Создание нового офиса – это один из ключевых и важнейших процессов в части построения «счастья» для сотрудников. Поэтому именно здесь необходима мобилизация всех знаний и навыков, которые есть у настоящего «менеджера по счастью».
Также рекомендую не упустить советы в части офисов от коллег, даже те, которые вы считаете или слишком очевидными, или же неверными. Нет, конечно не нужно сразу следовать им, но стоит записать все пожелания, все комментарии, и потом тщательно их проанализировать – это первый шаг на пути к созданию крутого офиса, ориентированного на людей.
Я не рекомендую отдавать полностью создание офиса в чужие руки: консалтинговым агентствам или архитекторам. Помните, что вы их нанимаете для выполнения определенной части работы. Не давайте им бразды правления в проекте. Конечно, если у вас нет опыта по созданию офиса или слишком много других задач, в таком случае это возможно, но только при условии, что вы заказываете услугу «управление проектом по созданию офисом», а не на определенные работы. Все должны знать свои роли и не залазить на чужое поле, иначе начнется хаос, и вы завалите проект.
Архитекторы, как правило, профессионалы в отрисовке планировочных решений, в разработке эскизного проекта, но доверять им задачу по сбору информации, анкетирование, составление технического задания по составу функциональных зон нельзя, так как они часто руководствуются пониманиями «классно», «красиво», «всем нравится». А ваша основная цель – создать не только красивые и уютные помещения, но еще и соответствующие специфики деятельности сотрудников и их ожиданиям.
Консалтинговые, особенно, крупные компании, в свою очередь, имеют большое количество накопленной информации, имеют большой опыт в исследованиях, но также не могут быстро прочувствовать специфику вашей компании, да и кроме того, будут предлагать вам шаблонные решения, которые лучше всего себя показали в их прошлом опыте. Также они могут попытаться оказать влияние на архитекторов и проектировщиков в угоду своим амбициям, что может создать конфликт в проекте, в итоге вместо оптимальных решений будут сделаны компромиссные. Наймите их только на этапе концепции, разработке мастер-плана, но не более.
Итак, лучший руководитель проекта по созданию классного офиса – это профессионал, имеющий аналогичный опыт и работающий внутри компании. Огромным преимуществом будет, если этот сотрудник много взаимодействует с различными подразделениями и сам знает специфику их деятельности, а что важнее, поведение людей.
Перечислю основные шаги по созданию офиса.
1. Сформулируйте цель создания нового офиса и согласуйте ее с ключевыми топ-менеджерами.
Пожалуй, это самая важная часть в процессе создания офиса. Без четкой обозначенной цели, зачем нужен новый офис, вы не добьетесь большого успеха. Почему? Потому что офис, задача которого просто обеспечить рабочими местами сотрудников (молю, не делайте таких офисов никогда) – это одна из многих, очень маленькая и ограниченная цель. Совсем по-другому стоит задача по созданию кампуса для разрозненных подразделений компании, разбросанных по разным частям города. Или, например, создать новый офис с целью трансформации корпоративной культуры, или внедрения гибридного формата работы, обновления кадрового состава и т.д. Это все разные цели. И, решая поставленную задачу, вы получите кардинально разные офисные пространства.
Техническое задание вы сможете написать на более поздних этапах (мы еще поговорим об этом), позже вы и проведете исследование среди сотрудников. На этом этапе ключевое – определиться, к кому идти и с кем согласовывать проект. То есть формулируя цель, вы должны сразу определить ключевого заказчика (спонсора) проекта, не номинального, а того, кто реально заинтересован в результате. Это может быть не один человек, а несколько. И главное, не совершайте ошибок, и не выбирайте на эту позицию всегда самых высоких топ-менеджеров, если они не погружены в вопросы инфраструктуры и счастья сотрудников, и искренне не будут переживать за проект. Выбрав ключевого заказчика, согласуйте с ним принципиальную возможность строительства нового офиса и проговорите с ним цель этого мероприятия, чтобы в этом аспекте ваши мнения сходились.
2. Определите философию нового офиса.
Теперь вы должны описать образ результата нового офиса. Можно сделать это в формате эссе, а можно в формате инфографики и EJM (employee journey map). Несмотря на то, что вас в большей степени интересует взаимодействие сотрудников с офисом, при анализе не стоит для себя возводить каких то границ. Лучше сделать чуть больше, затронуть смежные функции, так как сейчас правильно построенный офис решает довольной большой спектр вопросов сотрудников.
