Гибкий офис — новый формат управления офисным пространством, построенный на современных IT-решениях. Концепция гибкого офиса основывается на идее об универсальности рабочего места, которое не закреплено за отдельным сотрудником. Проще говоря, работодатель дает сотрудникам самим ежедневно выбирать, где сидеть в офисе.
Раньше такой формат применялся исключительно в коворкингах или в крупных IT-компаниях, но массовый перевод сотрудников на гибридный режим работы в 2021 году заставил и другие сферы бизнеса задуматься о его внедрении.
Работа сотрудников при использовании гибкого офиса становится более комфортной за счет инструментов бронирования рабочих мест, что позволяет им самим выбирать в какие дни посещать офис и за каким столом сидеть. Это повышает мотивацию персонала, качество выполняемой работы и увеличивает лояльность сотрудников к компании. Например, можно сесть рядом с тем коллегой, с которым интересно общаться или с которым вы выполняете совместную задачу.
Почему гибкие офисы нравятся не только сотрудникам, но и работодателям
В профессиональных сообществах существует миф, что подобный формат внедряют исключительно, чтобы влиять на мотивацию персонала. Больше удовлетворенность от работы, меньше текучка кадров. Но это не совсем так. Основной причиной популярности гибких офисов среди владельцев компаний является то, что они помогают бизнесу адаптироваться под конкретные задачи и существенно сократить расходы на аренде офиса и организации рабочих мест для новых сотрудников.
Например, вы можете увеличить штат на 60–80%, без дополнительных расходов на новый офис. Либо наоборот, не сокращая штат, переехать в меньшее по размеру, но более комфортабельное помещение. Достигается это за счет внедрения политики посещений. Каждый сотрудник сам планирует, когда ему быть в офисе, но обязательно должен приходить минимум 2–3 дня в неделю, а остальное время работать из дома. Распланировать график посещений и распределить сотрудников по столам помогут специальные IT-решения.
Гибкий офис позволяет компаниям осуществлять планирование и организацию работы всех своих офисов. Можно легко управлять посещаемостью, началом рабочего дня в каждый конкретный день недели, собирать нужных сотрудников в офисе в определенный день или создать дистанцию между рабочими местами, если кто-то из коллег заболел.
Универсальность мест в гибком офисе позволяет компаниям экономить время и деньги на создании новых рабочих мест. Обычно столы в зонах с незакрепленными рабочими местами имеют только розетку для зарядки ноутбука и монитор.
Сотрудники, работающие в формате гибкого офиса, могут самостоятельно выбирать дни недели, когда работать в офисе, а когда из дома. Это дает им возможность планировать свой график так, чтобы для них он был максимально удобным. К тому же сотрудники могут занимать рабочее место в зависимости от их предпочтений. Например, можно забронировать стол рядом с кондиционером, если вы любите прохладу, или сесть рядом со своим знакомым, чтобы вместе сходить на обед.
Наконец, гибкий офис может быть привлекательным бонусом для новых сотрудников, которые находятся в поиске работы. В современном мире гибридный формат работы становится неотъемлемой частью многих компаний, поэтому для потенциального специалиста возможность управлять своим графиком так, как ему удобно, может стать весомым преимуществом в выборе будущего работодателя.
Как современные ИТ-решения помогают компаниям внедрять формат гибкого офиса
Системы для создания и управления гибкими офисами стали активно появляться с 2010 года, а основную популярность заработали в 2021 году. Причем, если раньше бизнесу приходилось тратить большие деньги на разработку программного обеспечения, позволяющего реализовать формат гибкого офиса, то теперь подобные системы может себе позволить даже небольшая компания из 5 человек.
Система UnSpot — одна из самых популярных систем для управления гибкими офисами на рынке РФ. За счет своей универсальности она отлично встраиваются в экосистему любой компании. Имеет интеграции с базами данных, в которых IT-служба хранит информацию о сотрудниках, легко интегрируются с корпоративными календарями и даже с мессенджерами.
Важно отметить, что все системы для гибких офисов попадают под 242-ФЗ, который приписывает хранить данные на серверах, расположенных на территории РФ. Система UnSpot одна из немногих, кто полностью выполняет требования этого федерального закона.
Вы можете попробовать нашу систему совершенно бесплатно в течение 14 дней и оценить все ее преимущества на практике.
UnSpot включает в себя инструменты, позволяющие сотрудникам использовать офис, как коворкинг, а руководителям компании управлять офисным пространством на основе данных, а не предположений.
- Бронирование рабочих мест;
- Бронирование переговорных комнат;
- Бронирование шкафчиков и локеров;
- Бронирование парковочных мест в офисе;
- Создание заявок о неисправности в офисе;
- Аналитика посещаемости офиса;
- Тепловые карты загруженности помещений и рабочих мест.
Модули бронирования гарантируют, что сотрудники смогут легко забронировать нужное им помещение для встречи, парковочное или рабочее место, которое никто больше не сможет занять, пока бронирование активно. А система создания заявок о неисправностях поможет быстро вызвать ответственного сотрудника из технической службы, который устранит неполадку или поможет, например, решить проблему с компьютером.
Аналитические системы предоставляют руководству компании информацию о посещаемости всех офисов и спрогнозируют, какое количество людей еще можно нанять в офис при текущем графике работы.
Анализ загруженности помещений покажет, какие комнаты или рабочие места чаще всего бронируют в разрезе дня и недели. На основе этих данных, например, можно понять, какая часть офиса используется сотрудниками меньше всего и по какой причине. Возможно, там не хватает принтера или сотрудникам некомфортно сидеть в этом месте, так как сломался кондиционер и им жарко.
Нужен ли вашей компании формат гибкого офиса?
Многие руководители считают, что для их компании достаточно внедрить гибридный график работы, ведь он также позволяет сотрудникам ходить в офис несколько дней в неделю, а остальное время работать из дома. Вроде и экономия есть, и график посещения можно в табличке вести, и сотрудники довольны. Но в этом есть свои минусы.
Во-первых, при такой организации рабочие места останутся закрепленными и будут пустовать, пока сотрудники работают из дома. И когда количество работников превысит количество столов, вам придется либо отправлять часть людей на полную удаленную работу, либо переезжать в новый офис.
Во-вторых, для ведения графика посещения нужно будет выделять время одного из сотрудников, хотя данный процесс можно было бы автоматизировать.
В-третьих, вы не сможете подробно анализировать и свободно управлять своим офисом, что, в свою очередь, не даст сделать выводы, как можно оптимизировать офисное пространство или какое количество сотрудников вы еще можете нанять, не переезжая в новый офис.
В-четвертых, гибридный формат работы уже становится обыденностью, а не нововведением, поэтому для потенциального работника приоритетнее будет тот работодатель, который предлагает не только гибридный формат работы, но и возможность самому выбрать, где сидеть.
Гибкий офис — это отличный вариант для тех, кто хочет оптимизировать расходы на аренде офиса, организовать работу сотрудников, повысить их мотивацию и лояльность. Компании, переходящие на гибкий офисный формат, демонстрируют инновационный подход к бизнесу и заботу о благополучии своих сотрудников.
Получите доступ к системе UnSpot и начните внедрять формат гибкого офиса уже сегодня.