Одним из важных факторов при проведении аудита является установление рабочего контакта с организацией. Этому много учат на всевозможных курсах по подготовке аудиторов, но не всегда это у всех получается. При чем виноват в этой ситуации не только аудитор. С этим как раз и связана наша очередная история....
Проводили мы сертификационный аудит одного небольшого проектного института. Как и положено, он был разделен на два этапа. На первом этапе проводился анализ документации, уточнялась область сертификации, проверялась обоснованность исключений. Ну все как положено. Как тогда казалось. с организацией были выстроены рабочие, деловые отношения, проверка проходила в дружественной атмосфере, да и результаты работы по этому этапу были положительными, не считая двух маленьких замечаний по документам, которые необходимо было поправить перед следующей проверкой.
Поэтому, когда мы формировали группу аудиторов и готовили план проверки, ничто не предвещало подвоха. Организация согласовала план второго этапа, который был рассчитан на 3 дня при работе несколькими группами.
Накануне мы прибыли в пункт назначения, нас встретила машина и отвезла в гостиницу. Посовещавшись, решили, что гостиница находится в шаговой доступности от организации и встречать с утра нас не нужно, дойдем сами. Об этом и сообщили представителю компании.
Утром, к назначенному времени наша группа прибыла к заявителю. Нас проводили к рабочему месту, предложили стандартные чай, кофе, в общем все как обычно.
Во время вступительного совещания, с нашей стороны была озвучена просьба выделить нам сопровождающих, которые бы могли нас проводить до отдела и присутствовать при аудите. Руководитель группы объяснил, что это будет для пользы организации, т.к. сопровождающий может делать себе пометки, на которые потом стоит обратить внимание, если они не войдут в итоговые отчетные документы. Ну и сопровождающий может быть свидетелем и, при необходимости, помочь руководителю подразделения, если он где-то растеряется и не сможет продемонстрировать свидетельства аудита.. Руководство компании покачало головами, сказало да, это действительно важно и нужно и дали поручение начальнику отдела качества организовать эту работу. Это, видимо, как-то этому самому начальнику и не понравилось.
После совещания нас проводили по отделам. В итоге сопровождающий был выделен только один в лице того самого начальника отдела качества. По традиции она оказалась одной из первой проверяемых. В ходе аудита почти на каждый заданный аудитором вопрос, она отвечала в резкой форме, хотя эксперт изо всех сил старался как-то разрядить напряженность беседы. Она демонстративно звонила по телефону, общалась с коллегами рядом, всем своим видом показывая, что у нее и без нас много дел. а мы тут приехали отвлекать ее своими тупыми вопросами.
Ну ничего, опять же такое на тренингах мы проходили, так что прорвемся. Во время перерыва мы обменялись мнениями по сложившейся ситуации, вроде другие подразделения ведут себя адекватно, спокойно отвечают на вопросы, демонстрируют документы и другие свидетельства аудита. Стоит сразу оговориться, что СМК в компании действительно работала, при чем во многом из-за того, что почти каждый их шаг был регламентирован или законодательными требованиями, или требованиями потребителей, поэтому огромного количества несоответствий, которые могли бы вызвать негативную реакцию персонала не ожидалось.
Ну что же, продолжаем аудит. Просим нас вновь проводить на по подразделениям и поприсутствовать на аудите. С мрачным видом начальник согласилась.
Заходим мы в очередной отдел, начинаем задавать вопросы. Вдруг она вскакивает и говорит мол на каком основании вы задаете такие вопросы? Копайтесь в своих бумажках и не надо спрашивать то, что касается производственной деятельности. Мы опешили…. Пришлось попросить ее удалиться из кабинета, чтобы продолжить беседу с руководителем подразделения, который в этот момент хитро улыбался. Так с горем пополам мы прошли план первого дня проверки. Перед тем как уйти в гостиницу, мы решили сказать до свидания нашей "сопровождающей". Подходим к ее рабочему месту, она в этом момент разговаривает с кем-то по телефону и орет в трубку, что эти придурки (т.е. мы) ее достали. целый день ходят по отделам, задают тупые вопросы и отвлекают ее от работы... Когда все сидевшие радом с ней сотрудники начали давиться от смеха, она поняла, что что-то пошло не так и ойкнув повернулась к нам. Мы ей сказали до свидания, развернулись и ушли.
На следующий день истерики этой дамы усилились до такой степени, что дальше аудит продолжать было невозможно. Пришлось прерваться и пойти к директору с просьбой отстранить ее от проверки и назначить кого-то другого координировать работу с экспертной группой. Директор улыбнулся и согласился. В итоге заканчивал с нами работу Главный инженер этой организации. По итогу было оформлено несколько малозначительных несоответствий, документы подписаны, и мы пошли на заключительное совещание. На нем так же присутствовала эта мадам. Мы подвели итоги, рассказали, что делать с несоответствиями и ответили на вопросы. Заключительное слово взял директор организации. Он поблагодарил нас за проведенную проверку, объективные результаты и за наше корректное поведение в сложившихся обстоятельствах. По итогу каждому из нас вручил еще и письменную благодарность! В итоге, как мы потом поняли, это были не первые ее странности, к этому внутри компании все привыкли и поэтому улыбались, и посмеивались, когда она себя некорректно вела.
Какой из всей этой ситуации напрашивается вывод... Коллеги, аудит — это стресс не только для организации, но и для аудиторов. Может быть они к нему более привычны, но тем не менее, волнение всегда присутствует. Поэтому необходимо уважать друг друга, тем более все работают в одном направлении: одни демонстрируют соответствие, другие его подтверждают.
