В 2023 году на смену полной удалёнке приходит гибридный формат: теперь сотрудники крупных российских и мировых компаний совмещают работу из дома с визитами в офис. С одной стороны, это позволяет поддерживать личный контакт внутри команды, с другой — требует нового подхода к организации рабочего процесса.
Владимир Русинов, CEO Яндекс 360 для бизнеса, делится опытом и даёт несколько советов руководителям и менеджерам компаний, которые планируют переход на гибрид или находятся в процессе смены формата работы.
Как подготовить сотрудников к гибридному формату
Возвращение в офис для некоторых сотрудников может оказаться стрессом. Чтобы ускорить адаптацию к новому режиму, постарайтесь не ставить жёстких условий. Например, в Яндекс 360 сотрудники должны появляться на рабочем месте 2–3 раза в неделю. При этом каждый сам выбирает, в какие дни работать из офиса, а в какие — из дома.
Обеспечьте команду необходимым оборудованием и организуйте виртуальный офис с быстрым доступом и с корпоративного компьютера, и с личного смартфона. У сотрудников должно быть удобное пространство для рабочих коммуникаций с коллегами и клиентами, обмена документами и проведения видеоконференций.
Также важно сразу продумать простой и понятный онбординг новичков. Для начала лучше пригласить нового сотрудника в офис, чтобы он мог познакомиться с другими специалистами и освоить основные программы. Так ему не придётся постоянно искать по чатам, к кому можно обратиться с вопросом. Когда человек адаптируется к рабочему процессу и станет самостоятельнее, его можно перевести на гибрид.
Какие инструменты использовать в рабочем процессе
Переход на гибрид предполагает, что участники команды трезво оценивают нагрузку и не нуждаются в пристальном контроле со стороны руководства. Но чтобы спланировать совместную работу, нужны инструменты. Вот что можно использовать.
Для фиксации целей — дерево целей. В виде схемы можно представить глобальные цели компании, цели отделов и конкретных специалистов и показать связи между ними. В Яндекс 360 дерево целей используют для долгосрочного планирования: с ним сверяются, чтобы определить KPI и оценить темпы роста компании.
Для постановки и решения текущих задач — трекер. Это инструмент оперативного контроля, который помогает ничего не упустить и не сорвать дедлайны. В Яндекс 360 все задачи фиксируют в трекере: указывается ответственный сотрудник, время на выполнение, приоритет. Руководители могут посмотреть, насколько загружены специалисты, и перераспределить объёмы работы, если кто-то не справляется.
Для обсуждения рабочих вопросов — планёрки. Если в компании гибридный формат, то и митинги должны быть смешанными. Тогда часть сотрудников сможет собраться в офисе, а ещё часть — подключиться из любой локации.
Для организации таких собраний нужен сервис видео-конференц-связи: чтобы модератор вывел презентацию с основными тезисами на экран, а те, кто присутствует онлайн, задали вопросы голосом или в чате. Например, мы проводим планёрки еженедельно и ежемесячно и используем для этого собственный продукт — Телемост.
Для оценки результатов — ревью. Помогает проанализировать, как решаются бизнес-задачи по отдельным продуктам или по компании в целом. В Яндекс 360 никто не контролирует время, которое специалист тратит на пребывание в офисе или перед экраном компьютера дома. Для нас важнее результат работы: полугодовые ревью дают представление об успехах команды в достижении поставленных целей.
Что поможет сохранить сплочённость команды
Адаптировать под гибридный формат нужно не только рабочие процессы, но и мероприятия: конференции, обучения, тимбилдинги и корпоративы. Особенно это важно, если филиалы или подразделения находятся в разных городах. Когда у сотрудников есть возможность участвовать в совместных активностях, они чувствуют свою причастность к общему делу — это объединяет.
В Яндекс 360 работают специалисты из Москвы, Санкт-Петербурга, Казани, других городов России и даже из других стран. В прошлом году мы впервые провели «гибридный» новогодний корпоратив: развлекательный квиз проходил одновременно онлайн и офлайн для сотрудников из разных офисов. А в завершении мероприятия организовали видеотрансляцию, на которой руководители компании поздравили всех с праздниками и поблагодарили за работу.
Подведём итог
Гибридный формат работы позволяет чаще видеть друг друга и поддерживать личный контакт. Когда люди встречаются в офисе, они могут эффективнее решить сложные вопросы и обсудить новые идеи.
В то же время важно обеспечить равный доступ к рабочим процессам для всех участников вне зависимости от их местоположения. В этом помогут виртуальные офисы, продуманная система онбординга, а также инструменты для планирования и координации команды.