Более подробно о создании EJM я расскажу позже в другой статье. Если кратко, то вы должны отметить основные проблемы \ потребности сотрудника (в разрезе офисной инфраструктуры и связанных с ней вопросов): дорога в офис, решение бытовых утренних проблем, вход в офис, утоление жажды, работа в тишине, общение с коллегами, обед, отдых, занятие спортом, получение информации и т.д. После того как вы отметили основные проблемы \ запросы, вы обозначаете точки контакта с офисом. Например, получение информации – инфопанели в лобби; совместное обсуждение – переговорные комнаты, обед – столовая или кофе-поинты, решение бытовых проблем – химчистка, салон-красоты и т.д. Описав все возможные точки контакты вы описываете текущую ситуацию, а потом моделируете целевую ситуацию в новом офисе (как ваши сотрудники в идеале будут решать свои задачи). Далее вы описываете мероприятия (здесь я включаю в это определение и создание тех или иных функциональных зон), которые позволят перейти от текущей модели к целевой. Имея EJM, вы фактически получаете карту необходимых улучшений. Только модернизировать вы будете не текущий офис, а строить новый.
Далее необходимо дообогатить EJM культурными аспектами вашей компании. Пригласите здесь уже в команду представителя HR, специалиста по работе с корпоративной культурой. Необходимо описать предлагаемые вами мероприятия по улучшению через действия и принципы, которые приняты в компании или которые вы хотите внедрить (например, внедрение гибридного формата работы и шеринга мест должно сопровождаться описанием принципов «политики чистого стола», «освобождение мест, если оно уже не нужно» и так далее). То есть здесь через анализ желаемой модели поведения сотрудников вы моделируете то, как офис будет восприниматься сотрудниками и какое влияние на трансформацию компании он окажет.
Для разных типов бизнеса, разных подразделений желаемая модель офиса может сильно отличаться: от консервативного строгого места, где люди чувствую себя как в дорогом отеле, до абсолютно домашнего свободного офиса, куда можно приходить в шортах и с домашним питомцем.
3. Соберите рабочую группу. Организуйте референс-визиты в лучшие офисы, которые были построены за последние годы.
Рабочая группа может состоять как из сотрудников, которые на 100% выделены на проект, так и из сотрудников, которые подключаются к работе над проектом только на определенных этапах. Безусловно, в рабочую группу также будут входить подрядчики и партнеры: представители собственника здания, консультанты, архитекторы и т.д. Остановлюсь на основных ролях, которые, с моей точки зрения, должны быть выделены внутри компании:
· Руководитель проекта – если проект большой и сложный, рекомендую, чтобы он посвящал большую часть своего времени проекту. Именно он отвечает за принятие решений, организацию всех процессов, согласование основных аспектов с руководством, т.е. в целом руководит всеми составляющими проекта (круто, если он знаком с PMBOK).
· Аналитик – человек, ответственный за сбор информации, организацию интервью c респондентами, опросов и обработки этих данных.
· Представитель HR, желательно тот, кто отвечает за корпоративную культуру – он должен наполнить проект смыслом, который будет коррелировать с курсом компании, особенно в части управления персоналом.
· Финансист – обязательно привлеките к проекту экономистов, которые помогут вам сделать правильную экономическую модель проекта.
· Архитектор \ дизайнер – роль, которая будет определять визуальный образ нового офиса (конечно, очень часто эту роль выполняют подрядчики).
· Администратор – фиксирует поручения, ведет бэклог (список) задач и дорожную карту, помогает с оформлением всех бюрократических процедур (при небольшом проекте часто эту роль выполняет руководитель проекта или аналитик).
Не буду дальше перечислять всех участников рабочей группы, остановимся на основных.
Дальше, когда команда собрана, вы должны выработать единое видение внутри себя. Для того я рекомендую организовать референс-визиты в офисы других компаний. Вы увидите, что вам всем нравится, что соответствует ценностям вашей компании, а что нет. Обсуждая осмотренные офисы, вы сможете больше узнать предпочтения друг друга, и дальнейшая работа станет более эффективной. Также референс-визиты помогут лично вам обрисовать в общих чертах видение будущего офиса.
В лучшие офисы берите топ-менеджеров, чтобы также заранее понять, что им нравится. Это сделает согласования этапов проекта с ними в будущем более простыми.
4. Соберите исходные данные по количеству и структуре сотрудников и требуемой им инфраструктуры.
