В своей работе мы не раз сталкивались с ситуацией, когда новый клиент не мог забрать базу у прошлой аутсорсинговой компании. Законно ли это и что делать бизнесу — рассказываем в статье.
Когда на аутсорсинг приходит новый клиент, мы делаем экспресс-аудит базы, чтобы сделать коммерческое предложение, отталкиваясь от состояния учёта и потребностей компании.
Бывает так, что бизнес обслуживается у другой аутсорсинговой бухгалтерии и собственник решает сменить подрядчика. Но при попытке передать доступ к базе нам для экспресс-аудита возникают неожиданные проблемы.
Предприниматель с удивлением узнаёт, что не может распоряжаться собственной базой.
Как правило, аутсорсер не против передать базу, но за деньги. Обычно цена вопроса — около 50 тысяч ₽.
После того, как предприниматель оплачивает факт передачи своей же базы и возвращается к нам за аудитом, становится понятно, почему возникали такие проблемы с передачей доступа. В учёте обнаруживаются грубые ошибки.
Часто бухгалтер понимает, что базу потом передавать необязательно, поэтому и учёт ведётся из принципа «лишь бы налоги рассчитались».
💡 Читайте также: Настраиваемся. Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг комфортно — наша практика
Как аутсорсеры объясняют, почему не передают базу:
1. Бухгалтерия разных компаний-клиентов ведётся в одном контуре. И выделить данные одного клиента проблематично — нужна помощь программиста.
Вести разные компании в одной базе оправдано только в одном случае — если это группа компаний. В остальных случаях это попытка сэкономить на лицензии и упростить работу бухгалтера, но никак не бизнеса.
2. В договоре изначально прописано, что база не передаётся предпринимателю, так как это собственность аутсорсинговой компании. Собственник может получить только регистры.
В этом и весь ужас ситуации: когда предприниматель подписывает договор с аутсорсинговой компанией, он до конца не осознаёт, что может лишиться доступа к своим же данным в любой момент, как только захочет расторгнуть контракт. Вместо базы бизнес рискует получить оборотно-сальдовую ведомость, какие-то регистры, которые никогда не смогут заменить архив данных.
Это как если бы smm-агентство после расторжения контракта вместо доступа к аккаунту передавало статистику и скрины страниц из социальных сетей — бесполезная информация.
! Для АКГ «Капитал» аксиома — база принадлежит собственнику бизнеса. Предприниматель и сотрудники компании получают все доступы к базе, а в случае смены подрядчика у бизнеса никогда не возникнет подобных проблем — всё открыто и прозрачно.
Зачем предпринимателю база:
· Это основа для бухгалтерского и управленческого учёта — вы можете анализировать прошлые периоды и принимать управленческие решения.
· Если собственник захочет обратиться к прошлым периодам, без базы сделать этого не получится. А обращаться к прошлым периодам приходится постоянно — сейчас сроки запросов со стороны налоговых органов практически не ограничены.
· Продажа бизнеса или доли, банкротство — в этих ситуациях также важен доступ к базе. Доступ предоставляется потенциальному покупателю для проведения аудита.
💡 Читайте также: Рейтинг бухгалтерских компаний Екатеринбурга и Свердловской области
Когда платная передача базы оправдана
Профессиональное сообщество объясняет платную передачу базы данных тем, что предприниматель получает интеллектуальную собственность аутсорсера.
Действительно, по закону база данных — это интеллектуальная собственность. Но только данные в ней принадлежат предпринимателю.
Есть ситуации, когда платная передача базы оправдана. Если аутсорсер использует свои разработки и какие-то IT-решения для учёта, тогда действительно базу можно передать на коммерческой основе. Но предметом продажи будут не сами архивные данные, а интеллектуальные решения.
Что учесть предпринимателям
При заключении договора важно уточнить, что будет с базой в случае расторжения договора — будет ли передан архив, а не оборотно-сальдовые ведомости. Если аутсорсер не пояснил этого на этапе заключения договора и всячески старается обойти вопрос, это повод насторожиться.
Добросовестная аутсорсинговая компания никогда не будет прятать за непонятными и размытыми формулировками в договоре важные пункты для бизнеса.
И наша позиция остаётся неизменной — именно предприниматель владеет базой данных, а не аутсорсер. Поэтому при расторжении договора собственник имеет полное право распоряжаться архивом в полном объёме.
💡 Чтобы перейти к нам на аутсорсинг бухгалтерского учёта, оставьте заявку.