г. Екатеринбург 2023 г.
Последнее время я стал замечать, что во многих светлых головах возникла путаница и некая неразбериха с такой, вроде бы, обыденной операцией как инвентаризация. С одной стороны, все понимают её необходимость как средства контроля сохранности материальных ресурсов. С другой, учитывая необходимость полной остановки товаро- и «деньго-» движения, а также трудоёмкость, всеми силами сопротивляются её проведению. Здесь я ни в коем случае не говорю о саботаже – Боже упаси. Обычно это выражается в настойчивых попытках всячески «упростить» процедуру. К примеру, разрешить комиссии разделяться и каждому члену комиссии считать свою часть участка, считать весовой товар по этикеткам без перевешивания и прочее. Перечислять все способы «адаптировать» под себя Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённых Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 мы здесь не будем.
Итак, для чего же проводится инвентаризация? Для выявления фактического наличия имущества, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, а также для проверки полноты отражения в учете обязательств. Соответственно, проводится она при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, ликвидации предприятия и перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Для обеспечения материальной ответственности должностных лиц, при их смене. А также, для корректного отражения в учёте убытков при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи ценностей и их потери в результате в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
Является ли инвентаризация способом исключить хищения со склада? Как мы видим, нет. Инвентаризация не является панацеей от хищений – она лишь определяет величину ущерба. Однако, свой вклад в снижение потерь данная процедура несомненно вносит. Косвенно, конечно.
Во-первых, само по себе наличие регулярного контроля дисциплинирует сотрудников. Здесь речь не только о сотрудниках склада, но и о лицах, ответственных за своевременное предоставление документов от контрагентов и их проводку. А сокращение межинвентаризационного периода позволяет более точно локализовать проблемные бизнес-процессы, в результате которых возникают расхождения в учёте материальных ценностей.
Во-вторых, своевременное отражение фактических остатков в учёте минимизирует количество неудовлетворённых заявок клиентов по причине отсутствия продукции на складе. Риск что отдел продаж выпишет клиенту позиции, которых фактически нет на остатках станет гораздо меньше, если данные учёта будут своевременно скорректированы.
В-третьих, инвентаризация – это возможность дополнительной проверки сроков годности товара и сверка партионного учёта. Да, скорее всего, нарушение принципа Fi-Fo на складе никак не скажется на отражение в бухучёте, однако напрямую связано с количеством потерь по качеству и объёмом возвратов от клиентов.
Отмечу также, что само по себе наличие инвентаризаций ещё не показатель достоверности их результатов. Давайте обратим внимание на нюансы, которые помогут организовать инвентаризацию максимально эффективным образом.
Для начала, уясним, что процесс инвентаризации – это не просто ревизионный контроль работы материально-ответственных лиц склада, но и контроль системы учёта в компании и, следовательно, работы всех подразделений. И логистики, и производства, и бухгалтерии… Поэтому, и саму процедуру и её результат надо рассматривать через призму сквозного межфункционального бизнес-процесса. Не будем перечислять все правила подготовки и проведения инвентаризаций – они достаточно подробно изложены в Методике Минфина. Обратим внимание лишь на те моменты, которыми большинство руководителей пренебрегают, но которые не дают полноценно использовать потенциальные возможности процедуры.
Итак, мои рекомендации:
- Заранее подготовить и издать приказ о проведении инвентаризации. Не скупитесь на бумаге, подробно укажите сроки и участки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, этапы подготовки к проведению инвентаризации. В описании подготовки укажите мероприятия со сроками и ответственными. Также подробно изложите требования по подготовке ТМЦ к комиссионному просчёту – обеспечить размещение согласно планограммам, при необходимости произвести переупаковку и маркировку ТМЦ (паллетные листы, маркировочные ярлыки, обновить и отчистить инвентарные номера).
- Непосредственно перед началом инвентаризации организатор (обычно это Главный бухгалтер) должен провести собрание для членов комиссии и материально-ответственных лиц. При этом, помним, что материально-ответственные лица не являются членами комиссии. Несмотря на то, что (скорее всего) сотрудники участвуют в инвентаризации не первый раз, как показывает практика, напомнить правила её проведения никогда не бывает лишним. На том же собрании предъявляем материально-ответственным лицам распечатку остатков ТМЦ из учётной системы компании для ознакомления. Не забудьте, что подготовка в себя будет включать сдачу и проводку ВСЕХ документов по всем транзакциям, свершённым к моменту начала инвентаризации. Берём с материально-ответственных лиц расписку о подтверждении достоверности остатков. После этого, расписки вместе с подписанными ведомостями остатков убираем в сейф до момента подведения итогов.
- На период проведения инвентаризации останавливаем всё товародвижение, соответственно, обязуем ответственных лиц уведомить контрагентов и согласовать перенос сроков поставок и отгрузок на другие дни.