При внешней простоте задачи, данный процесс может затянуться на многие месяцы, если речь идет о крупной компании, особенно состоящей из большого числа блоков. Основными причинами являются ожидания руководителей подразделений различных трансформаций и изменений в будущем; отсутствие выверенных источников информации в компании.
Наиболее простой способ для достижения результат – анкетирование ответственных от подразделений сотрудников. Анкета должна состоять как из сухих вопросов о количестве сотрудников, их грейдах, так и из вопросов о специфике их работы, количеству очных и онлайн коммуникаций, потребностях, информации о подразделениях, с которыми они коммуницируют. Здесь же желательно собрать информацию о наличии специальных требованиях к офису: мониторинговые центры, специальные рабочие места, зоны колл-цетров и так далее.
На этом шаге нет смысла проводить онлайн опрос всех сотрудников, так как нет еще осознанной концепции офиса, которую стоило бы сначала транслировать, чтобы повысить вовлеченность в прохождение опроса. Сейчас основана цель – понять требуемое количество рабочих мест (закрепленных и незакрепленных), количество и площадь дополнительных инфраструктурных пространств (переговорные комнаты, лектории, кофе-поинты, зоны психологической разгрузки, лаунж-зоны и т.д.). Также нужно составить список специальных пространств и бытовой инфраструктуры. Это также сильно влияет на требуемую площадь будущего офиса, как и количество рабочих мест, структура компании, количество руководителей.
Здесь уже желательно также принять решения по таким вопросам, как:
· Какого уровня руководителям полагаются индивидуальные кабинеты? И будут ли они вообще?
· Какие подразделения должны сидеть изолированно?
· Какая максимальная вместимость каждого опен-спейса? И будут ли они? Или все отделы будут сидеть по кабинетам?
· Какая плотность размещения оптимальна для компании?
Помимо опроса, для этой задачи можно использовать различные цифровые системы. В моей практике мы разработали систему, которая после ответов на несколько десятков вопросов (по сути тот же опрос) давала рекомендации по детальному зонированию (сколько каких функциональных зон должно быть), метраж различных помещений, предварительную стоимость. При работе в системе можно было менять каждый параметр, выбирать то или иное оборудование, менять даже класс офиса. Система, таким образом, стала методом сбора информации и обучения ответственных сотрудников и руководителей подразделений. Этот инструмент позволил сократить время сбора информации и предварительного проектирования с месяца до несколько часов. Более того, благодаря тому, что на каждом шагу были сделаны классная анимация и описание, система действительная заняла место обучающей платформы в области офисной инфраструктуры.
Сотрудники активно вовлекались в работу в системе, им было даже просто интересно планировать офис, как в игре: вы могли сами конструировать пространства, как на сайте автодилера, когда планируете покупку нового автомобиля. Только здесь офисы.
Если вы не готовы заниматься разработкой такой системы (а это целесообразно только для очень крупных корпораций с огромным портфелем офисных площадей), то похожие продукты можно найти на рынке. Например, я работал с продуктом компании Haworth - CoDidisigner, которая даже расставляет мебель и оборудование на планировке этажа в зависимости от профиля сотрудников и специфики деятельности.
5. Оцените бюджет проекта, его сроки.
Оценка бюджета до окончания проектирования – самое неблагодарное дело, так как погрешность может достигать до 20%, а порой и больше.
Поэтому здесь нужно зафиксировать два значения. Первое - среднюю стоимость проекта на основе уже реализованных в вашей компании проектов или данных с рынка. Если есть реализованные, настоятельно рекомендую использовать их, так как на рынке стоимость почти всегда ниже. Это обусловлено тем, что консультанты, архитекторы, строители называют ее исходя из создания стандартных офисов, в которых не учтена специфика именно вашей компании, особенно если речь идет о корпорациях, где львиную долю бюджета сжирают требования службы безопасности.
При оценке сразу четко зафиксируйте класс отделки и оборудования, которое вы будете устанавливать. И на основе аналогичных проектов того же класса оцените проект. Эту цифру можете для себя поставить как целевое значение.
Однако для защиты бюджета на этом этапе обозначайте цифру на 20-30% больше расчетной. По моему опыту, именно такая обычно бывает погрешность бюджета после оценки стоимости на основании рабочего проекта.
Не пытайтесь искать экономию во всем, иначе вы либо вывалитесь из бюджета, либо получите офис ненадлежащего качества.
