С 01.01.2022 в силу вступили изменения ФСБУ 25 – стандарта для договоров финансовой аренды. Чтобы автоматизировать операции по учету аренды к необходимому сроку к нам обратилась крупная торговая сеть.
В результате специалистами группы компаний "СофтБаланс" реализован учет арендных операций во всех видах в единой системе "1С:ERP Управление холдингом":
- ФСБУ 25, IFRS 16, НУ, УУ
- Учтены разные даты первого применения в соответствии с МСФО (IFRS) 16 (01.01.2019) и ФСБУ 25/2018 (01.01.2022)
- Разработана методология ведения регламентированного учета
В новом кейсе рассказываем, как нам удалось разработать "с нуля" и запустить подсистему учета аренды на базе "1С:ERP Управление холдингом" за 6 месяцев.
О клиенте
Наш клиент – крупная российская торговая сеть. Входит в ТОП-3 в своей отрасли, охватывает более 80 городов, в которых располагается 250+ магазинов.
В торговой сети использовалось большое количество информационных систем для разных видов учета:
- 1С:Бухгалтерия КОРП
- 1С:Управление производственным предприятием
- Инталев (две базы – для МСФО и для управленческого учета)
Сам же учет аренды имел ряд специфических особенностей, которые требовалось отразить в новой системе:
- Мультивалютные, трехсторонние договоры с индивидуальными курсами
- Разные критерии признания краткосрочных договоров аренды
- Разные ставки дисконтирования в БУ и МСФО
- Разные сроки закрытия периода и внесения правок в БУ и МСФО
- В НУ операционный учёт аренды с прозрачным учётом ОНО/ОНА
- Наличие возвратного и невозвратного обеспечительного взноса
Задачи
Предпосылкой проекта послужили изменения стандарта ФСБУ 25. Запустить учет аренды по новым требованиям было необходимо с 01.01.2022. Наш проект стартовал в июле 2021 года.
Помимо соответствия законодательству перед специалистами группы компаний "СофтБаланс" стояли следующие цели:
- Ведение учета арендных операций во всех видах учета: ФСБУ 25, IFRS 16, НУ, УУ
- Отражение специфики работы компании в новой системе
- Максимальная автоматизация операций
Решение
Для внедрения была выбрана информационная система "1С:ERP. Управление холдингом". С одной стороны, она обладает широкими и гибкими возможностями для реализации узкоспециализированных задач, а с другой – является комплексным корпоративным решением.
Команды исполнителя и заказчика работали в едином цифровом пространстве для обеспечения совместного доступа к дереву бизнес-процессов, списку требований и списку инструкций.
В качестве среды разработки была выбрана 1С:EDT, интегрированная с системой контроля версий Git: при помощи этой связки разработана методика выпуска релизов.
Методика реализации проекта – "водопад" со всеми проектными этапами. При этом все функциональные требования были разделены на несколько групп, каждая из которых учитывала реализацию во всех видах учета. Этапы проекта шли независимо по каждой группе – это позволило нам уложиться в поставленные сроки.
Ниже рассмотрим решение основных задач нашего клиента в части учета аренды в "1С:ERP. Управление холдингом".
Управление объектами аренды и договорами аренды
В системе "1С:ERP.Управление холдингом" отражены все варианты учета аренды:
- У арендатора
- У арендодателя
- Субаренда
Реализована возможность ведения общего договора аренды со своими уникальными характеристиками. Он соответствует бумажному и содержит актив в праве пользования со всеми условиями: несколько арендодателей, разные ставки, разные валюты и т.п.
На основании общего договора аренды в системе формируются детальные – отдельно на переменную и на постоянную части договора. Позднее заказчиком была доработана возможность согласования договора аренды в системе "1С:Документооборот".
Доработан документ "Заключение договора аренды":
- Реализована возможность разделения арендных платежей на компоненты: арендный, коммунальный, маркетинговый
- Добавлены способы зачета обеспечительных взносов
- Автоматизировано формирование сумм по обеспечительным взносам, показателям расчетов, формулам расчета доплат и т.д.
- Автоматизировано заполнение "Графика оплат" и "Графика начислений"
- Автоматизирован расчет обеспечительного платежа
Расчет графиков оплат и начислений арендных платежей
- Реализована возможность ведения графика платежей по договору с указанием вида платежа
- При расчете графика оплаты учитываются различные показатели: арендная ставка, маркетинговый платеж, коммунальные услуги, коэффициент индексации и др.
