Знакомьтесь, Гриша — безусловно талантливый, но не самый организованный дизайнер. В понедельник ему поставили задачу сделать мудборд к новому проекту. Срок: вечер пятницы. До четверга Гриша плодотворно прокрастинировал,а утром пятницы принялся за мудборд. Время поджимало. Гриша нервничал. Мудборд был не готов. Как вы уже наверное поняли, у Гриши горит дедлайн.
Чтобы компания достигла целей, путь к ним стоит разделить на небольшие этапы — задачи, которые нужно выполнить. Если задачи поставлены правильно, у руководителя появляется время на развитие бизнеса, команда работает с соблюдением сроков, а компания получает больше прибыли.
Как расставлять приоритеты при планировании задач?
Тут нам на помощь приходит метод из тайм-менеджмента - Матрица Эйзенхауэра. Данный метод позволяет приоритезировать задачи, помогает планировать рабочее и свободное время.
По степени важности и срочности для бизнеса все задачи делят на четыре вида:
A — важные и срочные;
B — важные, но несрочные;
C — срочные, но неважные;
D — несрочные и неважные.
*Нарисовать матрицу Эйзенхауэра можно от руки или в цифровом формате в Word или Google Docs
Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра?
1. Определить список дел
Список дел, которые приведут вас к поставленным ранее целям. Прежде чем вписать задачу в матрицу, нужно оценить, насколько она важна.
Чтобы не держать всё в голове, для постановки и отслеживания задач используют специальные программы, например: Notion, Trello, Jira и т.д.
2. Помнить о ресурсах
У руководителя есть два основных ресурса:
- время;
- сотрудники.
Будучи на руководящей должности, вы вправе распределять свои ресурсы (двигать сроки, перераспределить задачи или делегировать их сотрудникам), если какая-либо задача не вписывается в ваш график.
3. Адекватно оцениваем важность и срочность задачи.
Нужно понимать, насколько та или иная задача приближает команду к поставленным целям и насколько она срочная. Только после этого задачу можно вносить в матрицу.
Задачи ставить мы научились, но как соблюдать сроки?
Начнем с того, что дедлайн (от англ. Deadline - «мертвая грань, мертвая линия») — это крайний срок, к которому нужно выполнить задачу, достичь цели или завершить проект.
Как соблюсти дедлайн?
1. Дедлайн должен быть обоснованным и реалистичным.
Оценивайте задание рационально, назначайте реальную дату.
2. Разбейте проект на части.
Мы ранее говорили про “Эджайл” и его фреймфорки, данные подходы помогут отслеживать скорость выполнения и оценить время реализации задания.
3. «Съешь лягушку!».
Начинайте с самого сложного, даже если это неприятно. Не тратьте время на несущественные проблемы.
4. Планируйте и записывайте задачи.
Заведите планнер или ежедневник. Записывайте задачи. Помните, что согласно закону Парето первые 80% задач, можно выполнить за 20% времени.
5. Не прокрастинируйте.
Выполняйте все равномерно и качественно.
6. Не забывайте про страховку.
Оставляйте время для форс-мажоров. Лучше сдать проект раньше, чем пытаться влезть в горящий дедлайн.
СОВЕТ
Существует такое понятие, как редлайн (от англ. redline — «красная линия») — это своеобразная точка контроля выполнения конечной цели. Обычно редлайн ставится за несколько дней до дедлайна и позволяет отследить качество и своевременность выполнения задачи.