В тех компаниях, где руководители не требуют на первоначальных этапах оценку бюджета, все-равно оцените стоимость для себя, так как бюджетные рамки позволят вам на протяжении всего проекта оставаться в рамках выбранного концепта.
Специально не буду приводить конкретных примеров стоимости создания офисов, так как они сильно различаются по странам, по сегментам, зависят от готовности помещений и так далее. Скажу лишь, что по состоянию на 2022 г. стоимость создания одного рабочего места (если мы говорим только об отделочных работах из состояния shell&core) составляет от 2 до 100 тыс. долларов. Влияет все: качество выбранной отделки, количество квадратных метров на 1 рабочее место, оснащение мультимедиа и т.д.
Сроки также сильно зависят от проекта. Для проекта площадью 10-20 тыс. кв.м, включающего только внутреннюю отделку (из состояния shell&core) нужно закладывать минимум год, и это будет супер экстремальные условия. Оптимальным сроком для такой площади будет около двух лет. Причем на непосредственно сами строительные работы я отвожу только шесть месяцев. А остальное - на разработку концепции и проектирование. Не стоит сжимать эти этапы, так как именно на первых этапах вы продумываете все нюансы, которые потом будут влиять на счастье сотрудников долгие годы.
Я рекомендую руководствоваться следующим графиком при первоначальной проработке. В любом случае, если вы справитесь быстрее, вас только похвалят.
· Описание идеи, согласование проекта – 3 месяца (самый непрогнозируемый этап, так как сильно зависит от скорости принятия решения в вашей компании)
· Сбор информации, разработка зонирования, детальная проработка философии проекта – 4-6 месяцев
· Дизайн-концепция – 3-4 месяца
· Разработка архитектурной и инженерной рабочей документации – 4-6 месяцев
· Строительно-монтажные работы и оснащение оборудованием – 5-7 месяцев.
6. Соотнесите бюджет, сроки, философию проекта с общим бизнес-курсом и возможностями компании.
Я специально выделил этот этап, чтобы подчернить важность донесения до руководства информации, что вы переходите этапу к реализации проекта, когда уже начнете тратить существенные деньги. Все топ-менеджеры должны осознанно увидеть проект и подтвердить, что да, именно такой офис нужен будет компании в течение следующих пяти-десяти лет (про большие сроки сейчас говорить опасно). Руководители по стратегии и HR должны соотнести свои планы по изменениям компании с тем, в каких стенах эти трансформации будут происходить. Будьте настойчивы и добейтесь, чтобы вашему проекту уделили должное время и внимание.
Ну и еще один важный момент. Деньги. Важно, чтобы компания точно была готова потратить требуемый бюджет на новый офис, а не получилось так, что вы пройдете основные этапы, а перед началом стройки вам порежут затраты, и в итоге вы получите сильно ободранный неинтересный офис.
7. Погрузите сотрудников в проект. Боритесь с сопротивлением руководителей. Проведите исследования, внутреннее и внешнее.
Теперь, когда у вас есть и бюджет, и согласие топ менеджеров, пришла очередь заручиться поддержкой среднего звена управления и всех остальных сотрудников. Внимание, предупреждаю сразу. Это очень непросто. Наибольшее количество проблем возникают именно со средним менеджментом. Именно они зачастую не хотят перемен, так как в отличие от топ-менеджмента, который мыслит широко, эти руководители очень боятся за свой статус, за свои привилегии. Они цепляются за то, что имеют сейчас: индивидуальный кабинет, свое место в паркинге, подчиненных сотрудников, которым будет неудобно ездить в новый офис, и так далее. Закрыться и игнорировать эти вопросы нельзя. Вы должны работать с возражениями, часто даже в индивидуальном формате. Не жалейте на это времени.
Я рекомендую проводить коммуникационные акции и организовывать мероприятия различных форматов, посвященные созданию нового офиса, как на этом этапе, так и на последующих:
· Информационный канал на внутреннем портале или внешней платформе, посвященный проекту. Здесь важно рассказывать не только о физических особенностях нового офиса, но прежде всего, о удобстве и преимуществах для сотрудников, как их жизнь станет проще, как компания старается решить их личные вопросы, как они смогут уделять больше времени рабочим вопросам, как они будут чувствовать себя более счастливыми людьми.
· Интервью с руководителями, видео ролики, подкасты и так далее на ту же тему.