- При расчете арендной платы по договору используются данные о площади объекта АПП (актива в форме права пользования)
- Автоматизировано заполнение графиков начислений и платежей на основании формул расчета и условий договора
Из-за разных дат закрытия в МСФО (IFRS) 16 и ФСБУ 25 в процесс вводятся понятие начисления "Accruals" – предварительного расхода. Начислять Accruals можно как в одном виде учета, так и во всех видах учета. При получении документов начисление Accruals сторнируется.
Оплаты и формирование заявок на оплаты происходит на основании графика оплат при заключении договора аренды, а также по начисленным арендным платежам. Чтобы ничего не упустить, доработано рабочее место по управлению обязательствами – АРМ "Управление отклонениями"
АРМ позволяет анализировать задолженности и расхождения графика оплат с фактом, формировать пакет заявок по внесенным изменениям. Данные отбираются по договорам аренды и договорам с контрагентом, которые созданы на основании общего договора.
Закладка "Расхождение графиков с заявками" в АРМ предназначена для работы с уже созданными заявками на расход и на оплату. Она позволяет увидеть функциональные разрывы и сформировать новый пакет заявок на расходование денежных средств.
Учет обеспечительных взносов
- В системе отражено наличие возвратного и невозвратного обеспечительного взноса (ОВ)
- Настроены правила зачёта невозвратного ОВ по особому графику
- Настроен расчёта дисконта по возвратным ОВ и включение дисконта в стоимость АПП
- Реализована возможность ведения разных ставок дисконтирования для арендных платежей и для обеспечительного взноса
Модификация договоров аренды
Модификация договоров аренды происходит на основании типового документа "Изменения условий договора аренды". В документ добавлены виды операций:
- Модификация,
- Уменьшение срока аренды,
- Уменьшение арендных площадей.
Все расчеты происходят автоматически.
Изменен алгоритм пересчета графиков при модификации договора аренды: теперь он осуществляется перспективно с даты модификации без пересчета сумм за прошлые периоды.
В типовой документ "Взаимозачет задолженности" добавлены вкладки по авансам и задолженности. На его основании происходит корректировка взаиморасчетов по аренде. Поскольку причины корректировки расчетов могут быть разными (изменение статуса ОВ, смена арендодателя, зачет аванса из постоянной части в переменную и т.д.), в системе реализованы дополнительные автоматически расчеты.
Учет обесценений АПП и обязательств
Для учета обесценений в 1С:ERP.УХ разработан документ "Обесценение/восстановление стоимости арендованного имущества". После выбора объекта арендованного имущества в системе автоматически заполняются данные по статьям расходов ГФУ (групп финансового учета), в которых указаны амортизационные счета, а также данные по связанным по праву пользования объектам.
Благодаря этому в системе автоматически выполняется расчет остаточной стоимости (остаток резерва до обесценения). При выполнении расчета учитывается амортизация за текущий месяц.
После заполнения документа "Обесценение/восстановление стоимости арендованного имущества" вводится справедливая стоимость. По кнопке "Рассчитать" происходит перерасчет и восстановление или обесценение стоимости арендованного имущества.
Отчетность по финансовой аренде
Для получения данных по финансовой аренде используются типовые отчеты регламентированного учета и МСФО.
Основной аналитический отчет – "Сводный отчет по аренде". Показывает данные как в разрезе бухгалтерского учета, так и в разрезе МСФО. Выводит строки по детальным договорам, но в группировке с общими договорами. Выводит договоры аренды, по которым период действия пересекается с периодом отчета.
Другие разработанные аналитические отчеты:
- Аналитический отчет по активам в форме права пользования
- Аналитический отчет по обязательству по финансовой аренде
- Ведомость расчетов по финансовым инструментам
Для детального анализа данных во всех разрезах также используются отчеты по аренде:
- Графики по договору аренды
- Расчет дисконта ОВ
- Расчет процентного дохода
Результаты
Заказчик получил систему на базе "1С:ERP Управление холдингом", в которой он полностью решает задачи по учету аренды в ФСБУ 25, IFRS 16, НУ, УУ, и в которую поэтапно переводит учет из других систем, создавая единое корпоративное пространство.
Внедрение "1С:ERP.Управление холдингом" позволило компании получить ряд экономических эффектов:
- Трудозатраты в подразделениях сократились на 20%
- Получения регламентированной отчетности ускорилось на 10%
- Сдача МСФО ускорилась на 30%
- Объемы бумажного документооборота сократились на 45%
Кроме того, компания заказчика успешно прошла аудиторскую проверку. Независимые налоговые эксперты отметили высокий уровень автоматизации операций.