Без электронного документооборота — ЭДО — предприниматель сталкивается со многими проблемами. Ему приходится отвозить накладные самому или курьером, сталкиваться с простоями, когда партнер не в городе, и подписывать все бумаги лично ручкой.
Если подключить ЭДО, процесс ускоряется и упрощается. Документы можно отправлять онлайн, их легко переделать при любой ошибке, а также получается экономить на закупке бумаги.
Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно:
1. Договориться с контрагентами про ЭДО
Если партнеры не согласятся переходить на новый формат и подписывать документы в электронном виде, ничего не получится — придется работать по старинке. Поэтому важно убедиться, что все участники готовы к ЭДО.
2. Выпустить электронную подпись
Подпись бывает простой, неквалифицированной и квалифицированной. Если собираетесь подписывать документы для налоговой, тендеров и суда, нужно выбрать квалифицированную.
Купить ее можно у компаний, которые сертифицированы Минкомсвязью. Это будет стоить около 3500 рублей в год, из которых 2000 — на саму подпись, а 1500 — на криптозащиту и драйверы.
3. Выбрать оператора для ЭДО
Отправлять документы нужно через специальный сервис — почту с усиленной защитой. Это важно, чтобы доступ к информации не получили третьи лица. Список операторов, которые работают с ЭДО и предоставляют подобный сервис, можно найти на сайте налоговой. Услуга платная, в среднем отправка документов стоит шесть-восемь рублей за штуку.
Электронный документооборот — отличный способ упростить бизнес-процессы, но у него есть свои минусы. Например, расходы на внедрение и проблема с сохранностью документации. Их можно избежать, если предусмотреть разные сценарии заранее. Чтобы лучше разобраться в ЭДО и взвесить все за и против, читайте нашу статью в «Академии бизнеса».