· Сессия «вопросы – ответы». Вам нужно снять все опасения сотрудников, при этом рассказав об их страхах в правильном свете. Например, если вы трансформируете кабинетную системы в небольшие опен-спейсы (да запомнит каждый хороший менеджер по счастью, что опен-спейс, рассчитанный более, чем на 15-20 человек – это зло!), то нужно объяснить плюсы такого изменения: больше зон для переговоров вблизи рабочих мест, возможность размещения подразделений различной численности. Нужно говорить о том, что они получают взамен! «Отказавшись от кабинетов, мы можем сделать лаунж-зону, комнату творчества и большое число зон для коммуникаций».
Не забывайте здесь об инклюзивность. Понимая специфические особенности ваших коллег, пытайтесь их учесть в офисе, во время борьбы с сопротивлением объясняйте, что вы создаете уникальное пространство, которое удовлетворяет самые специфические требования.
· Хакатоны, брейн-штормы, фокус-группы. Здесь я думаю нет смысла много писать. Их должно быть много и на различные темы.
Я привел в пример лишь часть мероприятий, которые необходимо провести. Вы также можете дополнять этот список тем, что наиболее близко вам и вписывается в культуру в вашей компании.
Во время мероприятий, особенно там, где активно собираете обратную связь (хакатоны, брейн-штормы), вы по сути проводите анализ внутренней конъектуры компании, который и положите в основу технического задания на проектирование.
Другим методом сбора потребностей и пожеланий сотрудников является онлайн опрос, который также поможет вам в планировании будущего офиса. Опрос должен быть качественно проработан, каждый вопрос нужно задаваться с четкой целью. Я не рекомендую делать больше 30 вопросов, а максимальное время на его прохождение должно быть не более 10-15 минут (лучше даже 5-10). Вопросы должны быть очень просто сформулированы, не содержать никаких специфических терминов (например, activity based office, чиллеры и т.д.), так ряд слов привычны для вашей отрасли, но совсем не знакомы другим людям. Опрос должен содержать интерактивные элементы (картинки, видео), а сами вопросы должны быть разного формата (одиночный выбор ответа, множественный выбор ответа, шкала оценок, выбор между двумя предложенными ответами и т.д.) Это поможет заставить ваших респондентов дойти до конца и не закрыть опрос на середине.
По наполнению рекомендую вам спрашивать о том, что им нравится в их текущих офисах, что не нравится, что они хотели бы видеть в новом. Нужно спрашивать про их любимую еду, виды спорта, как они проводят свободное время, какими бытовыми сервисами пользуются. Попросите их описать идеальное их рабочее место. Мне нравятся вопросы, где я предлагаю выбрать респондентам одну фотографию из двух. На первой, например, изображено хорошо оборудованное рабочее место в опен-спейсе, с отдельным шкафом, тумбой. На второй изображено небольшое место в большом пространстве, где на заднем фоне стоят переговорные зоны, лайунж-зоны, лежаки. Вы сразу понимаете, к чему лежит душа у ваших коллег.
Опрос можно считать успешным, если его прошли более 30-40% сотрудников компании. Эти результаты вместе с результатами фокус-групп и брейн-стормов должны финализировать концепцию будущего офиса.
С другой стороны, вам нужно изучить и тренды, которые актуальны в мире в сфере офисной недвижимости. Здесь вам могут помочь консалтинговые компании, или ваш аналитик соберет информацию. Кроме того, если вы не посетили топовые офисы (я рекомендовал сделать это еще на более ранних этапах), то сейчас самое время проехать и впитать опыт ваших коллег.
8. Запустите работы по R&D в части планируемых к использованию в новом офисе технологиям, материалам, оборудованию, мебели и т.д.
Данный аспект я подробно разберу в отдельной статье. Здесь скажу лишь самое главное. Не доверяйте полностью ни консалтинговым агентствам, ни архитекторам. Все они заинтересованы в продвижении наиболее известных и понятных ИМ технологий, мебельных решений. Например, дизайнеры в основу ставят внешний вид, в меньшей степени задумываясь о функциональности и эрогономике, инженеры – смотрят на технические характеристики. В итоге, выполняя все согласно предоставленному вам проектировщиками проекту, у вас есть риск получить офис, состоящий из неоптимальных элементов и экономически неэффективный.
