Строительный бизнес сравнительно сложен в силу специфики отрасли и большого числа нормативно-технической, исполнительной и прочей документации для обеспечения бесперебойной деятельности, поэтому нуждается в комплексной автоматизации большинства процессов.
Основные потребности бизнеса в этой сфере:
- Контроль расходов и доходов. В строительном бизнесе долгий цикл сделки, поэтому критически важно планировать бюджет, как оперативно (на месяц—два), так и на несколько лет вперед. А также фиксировать малейшие отклонения в его освоении.
- Контроль сроков и корректности оформления большого количества нормативно-технической документации. Согласование этой документации.
- Управление проектами. Отслеживание этапа проекта и статуса задач — трудоемкое занятие, потому что большинство сотрудников строительных организаций работают “ в поле”, и не имеют возможности оперативно отчитываться о статусе выполнения той или иной задачи. Это значительно усложняет коммуникации и увеличивает сроки принятия управленческих решений. Поэтому при управлении проектами в строительстве часто используются так называемые реперные точки - ключевые этапы. Их немного, но собирать информацию вручную, даже в этом случае, довольно сложно. А возможность пропустить узкие места возрастает в разы. Однако, вовремя принятое решение часто помогает избежать больших незапланированных расходов.
Помимо перечисленных пунктов, строительный бизнес нуждается в автоматизации снабжения строительных объектов, логистики, правильной организации работы сервисных подразделений.
Исходный запрос:
Основным стимулом к освоению системы автоматизации в компании нашего клиента была необходимость создания единого пространство для коммуникаций. А также желание упорядочить проектную деятельность. Существовавший хаос и отсутствие контроля приводили к срывам сроков проектов и, в конечном итоге, негативно сказывалось на финансовых показателях компании.
Что было сделано:
Клиентом была выбрана коробочная версия системы. Было проведено обучение, в ходе которого мы подробно ознакомили ключевых сотрудников с функционалом системы, научили его использовать. Руководство компании особенно выделило для себя такой инструмент как Бизнес Процессы и в полной мере использовало возможность его гибкой настройки под любые нужды компании. И это оправдано, поскольку в данной сфере очень много формализованных процессов, колоссальное количество подготавливаемой и согласовываемой документации, различных повторяющихся событий. Было принято решение максимально стандартизировать все процессы внутри компании.
Сотрудники компании создали шаблоны таких БП, как:
- согласование договора с поставщиком,
- согласование оплат на день,
- согласование договора с субподрядчиками,
- согласование всех форм КС,
- проведение внутренних конкурсов и тендеров,
- устранение рекламаций при проверке надзорными органами.
Также компания изучила и оценила удобство единой системы хранения связанной информации, наличие CRM-системы, возможность каскадирования целей через проекты, задачи и KPI до каждого сотрудника. Но пока не все инструменты ввели в активную эксплуатацию.
Чего добились:
Использование даже небольшого функционала системы (Бизнес Процессы), дало следующие результаты:
- полностью решена задача единого пространства для коммуникации, что было основным приоритетом при поиске сервиса автоматизации;
- прозрачность и прослеживаемость проектной и процессной деятельности позволила легко выявить узкие места в существующих процессах;
- функционал системы позволил отказаться от поддержки нескольких информационных систем в пользу одной, что напрямую повлияло на удобство и скорость работы;
- все процессы компании стандартизированы, что исключает возможность ошибок и пропуска какого-либо этапа, выросла точность и эффективность;
- сократилось время на распределение задач и их делегирование, согласование между сотрудниками на 20%;
- легкость отслеживания и контроля, благодаря отчету по БП;
- значительное сокращение времени на рутину, высвобождение этого времени для более важных задач;
- на 10% сократилось отклонение по срокам при реализации проекта.
В целом, основная цель компании в виде единого пространства для коммуникаций и его стандартизация была достигнута. И такой способ управления тоже имеет место быть. Но обычно это только первая стадия становления качественной системы управления.
Если рассматривать теорию управления, то существует несколько этапов наращивания качества управления:
- Управление по Задачам
- Управление по Правилам (как раз Бизнес Процессы)
- Управление по Целям
- Управление по Ценностям.
Целесообразно по всем этим этапам продвигаться постепенно, и переходить на последующий после того, как будет качественно освоен предыдущий.
Поэтому для данной компании следующий этап автоматизации это углубление в область Проектов и задач. Что позволит компании масштабироваться, наращивать обороты производства, сокращать сроки и издержки по проектам, управлять бюджетом, так как в рамках проекта можно увидеть больше закономерностей и возможностей оптимизации, нежели в отдельно взятых Бизнес процессах, даже если они хорошо прописаны и работают четко. Также работа только в БП не позволяет быть гибкими и оперативно принимать решения в нестандартных ситуациях, что в наше стремительно меняющееся время значительно усложняет управление компанией. В MAS Project для этого есть соответствующий инструментарий.
Следующим шагом после освоения Проектного управления рекомендован переход к Управлению по целям. Данный способ управления позволяет более масштабно посмотреть на свой бизнес и уже направлять все проекты и процессы компании, ориентируясь на ее стратегические цели. Реализовать это направление помогает такой инструментарий, как Карта целей и Матрица эффективности, которые позволят держать в фокусе основные цели бизнеса и направлять каждого сотрудника на их достижение, а также вовремя отслеживать и реагировать на все возникающие изменения.
Одной из последних доработок системы МП являются настройки для качественного Проектного управления, позволяющие контролировать бюджет проекта, отслеживать по реперным точкам ход выполнения проекта и оперативно реагировать на все отклонения.
Мы надеемся, что все наши рекомендации в ближайшее время будут внедрены в работу нашего клиента и принесут соответствующие результаты.