическом смысле собственником офиса. Это может не устраивать те компании, кто борется за рост своей капитализации, так как стоимость ремонта в офисе (неотделимых улучшений) во многих странах ложится на баланс компании, увеличивая стоимость активов. Также недостатком может стать более тяжелая адаптация офисов в случае необходимости их изменения. Поэтому эти моменты по трансформации офисов продумывайте в начале пути сотрудничества с оператором, особенно как они будут финансово отражаться на ваших платежах. Это является вообще самым опасным моментом, так как сейчас изменения в компаниях происходят ежегодно, требуется обновление и офисной инфраструктуры. Операторы могут быть не готовы к объемам изменений и не смогут предоставлять услуги в том объеме, котором вам нужно, либо же качество офисов и сервисов будет портиться. Я рекомендую вначале провести очень тщательный аудит всех ваших процессов, оценить ретроспективу трансформации офисных пространств и сервисов за последние три-пять лет и на основе уже этих данных идти в сделку с оператором сервисных офисов. Желательно, чтобы сразу договориться об уровне отделки и оборудования, частоте ремонтов и трансформаций офисов. Прописать все сервисы, которые вы ожидаете получать и договориться об уровне SLA. Другими важными моментами, на которые стоит обратить пристальное внимание при переходе на сервисную модель является срок договора и условия, при которых вы сможете вносить изменения в площадь используемого офиса. Имеется в виду либо решение с вашей стороны о сокращении площади офиса или полного отказа от него. Помните, что оператор в этом случае остается на руках со специфическим офисом, который довольно сложно будет сдать в аренду другой компании без дополнительных улучшений, поэтому скорее всего он захочет получить всю прибыль в течения срока договора именно с вашей компанией. Это естественно сделает для вас эту услугу значительно более дорогой. Поэтому я рекомендую заключать долгий договор (до 15-20 лет) и обязательно-обязательно прописывать, что и при каких условиях вы будете компенсировать оператору при его досрочном расторжении или изменении. Например, если он сможет сдать ваш офис в течение полугода после вашего отказа от него, то вы компенсируете только фактический его простой. Либо же вы обязуетесь компенсировать стоимость несамартизированных неотделимых улучшений, которая будет фактическим убытком оператора, и его фактически понесенные убытки за срок его эксплуатации, пока не сможет передать в другие руки. Подходя к заключению такого сервисного договора, тщательно моделируйте различные сценарии и ни в коем случае не соглашайтесь на кабальные условия, где вы не можете ничего менять. Сервисный договор на офис должен быть гибок и, наоборот, добавлять вашей компании свободы в принятии различных решений, избавляя менеджмент от головной боли, как оборудовать новые офисы или отказываться от старых. Переходить на сервисную модель офиса наиболее целесообразно постепенно, особенно при переезде в новые пространства. Однако, можно пойти и более радикальным путем: продажа собственных офисных зданий, прав на аренду офисов и неотделимых улучшений оператору. В таком случае вы сразу отказываетесь от классической модели управления офисов в пользу внешнего оператора. Сервисная модель предполагает передачу на аутсорсинг всех процессов, связанных с офисом, основными из которых являются: - Строительство офиса или заключение договора аренды с сособственником здания (локация, характеристики здания определяются и согласовываются с вами заранее); - Сбор требование и проектирование офисных пространств (здесь также требуется большое ваше включение, так как необходимо составить самое подробное техническое задание на создание офиса) - Ремонт и оборудование; - Эксплуатация и оказание офисных сервисов для ваших сотрудников; - Вопросы с отчуждением имущества и окончанием договора аренды. Дешевле или дороже сервисная модель офиса зависит от каждого конкретного случая. Моя практика говорит, что вы получите экономию в случае, если оператором является крупная компания, сотрудники которой хорошо знают, как сделать качественную отделку дешевле, как более оптимально выстроить процессы управления офисными сервисами. В общем, если ваша внутренняя служба идеально работает и все процессы и так безупречно, наверное, сервисная модель не даст значительного экономического эффекта, но добавит вам гибкости. Если же, вы чувствуете, что у вас есть проблемы и недостаточно компетенций по строительству и эксплуатации офисов – то вы точно останетесь в большом выигрыше, перейдя на сервисную модель по созданию и управлению офисами.