Чтобы этого избежать, рекомендую вам самостоятельно создать условную «лабораторию», которая будет заниматься подбором наиболее оптимальной мебели, света, оборудования и так далее. Сотрудники этого мини научного центра будут проводить эксперименты, массовые тестирования, будут обсуждать свои наработки как с консультантами, так и с архитекторами и инженерами, обмениваться мнениями. В конце-концов благодаря работе R&D вы сможете оснастить офис по принципу «золотой середины» и быть уверены, что выбрали лучшее из лучшего в вашем ценовом сегменте.
9. Проанализируйте и оцените будущую эксплуатацию офиса, продумайте цифровые системы
Офис вы строите для того, чтобы потом в нем комфортно и счастливо работали и проводили время сотрудники, ваши коллеги. И поэтому важно не просто создать крутую инфраструктуру, но и продумать, как ей пользоваться в будущем. Сделать это нужно до начала проектирования, или, в крайнем случае, вовремя.
Во-первых, очень важно получить вводную информацию, опыт о технической и сервисной эксплуатации от специалистов, которые уже занимаются этим в вашей компании.
Во-вторых, нужно определить уровень сервиса, который будет там оказываться (SLA). Рекомендую составить для себя список основных сервисов для сотрудников, так как многие из них потребуют от вас весьма специфических помещений и дополнительного оборудования (например, сервис «аренда бытовых приборов для сотрудников», о котором расскажу в других статьях потребует, как довольно много места для хранения, так и большого бюджета на закупку оборудования и работу кладовщиков).
В-третьих, никакая современная эксплуатация не обходится без цифровых систем. Часть из них безусловно вы сможете запроектировать и потом. Но большая часть требует специального инженерного и ИТ оборудования. Например, система бронирования пространств, таких как переговорные комнаты, рабочих мест, паркинга требует установки специальных панелей (не все панели работают с любой информационной системой), установки датчиков присутствия на рабочие места, паркинг и т.д.
Наконец, для полноценной работы CAFM-систем нужно правильно описанное оборудование. Важно, чтобы на этапах проектирования и дальнейших строительных и пуско-наладочных работ это понимали вы и ваши подрядчики, которые передали вам перед началом эксплуатации правильно составленные базы данных, позволяющие вам легко обслуживать ваш новый офис с помощью цифровых интеллектуальных систем.
Есть еще нюанс. Создавая новые пространства, которых ранее у вас не было (например, музыкальная комната, массажная, комната матери и ребенка, комната ментальных практик) вы должны уже сейчас понимать, как вы будете работать с этими новинками. Чтобы музыкальная комната действительно работала во имя счастья сотрудников, помогала снять эмоциональное напряжение, вам недостаточно купить просто различные музыкальные инструменты. Вы должны запланировать проведение там мастер-классов, заняться созданием музыкальных групп, состоящих из сотрудников вашей организации, наконец сделать расписание обучающих уроков по музыке. И так во всем. Я не говорю, что нужно уже сейчас заняться прямо будущим расписанием, но для перечисленных выше активностей вам понадобится ежемесячный операционный бюджет, о котором лучше заявить сейчас. Кроме того, не все музыкальное оборудование универсально. Здесь тоже лучше посоветоваться с вашими коллегами, кто уже внедрил аналогичные активности, а также изучить специфику коллектива, что им будет наиболее близко, и только потом внести в ТЗ то, что в итоге вы хотите получить на выходе.
Наконец вам нужно продумать метрики, по которым вы будете оценивать эффективность использования создаваемых вами инфраструктурных пространств.
10. Составьте техническое задания для проектирования (архитектурное и инженерное проектирование)
Техническое задание – это фактически результат всех предыдущих этапов, правильное структурирование информации и выдержек из исследований, дополненный блоком технической информации.
Техническое задание должно быть очень подробным. Его нужно писать не методом копирования из другого технического задания, которое дал вам знакомый инженер или архитектор, а описывать все нюансы, которые вы выяснили на этапе исследования, общения с подразделениями, изучения лучших практик.
11. Организуйте строительно-монтажные работы
Формально этот этап вы можете передать подрядчику, который создаст для вас офис под ключ. Но в этой статье я не рассматривал сервисную модель организации офисов, поэтому будем считать, что верхнеуровнево организацией стройки вы занимаетесь сами.
Выбирайте всегда надежных поставщиков этих услуг. И главное, всегда ориентируйтесь на реальные сроки бюрократических процедур в вашей компании. В целом, я рекомендую отдать как можно больше работ одному генеральному подрядчику, так как организовать правильно строительный процесс – это отдельное очень сложное дело, и если вы не считаете себя профессионалом в стройке, то лучше передать больше внешним профессионалам.
