События. Мероприятия. Праздники. Казалось бы, побочная деятельность компании. Она не приносит прибыли, не повышает производительность труда, не сокращает затраты компании. Однако это направление деятельности стало одним из ключевых в деятельности менеджеров по счастью.
Если вернуться к Employee Jorney Map в классической консервативной компании, то там будет уделено небольшое внимание мероприятиям. Но если взять современные организации, особенно в ИТ сегменте, то здесь в целом понимание деятельности сотрудника трансформируется. Так как фокусная работа осуществляется из дома или из специальных пространств в офисе; работа в команде тоже часто проходит в онлайн формате. А если говорить о международных компаниях с распределением членов команд по разным городам и даже странам, то в целом путь сотрудника будет уникальным для каждого конкретного человека, и встречаются люди в офлайн формате не так и часто.
В данном случае цели деловых мероприятий будут отличаться:
- Необходимо за короткое время познакомить и сплотить людей;
- Необходимо организовать решение максимального числа вопросов, которые в дистанционном формате прорабатываются сложнее;
- Организовать неформальное общение.
Я считаю, что такие встречи должны проводиться обязательно в офисах компании, если такая возможность имеется, чтобы сотрудники чувствовали причастность к бренду компании, и понимали ценности, которые несет организация. Собрать 100 человек, которые, например, занимаются разработкой одной системы, в коференц-зале при отеле в одном из городов присутствия компании – значит, напротив, отдалить их от корпоративной культуры. Физическое окружение, наравне с организационным, напрямую влияет на поведение сотрудников, их восприятие информации, которую они получают.
В целом проведение таких мероприятий должно очень тщательно планироваться, и у вас под рукой должен быть четкий гайд, который поможет вам максимально правильно подготовить встречу коллег. Такой документ поможет и вам самим сэкономить время на подготовительные работы. Более того, вы не забудете о важных аспектах, которые во время выполнения операционных задач, таких как заказ билетов, организация трансферов и кейтеринга, можно просто не учесть.
Важнейшими составляющими такого гайда будут:
1. Понять цель встречи.
Для этого вам нужно работать на первом этапе не только с одним конкретным заказчиком, который может просто не передать вам всю информацию. Лучше обратиться еще, как минимум, к одному – двум участникам будущего мероприятия, чтобы точно описать образ результата.
2. Пригласить дополнительных участников и спикеров.
В зависимости от образа результата мероприятия вы должны самостоятельно предложить включить в программу участие дополнительных профессионалов. Например, представителей HR, которые расскажут всем об изменениях в компании, о целях и возможностях. В некоторых случаях потребуется коуч, который добавит динамику в обсуждения и проследит за таймингом, чтобы участники успели обсудить все запланированные темы. Для этого, безусловно, вы должны уже заранее иметь список таких людей, которых вы можете оперативно привлечь.
3. Сформировать и заранее согласовать тайминг мероприятия.
Очень часто, даже небольшие встречи команд, стратегические сессии, PI планирования проходят безрезультативно, так как у руководителя есть только общее представление о том, что он хочется обсудить, но нет опыта и времени продумать все организационные моменты. И во время таких мероприятий участники часто зацикливаются на одной теме, забывая об остальных. Это можно избежать, планируя конкретное время на обсуждение каждого вопроса. Конечно, желательно, чтобы был человек, который будет следить за временем, в случае необходимости, направлял, ускорял и даже завершал затянувшиеся диалоги.
4. Определить формат взаимодействия.
В зависимости от целей, количества участников, особенностей вопросов для обсуждения и выделенного времени формат взаимодействия может и должен отличаться. Например, если на мероприятие запланировано два или три дня, то нужно предусмотреть стратегическую сессию с работой по группам, общую дискуссию, разбавить ее подготовленными выступлениями участников встречи или приглашенных экспертов. Если время ограничено, то лучше сразу организовать обсуждение ключевых вопросов в формате работы в группах с последующей презентацией результатов и ответами на вопросы.
Чтобы участники были более активно включены, можно гемифицировать обсуждения, где, например, одну и ту же проблему решают участники, разделившись по группам, но каждой группе дается специальное условие (например, одни решают задачу, если бы они жили 100 лет назад; другие в будущем, третья группа – в настоящем). Можно добавить в такое обсуждение антуража с видами из прошлого и футуристическими картинками.
5. Предусмотреть комфортные перерывы и время для неформального нетворкинга.
Чтобы участники встреч оставались на протяжении всего времени включенными, необходимо предусмотреть время для отдыха. И обязательно во время основной программы должно оставаться время для неформального общения. Многие делают ошибки, оставляя нетвокинг на вечер. По моему опыту, часть людей могут уехать раньше, другие устанут после оживленных дискуссий, в итоге те вопросы, которые могли бы решиться, так и остаются за пределами обсуждения. Кроме того, важно людям дать возможность поговорить об услышанном сразу, в спокойной обстановке или ограниченном кругу.
Вывод. Не жалейте времени на кофе-брейки. Делайте их длиннее, но старайтесь организовать их так, чтобы людям было комфортно: предусмотрите зоны для переговоров на 2-4 человека, достаточное количество диванов и мест, где можно познакомиться и переговорить.
