Часть 2
Как избежать ошибок при создании финансовых архивов электронных документов?
Чаще всего ошибки создания финансовых архивов вызваны несоблюдением требований к организации хранения документов, что приводит к нарушению:
- принципа раздельного хранения документов (временного и долговременного сроков хранения);
- сроков хранения документов.
Принцип раздельного хранения документов
Электронные документы распределяются между двумя областями хранения: оперативной и архивной.
Оперативное хранение – для документов, срок хранения которых не превышает 10 лет (временное хранение) и для любых сканированных копий.
Архивное хранение – для документов, срок хранения которых превышает 10 лет (долговременное и постоянное хранение) и созданы в форме электронного документа.
Не нужно объединять оперативный и долговременный архивы. Каждая область хранения предназначена для своих документов, иначе возрастает нагрузка на архивную область хранения, так как большая часть документов будет проходить избыточные процедуры долговременной сохранности, которые установлены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. №69 (Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов).
Чтобы разгрузить учетную систему, лучше создать отдельный оперативный архив. Объединение всех документов в один архив – это методическая ошибка, которую пока допускают и заказчики, и разработчики систем хранения электронных документов. Вендоры, которые выпустили специализированные решения несколько лет назад, от этой детской болезни уже избавились. Присмотритесь и вы к более зрелым решениям.
Определение сроков хранения электронных финансовых документов
Сроки хранения электронных финансовых документов устанавливаются в том же порядке, что и для документов на бумажном носителе.
Экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
По другим документам срок хранения устанавливается Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Росархив) и Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (ФКЦБ).
Сложность с определением срока хранения вызывают документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества. Срок хранения по ним исчисляется после завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества). То есть для целей налогового учета хранить первичные учетные документы по амортизируемым ОС и НМА надо как минимум 5 лет после их полной амортизации.
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.
DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»