В бесплатных мессенджерах и почте неудобно общаться с коллегами. Как правило, таких сервисов в компании много. Сотрудники постоянно переключаются между десятками окон, ищут закрепы с документами в чатах, теряют ссылки на звонки — работа превращается в хаос. Плюс пользоваться таким софтом не безопасно — иностранные поставщики могут в любой момент уйти из России. Альтернатива бесплатным версиям — специальные корпоративные сервисы, например от VK WorkSpace. Рассказываем, как они упрощают работу и сотрудникам и руководителям.
VK WorkMail — чтобы в почте всегда был порядок
Это корпоративная почта с привычным интерфейсом Mail.ru и полезными фишками для повседневных задач. Вот что можно делать в VK WorkMail.
Настраивать фильтры в почте. Письма можно группировать по разделам и отмечать ярлыками — например, создать отдельную папку для каждого проекта, рассортировать сообщения от клиентов и от коллег. Так в почте будет порядок, а вы сможете легко ориентироваться в письмах. Но если какое-то из них все же затеряется, сервис пришлет уведомление о непрочитанном сообщении.
Давать коллегам доступ к ящику. Например, когда уходите в отпуск, чтобы клиенты могли писать на прежний адрес. При этом другой сотрудник не узнает ваш логин и пароль, а закрыть доступ можно в любой момент.
Ставить встречи во встроенном календаре. Можно назначить онлайн-встречу и сразу добавить ссылку на звонок — прямо в календаре. Распланировать рабочий день или месяц — и все это в одном окне почты без сторонних программ.
VK Teams — чтобы общаться и ставить задачи в одном окне
Чтобы не потерять важную переписку, не отправить клиенту мем, а другу — бриф по проекту, лучше обсуждать рабочие задачи в отдельном корпоративном мессенджере VK Teams. Вот что там можно делать.
Создавать в диалоге ветки обсуждений. Общий чат по одному проекту удобно разделять по задачам. Например, если готовите презентацию для клиента, в одной ветке обсудите с редактором план и контент, а в другой — иконки и картинки с дизайнером. Так коллеги не будут путаться в десятках сообщений, а смогут вести всю переписку в своей ветке. А переключаться между ветками быстрее, чем между диалогами.
Ставить задачи прямо из сообщений. Хорошие идеи в чате легко теряются, если их сразу не зафиксировать в календаре или трекере. В VK Teams задачу можно перенести во встроенный таск-трекер из переписки — достаточно выделить фрагмент сообщения и нажать «Создать задачу».
Все функции VK Teams доступны в облаке и в On-premise-версии, то есть на локальных серверах. Поэтому неважно, есть ли у вашей компании собственный дата-центр, — вы в любом случае сможете пользоваться сервисом.
Созваниваться без ограничений по времени. Можно устроить совещание со всем отделом на целый час или за 5 минут обсудить один вопрос с отдельными коллегами. Не нужно заходить в другую программу, вспоминать логин и пароль и ждать, пока остальные перейдут по ссылке или откроют приложение.
VK WorkDisk — чтобы всей командой работать с документами онлайн
В облачное хранилище VK WorkDisk удобно работать с отчетами, презентациями и другими корпоративными файлами.Объем хранилища можно выбрать под нужды бизнеса — от 100 Гб до 3 Тб. Вот что еще можно делать в VK WorkDisk:
Давать разные уровни доступа. Для каждого сотрудника облако можно настроить так, чтобы он мог посмотреть только определенные папки. Так коллеги будут открывать только те документы, которые нужны им для работы, не запутаются в файлах и не вынесут конфиденциальные данные.
Совместно редактировать документы онлайн. Например, аналитик составил отчет — менеджер может посмотреть его в этом же документе и оставить правки. Не придется по несколько раз пересылать друг другу текстовый файл и разбираться, какая версия в итоге финальная.
Восстанавливать удаленные файлы. Если сотрудник случайно удалит отчет, файл можно в два клика восстановить из корзины.
Продукты VK WorkSpace подходят для любых команд — для небольших компаний от 10 человек и до компаний от 300 сотрудников. Saas-версия VK WorkSpace стоит от 120 руб/мес за пользователя! Сервисы работают на Windows, Mac, Android, iOS и Linux.
Пользоваться VK WorkSpace безопасно. В сервис встроен антивирус Касперского, который защищает аккаунты от взлома, а персональные данные — от утечки, а еще — программы антиспама и антифишинга.
Переходите на сайт VK, чтобы оставить заявку на тест-драйв и попробовать VK WorkSpace в действии!