- Просчёт наличного остатка ТМЦ проводится сплошным способом. То есть, комиссия не ищет остаток той или иной позиции, а считает всё подряд, повторяющиеся позиции суммируются позже при подведении итогов. ВАЖНО! У ни у комиссии, ни у материально-ответственных лиц в момент просчёта ТМЦ ведомости остатков на руках быть не должно! Рабочим документом комиссии является инвентаризационная ведомость с пустыми графами, куда вписывается всё, что находится на участке, подлежащим просчёту. При таком подходе шансов выявить излишки намного выше, чем просчёт по ведомости, где уже указаны номенклатуры и количество по учёту. Если ведомость содержит конкретный список позиций, то при наличии позиции, отсутствующей в учёте (например, выведенной или списанной из учёта), с большой долей вероятности данный излишек посчитан не будет. Как показывает практика. Не обязательно конечно, но вероятность очень высока. Ещё один момент, что когда комиссия при сплошном просчёте не находит какое-то количество ТМЦ, не следует требовать от материально-ответственного лица найти и принести для предъявления. Если ТМЦ находится на предписанном ему месте, и любой человек может её найти, значит всё хорошо. Если же требуется её «где-то найти», значит будет предъявлен подлог, либо товар из «закладки» на вынос. Также обратите внимание на товары. Подлежащие списанию – их считать нужно не менее тщательно. Брак должен быть складирован отдельно в изоляторе с ограниченным доступом и соответствующим образом промаркирован. Комиссия сразу, при подтверждении статуса брака, на продукцию готовит соответствующий акт.
- При подведении итогов, в инвентаризационную ведомость вписываются учётные данные по остаткам ТМЦ. Те самые, которые в начале инвентаризации убрали в сейф, и под которыми стоят подписи материально-ответственных лиц. На основании инвентаризационной ведомости подводится итог, который уже оформляется в сличительную ведомость и производится корректировка учётных данных.
И, в заключении, приведу несколько примеров из практики, на какие хитрости идут нерадивые материально-ответственные лица во время инвентаризации. Сгруппирую в укрупнённые виды:
ПОДЛОГ ТМЦ.
Сюда относятся все виды умышленной подмены отсутствующих ТМЦ. Например, когда под видом более дорогого (отсутствующего) товара, комиссии предъявляется более дешёвый. Также не редко вместо отсутствующего товара, предъявляется возврат, принятый от клиентов, на который документы своевременно не сданы в бухгалтерию. Кстати сказать, это один из самых распространённых и безопасных для материально-ответственных лиц способ ввести в заблуждение комиссию – при выявлении факта всегда можно списать на оплошность или чрезмерную загруженность. Ну, просто не успели сдать документы! Ещё один из видов подлога – подмена браком. Для этого, продукция, списанная как брак в меж инвентаризационный период не утилизируется должным образом, а оставляется на складе. В момент инвентаризации, предъявляется комиссии. И даже если будет выявлено несоответствующее качество предъявленного товара, он будет списан по итогам инвентаризации, и не будет возмещён за счёт материально-ответственных лиц.
Как мы видим из практических примеров, в большинстве случаев, качественная подготовка к инвентаризации (проводка документов, утилизация брака и т.д.) поможет минимизировать риски подлога.
СОКРЫТИЕ НЕДОСТАЧИ.
В эту группу относятся как физические способы сокрытия недостачи, так и манипуляции с учётными данными – фиктивными документами. К примеру физического сокрытия, можно отнести внутритарную недостачу. В этом случае, недостача распределяется на несколько тарных мест – из нескольких упаковок отбирается товар для формирования объёма хищения. Ещё один способ – «не просчитываемый штабель». При этом способе, ТМЦ размещаются / укладываются таким образом, чтобы визуально просчёт казался простым, но по факту не позволял увидеть отсутствующий товар. Например, аккуратно сложенный паллет, и замотанный стрейч-плёнкой, маркированный, по факту может иметь внутри пустоты. Для этого, выкладываются внешние короба с пустотой посередине, на предпоследний ряд укладывается прокладка, и закрывается полным верхним рядом. Такой же способ используется при хранении в штабелях. При этом, комиссия обычно считает количество арифметическим способом (без перекладки штабеля). Другой пример этого же способа – это размещение таким образом, чтобы физически нельзя было подойти к каждой единице ТМЦ и проверить её наличие или же соответствие номенклатуре, сортности.
Как я говорил ранее, риски такого сокрытия тоже можно минимизировать в подготовительный период. Для этого необходимо заранее разместить ТМЦ в соответствии с планограммами, обеспечив доступ комиссии и оставляя место для перекладки штабеля в процессе пересчёта.
Также, позаботьтесь о наличии исправного весового и другого измерительного оборудования для контроля количества упакованного товара.
Приведу ещё один пример сокрытия недостачи, при котором ТМЦ не прячутся, а перемещаются со склада по фиктивным документам. Опять же из практики: со склада сырья перед началом инвентаризации в производство по документам передаётся продукция, которой на складе по факту нет. После инвентаризации склада, производственный цех делает такой же фиктивный возврат сырья на склад. В итоге, в учёте недостача не отражена. Конечно, это можно «отловить», например, физически проверять все возвраты продукции с производства на склад в течение определённого периода. В этом случае, конечно выявится недостача. Но лучше, всё же не допускать такого. Для этого и необходимо проводить счёт сплошным методом – просчитывать всю цепочку товародвижения предприятия. То есть не только склады готовой продукции и сырья, но и все производственные склады и незавершённое производство.
Гораздо сложнее для предотвращения аналогичная схема работает с участием клиентов. Чаще всего это категория клиентов, которая не гнушается приобретением краденного товара. С ними обычно и договариваются о фиктивной отгрузке с таким же фиктивным возвратом.
Из последних примеров видно, как и бизнес-процессы, так и схемы возникновения потерь носят межфункциональный характер. Поэтому, уделяйте больше внимания организации инвентаризаций, тщательно готовьтесь, и контролируйте работу комиссий. Всё, что выявит инвентаризация (излишки, недостачи и места их возникновения), даст вам возможность качественно проанализировать процессы и найти пути их оптимизации.