Согласно законодательству в обязанности работодателя входит обеспечение работников безопасными условиями труда. Для этого должен быть подготовлен комплект документов, регламентирующих охрану труда (далее в тексте ОТ), перечень зависит от вида деятельности компании.
Обязательно должны быть следующие документы:
- положение о системе управления ОТ;
- инструкции по ОТ для штатных должностей и специальностей;
- программы и журналы регистрации разных видов инструктажей (вводных, первичных, повторных, целевых, внеплановых);
- протоколы проверки знаний по ОТ;
- первичные распорядительные документы об утверждении инструкций и назначении должностных лиц, ответственных за обеспечение пожарной безопасности, выдачу СИЗ, обучение персонала безопасным методам работы и т.д.;
- журналы регистрации несчастных случаев на производстве;
- документы о спецоценке рабочих мест по условиям труда.
Документы в сфере охраны труда относятся к кадровым. В соответствии с законодательством большую часть из них можно перевести в Электронный документооборот (далее ЭДО). Однако, некоторые документы обязательно должны иметь бумажную версию: электронный инструктаж по ОТ и акты о несчастных случаях. Они требуют собственноручной подписи. Чтобы вести ЭДО в области охраны труда потребуется разработать и подписать инструкции, в которых необходимо определить порядок и способ подписания документов.
Внедрение ЭДО в том числе в сферу охраны труда ускоряет бизнес-процессы организации. В случае с удаленно работающими сотрудниками ЭДО становится еще более актуальным и экономит денежные средства организации, так как не приходится заниматься отправкой документов почтой или курьером. Доставка документов в 1 сторону по России составит в среднем от 300 до 1500 р, то обмен документами только с одним исполнителем составит от 600 до 3000 р.
Охрана труда для исполнителей на договорах ГПХ
Если по договору ГПХ заказчик должен уплачивать страховые взносы на травматизм в ФСС (Фонд Социального Страхования), то исполнитель подлежит обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Все принимаемые на работу лица, а также командированные в организацию работники и работники сторонних организаций, выполняющие работы на выделенном участке, обучающиеся образовательных учреждений соответствующих уровней, проходящие в организации производственную практику, и другие лица, участвующие в производственной деятельности организации, проходят в установленном порядке вводный инструктаж. В случае, если лица участвуют в производственной деятельности организации, то с ними проводится первичный инструктаж на рабочем месте. Работодатель не обязан проводить инструктаж по охране труда для лиц, привлеченных к работам по ГПД (Гражданско-правовой договор), которые не содержат признаков трудовых отношений.
Охрана труда для самозанятых исполнителей
Самозанятый как сторонний подрядчик самостоятельно обеспечивает безопасность своего труда. Однако, инструктажи, которые проводятся со всеми исполнителями, участвующими в производственной деятельности организации, должны проводиться в том числе и с самозанятыми, если они выполняют работы на объекте заказчика. Для подтверждения ознакомления с с инструктажами сторонних исполнителей (как самозанятых, так и иных подрядчиков), рекомендуется вести отдельный журнал для лиц сторонних организаций.
Таким образом, существует часть документов, которые должны быть подписаны только ручной подписью и потому не могут быть заменены цифровыми аналогами. Это же касается и вариантов сотрудничества с самозанятыми исполнителями и подрядчиками на договорах ГПХ. Однако, ЭДО в сфере охраны труда активно применяется, так как это соответствует нормам законодательства и ускоряет рабочие процессы организации, экономит денежные средства. ЭДО активно используется и для работы с персоналом: от автоматического создания договоров до выплат и закрывающих документов. Бизнес все чаще использует современные цифровые технологии для работы с внешними контрагентами и внутри компании. Наймикс позволяет организациям администрировать исполнителей на договорах ГПХ и плательщиков НПД посредством ЭДО. Узнайте, как подключиться к нашей платформе здесь.