Основная ошибка большинства кофе-брейков – их делают в стоячем формате вокруг маленьких высоких столиков, в маленьком ограниченном пространстве. Конечно, когда тяжело приткнуться с чашкой кофе, говорить о приятной беседе не стоит. Для такого дискомфортного кофе-брейка и 15 минут будет много. Для правильно организованного можно предусмотреть от 30 минут до часа.
6. Забрифовать заказчика
Настоятельно попросите заказчика обозначить вопросы и информацию, которые должны подготовить участники встречи. Все должны знать к чему готовиться, что им нужно знать для встречи.
Кроме того, если у вас будет модератор, то нужно ему четко обозначить, что является наиболее важным для обсуждения, и на что делать акцент, а что можно проговаривать быстро.
Еще важным моментом является сбор информации: что за люди будут собираться, к чему они будут относиться благосклонно, а что не признают. Это нужно для планирования развлекательной части и нетворкинга.
7. Включить образовательную часть
Я убежден, что любое крупное деловое мероприятие воспринимается намного лучше, если его участники узнают что-то новое. Для этого не нужно очень много времени. Хватит всего 1,5 – 2 часа. Если мероприятие длится 2-3 дня, то конечно лучше запланировать побольше времени. Вы можете предложить изучение современных цифровых инструментов, которые актуально применять в сфере, в которой работают большинство участников. Другая всегда успешная тема – краткий мастер-класс по обучению эффективным коммуникациям, мастерство презентаций.
8. Предусмотреть вечеринку
Если участники съезжаются из разных городов и даже стран – вечерника должна быть обязательна. Все хотят прежде всего, отдыхать. И если они проделали путь в 5-6 часов, а на выходе было сухое 8-часовое обсуждение, послевкусие останется горькое. Не жалейте не времени, не денег на хороший ресторан.
Важно здесь отметить, что желательно сменить локацию, и вечернее мероприятие проводить в другом месте, не там, где участники провели целый день. Это обусловлено тем, что за 6-8 часов при активной вовлеченности люди устают от одного места.
9. Организовать коммуникацию заранее со всеми участниками
Очень важно, чтобы до каждого участника готовящегося мероприятия была правильно донесена информация. Они должны знать о формате мероприятия чтобы подобрать комфорную одежду; сколько по времени займут все активности; список всех участников, чтобы они заранее могли подготовить вопросы друг к другу; программе, чтобы подготовить необходимую информацию.
Самая популярная ошибка – участников не просят готовиться к мероприятиям. В результате много вопросов откладываются на потом, так как просто не смогли ответить на часть из них. Вспомните, как часто вы сами во время стратегических сессий слышали «Давайте соберем информацию и обсудим в следующий раз». Я с этим сталкивался раз пятьдесят. Этого можно избежать, если основные участники заранее разошлют, соберут и обменяются списком вопросов.
Наконец, заранее собрать со всех участников список вопросов и к заказчику, чтобы у него было время тщательно подготовиться.
10. Подготовить заранее ответы на вопросы участников
После того, как вопросы от участников собраны, с ними нужно обязательно работать, а не оставлять их до дня встречи. Если основные участники сразу не могут на них ответить, нужно переслать их другим специалистам, кто дадут ответы. Возможно, вы поймете, что состав встречи неоптимальный и нужно пригласить дополнительных экспертов.
В своей практике я часто встречал, когда на PI планирование забывали пригласить экономиста; а на встречу по планированию приобретения имущества - юристов. И в итоге, 80% задач не были решены.
11. Подготовить для заказчика вступительную и завершающую речь.
Если заказчик проводил много мероприятий, то он хорош справиться с этой задачей и самостоятельно. Вам просто остается напомнить ему об этом. Если же у него опыта немного, то я рекомендую помочь ему с этим. Всегда речь руководителя или ключевого стейк-холдера запоминается больше всего.
В речи обязательно нужно обозначить цель мероприятия, курс работы подразделений. Наиболее эффектными являются спитчи, где присутствуют небольшие инсайды, о которых другие участники еще не слышали, но которые для них являются очень важными. Услышав такие факты, желательно вначале, все участники сразу хорошо включаются в последующую работу.
***
Итак, я привел некоторые, наиболее важные, с моей точки зрения, аспекты гайда, который вы должны иметь под рукой. Но не стоит ограничиваться только этим списком. Естественно, вы должны продумать такие важные вещи, как размещение участников в удобных гостиницах, трансферы и дорогу. Но с этими вопросами сталкиваются все, а вот над эффективностью самих совещаний думают не всегда.
Вообще я рекомендую иметь под рукой заранее подготовленную анкету для заказчика. Получив ответы сразу в письменном виде, вы можете подготовить свои предложения по проведению такого мероприятия. И на последующей обязательной встрече с заказчиком уже обсудить различные варианты проведения мероприятия. Главное – вы должны быть профессионалом и направлять заказчика, а не просто глупо выполнять все «хотелки». Такие пожелания часто делают мероприятия неэффективными. Вы должны прививать культу эффективных и интересных мероприятий.
Конечно, в этой статье я сделал акцент именно на проведении делового мероприятия. В своей работе вы должны также тщательно прорабатывать и другие виды мероприятий: спортивные корпоративные соревнования, праздники или встречи on-boarding для новых сотрудников.