Но при этом не забудьте обязательно заказать услугу по строительному контролю и архитектурному надзору.
12. Закупите оборудование и мебель
Здесь опять же все зависит от ваших возможностей и масштаба проекта. Главное – закупить то, в чем вы уверены (я уже говорил о важности R&D). Перед поставкой заставьте потенциальных поставщиков вывести вас на объекты, где уже работает аналогичное оборудование. Поговорите с пользователями, и примите решение, устраивает оно вас или нет. Никогда не покупайте «кота в мешке»!
13. Организуйте передачу офиса в эксплуатацию
Если у вас в составе вашей организации нет своей управляющей компании или подразделения, которое этим занимается на постоянной основе, то рекомендую привлекать мощную профессиональную управляющую компанию, которая уже будет на подряд брать клининг, инженерное обслуживание и т.д.
Также существенной задачей на этом этапе является четко определить зоны ответственности при последующем гарантийном обслуживании. Важно, чтобы вы понимали, кто ремонтирует и отвечает за то или иное оборудование в офисе и каким образом доходит информация до организаций, которые оказывают гарантийное обслуживание.
Другим нюансом, на которой необходимо обратить внимание – установка SLA для эксплуатирующей организации. Вы должны определить тот уровень качества предоставляемых сервисов, который вас устроит. Сразу пропищите в договоре параметры, по которым вы будете оценивать сервис и нормативные значения. Также рекомендую предусмотреть как штрафы, в случае несоблюдения SLA, так и бонусы в случае его перевыполнения.
14. Проведите коммуникации и обучение сотрудников
Только открыть офис недостаточно. Теперь вы должны рассказать людям, как правильно им пользоваться. Кроме того, вы должны донести информацию о пользе и преимуществах новых пространств до 100% сотрудников.
Проведите вовлекающие мероприятия после открытия, такие как квесты, игры, викторины, в которых вы будете раскрывать информацию о новом офисе в игровой форме. Приглашайте гостей, проводите экскурсии по офису для сотрудников, во время которых уделяйте особенное внимание тому, что должно изменится в поведении их на новых площадях.
Стандартные каналы коммуникаций (порталы, каналы в социальных сетях) также должны работать на 100%. Причем не стоит все аспекты вывалить в одной статье. Лучше разделите их на несколько, так как люди не воспримут сразу большой объем информации.
Наконец, важным аспектом является непосредственное общение с коллегами. Найдите агентов изменений, тех людей, то готов пробовать новое и кто авторитетен среди коллег. Ваша задача заинтересовать их, перевести на свою сторону, и тогда они уже поселят нужные вам мысли в головах остальных. Объясняйте им, как правильно пользоваться новой инфраструктурой, вовлекайте их в свои мероприятия и тогда вы получите хороший результат.
15. Соберите обратную связь от сотрудников и руководителей
Чтобы вы могли спокойно сказать, что вы сделали классный продукт, вы должны быть уверены, что он понравился его пользователям, сотрудникам вашей компании. Самый простой и очевидный способ – проведение онлайн-опроса. Причем я убежден, что их нужно провести три раза: первый за полгода до переезда в новый офис, второй – через полгода после переезда и наконец третий – не менее, чем через год после переезда.
Хороший результат – когда каждый последующий замер показывает результат лучший по сравнению с предыдущим. Замерять я предлагаю удовлетворенность (CSI). Если же на втором замере был рост, а потом снижение – это плохой признак, значит людям понравилась новизна офиса, но в долгосрочной перспективе в нем есть какие-то проблемы, которые нужно решить.
Если же снижение зафиксировано на втором замере, а на третьем – рост, то это тоже неплохой результат, люди склонны критиковать новое, так как сильно привыкают к старому. Именно из-за этого первый замер после переезда нужно делать только через полгода, так как за этот срок шок от переезда пройдет и останется уже адекватное восприятие новой офисной инфраструктуры.
***
Конечно, создание офиса может включать и намного большее число шагов. Оно может отличаться в зависимости от нормативной базы в вашей стране или особенностей компании.
Основная мысль, которую я хочу донести, что предварительная проработка, а также работа с людьми – основа успеха проекта и поэтому уделяете этому должное внимание и закладывайте на эти этапы достаточное количество времени, чтобы сделать все качественно. Тогда ваш офис будет актуален долгое-долгое время.