Проект в плане дня - это булыжник на дороге, лучше его объехать, чем сдвинуть. Поэтому, лучше их в план не включать. Но что с ними тогда делать?
Часто в план дня ставят проекты, а не задачи. Проект - это несколько взаимосвязанных задач. Например, запросить качественный состав воды в снабжающей организации – это проект, потому что нужно узнать на кого писать и куда отправлять, от кого писать, написать само письмо. А для начала посмотреть, нет ли этих данных в открытых источниках. Если разбить такой проект на задачи, то выполнить его намного легче. Потому что он стал проще и понятней. Хотя, если вы ежедневно пишите подобные письма, то такой проект можно ставить в план дня.
Проекты выполнять сложно. Они требуют дополнительной мотивации и усилий. Поэтому их чаще всего откладывают на потом. На вторую половину дня, а затем назавтра, и на послезавтра, и так до самого дедлайна. В результате перенапрягаемся и делаем. Но о нас уже не очень хорошее впечатление у руководителя, клиентов и коллег. А если таких «хвостов» много, то мы работаем в постоянном цейтноте и быстро выгораем.
Проекты у многих вызывают трудности и страхи по следующим причинам:
К проекту сложно приступить, потому что он непонятный и сложный. Особенно, если делаем впервые.
Проект сложно измерить. Поэтому, с одной стороны, кажется, что разделаюсь за пару часов, а с другой стороны, страшновато приступать, потому что может занять весь день и ничего больше не успею.
Не всегда понятно перед вами проект или задача. Написать статью - вроде задача, но на самом деле проект, и первый раз обязательно нужно разбивать на этапы.
Нет навыка декомпозиции. Это достаточно простой навык, но его нужно развивать, чтобы быстро разбивать большое и сложное на маленькие и простые части.
Как-то мы переделывали инструкции на предприятии под новые требования. Нужно было старые инструкции отредактировать, добавить новые данные, из другого источника. До этого я написал и переписал уже много инструкций, но всё же составил простой план: найти старую инструкцию, найти шаблон, найти данные, которые нужно вставить, отредактировать инструкцию, пометить цветом изменения, отправить на проверку. Через некоторое время, по этому плану я объяснил, как редактировать инструкции одному из коллег. И он тоже сделал всё быстро и правильно.
Мы делаем в первую очередь понятные задачи. Поэтому если задача непонятная отделите от неё маленький кусочек или разбейте на части. Проект «вылечить зуб», будет долго кочевать из плана в план, пока от него не отделить кусочек «записаться на приём», или ещё точнее и меньше «найти телефон стоматологии». Чем мельче и проще задачи, тем легче выполнять.