Бизнес на архивных документах, с широким перечнем услуг, на территории России существует не более 20 лет. За это время он претерпел серьезные трансформации и обновления. Как изменился рынок архивных услуг и какое его ждет будущее - расскажем в нашей статье.
Как формировалась архивная отрасль в России
Еще во времена СССР при государственных архивах существовали хозрасчетные группы, которые наводили порядок в документах госучреждений и кооперативов. Такая подработка, давала архивистам неплохие деньги. После распада Советского Союза некоторые выходцы из госархивов начали создавать свои частные архивные фирмы или работали неофициально, получая от клиентов деньги в конверте. Состав услуг таких предпринимателей был весьма ограничен различными вариациями архивной обработки и переплета.
Менеджеры или архивисты первых архивных фирм получив опыт и доступ к клиентам начали открывать собственное дело. Большая часть из них закрывались в первые два года. Это было связано с нехваткой клиентов и/или незрелой организационной структурой. Предпринимателю-архивисту приходилось самому искать клиентов, обрабатывать архивы, переплетать документы, грузить макулатуру и многое другое. Но и по сей день есть небольшое количество архивных фирм, которые начали свою деятельность еще в 90-х.
От классических услуг к иноземным
В конце 1990-х годов начали появляться компании, которые тоже обслуживали документы юридических лиц, но их деятельность сводилась к направлениям сканирования и хранение. Их бизнес-модель была заимствована с рынков Европы и Америки. Данные услуги не особо пользовались популярностью у клиентов и требовалось прикладывать немало усилий и средств для их продвижения. Благодаря этим организациям перечень архивных услуг на территории РФ стал расширяться.
С чего начинался “Делис Архив”
В октябре 2000 года был создан бренд «Делис Архив». В этот период архивная деятельность подлежала лицензированию как на федеральном, так и на региональном уровне. Чтобы получить разрешение на оказание услуг, нужно было иметь в штате не менее двух архивистов и заполнить целый ряд документов. С момента получения лицензии, деятельность «Делис Архив» концентрировалась на архивной обработке и переплете документов различных организаций.
В 2003 году было принято решение приобрести в Германии промышленный шредер и запустить направление по конфиденциальному уничтожению. Через два года появился первый клиент, который захотел передать документы на хранение в “Делис Архив”. Для этих целей было арендовано полуподвальное помещение площадью 200 квадратных метров рядом с офисом, которое вскоре было полностью заполнено.
Особый подход к клиенту
В середине 2000-х годов услуги по внеофисному хранению документов были весьма ограничены по составу услуг. Хранение осуществлялось в архивных коробках, доставка и возврат документов в них же. Для архивных компаний было финансово выгодно, если клиенты хранили коробки, даже с ненужными им документами, так как за это ежемесячно взималась плата. Эта плата могла устанавливаться в долларах, а за безвозвратное изъятие документов из архива взималась сумма, эквивалентная его хранению за два-три года. Это был “американский” подход к услуге архивного хранения.
В попытках получить своего клиента, «Делис Архив» пришлось формировать новый, российский подход к услуге:
- мы установили фиксированную стоимость хранения в рублях, ниже существующей на рынке на тот момент;
- мы не брали плату за безвозвратное изъятие;
- чтобы удешевить процесс, мы предложили клиентам вместо доставки оригинала сразу направлять ему нужный скан-образ документа;
- мы стали предлагать клиентам осуществлять контроль сроков хранения документов и оперативно уничтожать все ненужное;
- предложили клиентам договор, условия которого были четкие и прозрачные (без лишних расходов и большого количества звездочек);
- создали службу поддержки клиентов с человеческим лицом.
Что сейчас из себя представляет “Делис Архив”
За долгое время мы прошли серьезный путь от маленькой компании, до одной из крупнейших российских архивных организаций. Компания развивает свою филиальную сеть, штат сотрудников составляет более 200 человек. “Делис Архив” способно решить любые задачи по обработке, хранению, уничтожению, оцифровки и процессингу любых объемов документов.
Оказываем консультационные услуги по повышению эффективности внутренних процессов, помогаем создавать правильные и работающие архивы. Сопровождаем процессы по переходу клиентов на безбумажные рельсы. Разрабатываем и внедряем программное обеспечение по учету, распознаванию и хранению цифрового контента. Занимаемся общественной деятельностью и ведем профильный телеграмм канал. Хотим сказать огромное спасибо нашим дорогим клиентам, многие из которых до сих пор с нами с момента нашего становления!
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Перспективы рынка архивных услуг
Налоговые риски и более строгие процедуры закупок заставляют компании все чаще обращать внимание на надежных поставщиков вместо того, чтобы увеличивать их число. Поставщик с хорошей репутацией, обширной клиентской базой, имеющий опыт участия в крупных проектах и заслуживающий доверия — вот что сейчас нужно компаниям. Важность обеспечения сохранности документов настолько велика, что мало кого прельщают скидки или бесплатные услуги. Клиенты хотят быть уверенными в том, что компании, которая хранит их документы, можно доверять.
Процесс цифровизации экономики РФ оказывает значительное влияние на деятельность архивных компаний. Некоторые из них, скорее всего, в ближайшие 3 года прекратят свою деятельность из-за уменьшения количества бумажных документов, в то время как другие перестроятся и найдут пространство для роста. Бумажные документы полностью не исчезнут: они будут присутствовать в той или иной форме. Несмотря на это, архивный бизнес переходит на обслуживание электронных данных, создавая и обогащая данными различные информационные системы клиентов.
Заметной тенденцией роста архивной отрасли является потребность в услугах по проверке поступающих документов всех видов, поскольку все больше бумажных документов переводится в электронный формат. Архивные организации будут создавать собственные программные продукты и сервисы по распознаванию документов, хранению данных всех видов, а также - управлению их жизненным циклом.
Многим организациям РФ, столкнувшимся с сокращением бюджетов и усилением конкуренции, потребуется повышать эффективность внутренних процессов, а значит будут востребованы консалтинговые услуги, в том числе в области управления документами и информационными потоками. Еще в ближайшем будущем будут пользоваться большим спросом услуги по систематизации разрозненных данных и созданию различных баз данных.