Пропускная система для жителей и посетителей является важным элементом безопасности жилого комплекса. Организация такой системы должна быть тщательно спланирована и выполнена в соответствии с особенностями жилого комплекса, а также с требованиями и потребностями жильцов.
Существует множество технологических решений, которые могут быть использованы для контроля доступа, начиная от обычных шлагбаумов, заканчивая системами биометрической идентификации, сканерами QR-кодов, RFID-метками и др. Каждое решение имеет свою особенность и, конечно, стоимость.
Выбор специализированного программного обеспечения, которое позволит эффективно управлять пропускной системой, ложится на плечи управляющей организации. Хотя задача и кажется простой, зачастую она требует поиска баланса, и иногда чем-то приходится жертвовать. Более того, каждый из участников, кого затрагивает процесс обеспечения доступа на территорию ЖК, имеет свои интересы, которые часто вступают в конфликт с интересами других участников.
Жители и посетители
Жители ожидают, что им предоставят возможность быстро и удобно оформлять:
- постоянные пропуска для себя, членов семьи, арендаторов и их транспортные средства
- временные пропуска для гостей и посетителей, включая транспортные средства
При этом жители также рассчитывают, что на территории ЖК управляющая организация обеспечит им:
- безопасность и отсутствие посторонних
- быстрый заезд/вход на территорию ЖК
- наличие свободного парковочного места (для себя или посетителей)
- отсутствие ненужной и утомительной коммуникации с сотрудниками КПП
Управляющие организации
Управляющие организации же сталкиваются со множеством проблем в обеспечении доступа на территорию жилого комплекса. Вот некоторые из них:
- Низкая скорость прохождения КПП. Когда количество посетителей или жильцов, желающих въехать/зайти на территорию жилого комплекса, значительно превышает скорость работы сотрудников КПП. В результате чего возникают очереди, задержки и создаются неудобства для жильцов и посетителей.
- Проблемы с безопасностью. Несмотря на наличие пропускной системы, нарушители могут проникнуть на территорию жилого комплекса, завладев доступом к возможностям оформления пропусков, или из-за ошибки жителя, когда информация о посетителе была предоставлена неполностью или некорректно. А это в свою очередь создает опасность для жильцов и их имущества.
- Трудности с наличием парковочных мест. Когда количество работников и посетителей значительно возрастает, становится трудно обеспечить свободными парковочными местами непосредственно жителей комплекса. В результате чего возрастает негатив в сторону управляющей организации от местных жителей.
- Проблемы с актуализацией данных о пропусках. Когда происходит смена владельца или арендатора квартиры и отсутствует возможность оперативно заблокировать доступ на территорию, возникают риски связанные с безопасностью имущества.
- Недостаточная автоматизация процесса. Некоторые управляющие организации все еще используют бумажные пропуска и ручной учет, что затрудняет процесс и увеличивает вероятность ошибок.
- Отсутствие бюджета. Количество доступных средств в управляющих организация зачастую ограничено, что может влиять на организацию всего процесса обеспечения доступа на территорию жилого комплекса и его низкое качество.
Мобильное приложение жителя
Наличие у управляющей организации мобильного приложения для жителей с функцией заказа пропуска для жителя, посетителя или автомобиля имеет большое значение и может закрыть часть проблем описанных выше.
Во-первых, такое приложение помогает упростить процедуру получения пропусков. Вместо того, чтобы приходить в офис управляющей организации, жители могут заказать пропуск через мобильное приложение, которое не только предоставляет набор необходимых параметров для оформления постоянного или временного пропуска, таких как ФИО, тип и номер документа или регистрационный номер автомобиля, который должен включать обязательные данные о буквах или регионе, но и подсказывает или предзаполняет информацию за жителя. Это значительно экономит время жителей и снижает нагрузку на сотрудников управляющей компании.
Во-вторых, в нем житель самостоятельно может определять время действия пропуска, таким образом влиять на время нахождения посетителя на территории в привязке ко времени и дням недели, если посещения периодичны или повторяются, содействуя таким образом управляющей организации в вопросах обеспечения безопасности и контроля количества посетителей.
В-третьих, такое приложение оперативно информирует жителя о статусах его заявок на постоянный или временный пропуск, а также о времени, когда посетитель зашел на территорию или покинул ее.
Единая платформа
Мобильное рабочее место сотрудника КПП может закрыть часть проблем, но для комплексного решения вопроса управляющим организация требуется использование единой платформы, которая смогла бы обеспечить актуальность информации о жителях, их объектах эксплуатации, транспортных средствах и всех обращениях, связанных с ними, включая заявки на пропуск. Подобные платформы обеспечивают хранение и актуализацию данных, тем самым гарантируют их сохранность и поддерживают актуальность доступов пользователей мобильного приложения к возможностям оформления пропусков, таким образом управляющая организация закрывает вопросы, связанные предоставлением доступа на территорию для жителей и посетителей. Кроме того подобные платформы предоставляют возможность обработки заявок и обращений жителей, с возможностью применения соответствующих регламентов и правил, что влияет на скорость работы сотрудников управляющей организации, а также обеспечивает жителей быстрой обратной связью.
Единая платформа помогает управляющей организации более эффективно контролировать количество посетителей и автомобилей на территории жилого комплекса, что влияет на улучшении ситуации с парковочным пространством, предотвращает пробки и снижает загруженности территории. А возможности информирования о нарушениях времени пребывания посетителя на территории помогает быстро реагировать ответственным сотрудникам.
Системы распознавания
Система автоматического распознавания номерных знаков автомобилей, лиц или документов посетителей часто оказывается комплементарной, но активно содействует в решении задач повышения эффективности сотрудников КПП и снижения человеческих ошибок. Она позволяет управляющей компании автоматизировать процесс и снизить затраты на персонал, а также ошибки, которые влекут за собой риски, связанные с безопасностью жителей и их имущества.
В целом, использование такой связки систем приложений помогает управляющей компании повысить эффективность своей работы, упростить процессы для жителей и обеспечить безопасность и комфорт на территории жилого комплекса.
Технологическое партнерство
Управляющие организации каждый день сталкиваются со многими сложностями в своей работе. Мы в компании Домопульт ставим своей основной целью содействие и помощь в их преодолении, а также в поиске возможностей для повышения эффективности бизнеса наших клиентов.
Поэтому в платформе Домопульт мы предусмотрели возможность оформления пропусков с помощью мобильного приложения жителя или функциональными возможностями единой платформы, с учетом всех выгод использования единой платформы для управляющей организации описанные выше, а чтобы процесс был максимально быстрым мы позаботились о том, чтобы данные посетителей, такие как номерные знаки автомобилей или документы гостей, автоматически распознавались с помощью решения нашего технологического партера PASS24.online.
Подробнее о приложении "Домопульт" здесь.
О платформе "Домопульт" здесь.
О PASS24.online здесь.