Сегодня все больше компаний отдают предпочтение аренде сервисных офисов или отдельных рабочих мест для сотрудников перед прямой арендой и содержанием собственного офиса. Насколько разумным с экономической точки зрения является такое решение? Рассказывает Татьяна Шараева, партнер консалтинговой компании OfficeFlex.
Стереотипы о коворкингах и сервисных офисах
Прежде чем говорить о том, насколько удачным и выгодным может быть решение компании о переезде в сервисный офис, хочу развеять некоторые мифы. Обсуждая эту идею с собственниками бизнеса на различных форумах и конференциях, я часто слышу мнения, которые уже устарели и не отражают действительное положение вещей. Вот пятерка типичных стереотипов:
- «Это только для фрилансеров и стартапов». Вовсе нет, сегодня в коворкингах сотрудников размещают такие гиганты рынка, как Сбер, Тинькофф, Яндекс, Озон и X5 Retail Group.
- «Это не престижно, не для серьезной работы». Собственники бизнеса и топ-менеджмент хорошо понимают не только экономические, но и функциональные выгоды работы в сервисных офисах. То, что позволяет работать эффективнее, априори не может пагубно влиять на имидж компании.
- «Это общий опенспейс, а не обособленное пространство». Открытое рабочее пространство — лишь один из возможных вариантов размещения сотрудников в сервисном офисе. Сегодня более популярен формат с обустройством выделенных корпоративных блоков и общих зон для различных сценариев активности.
- «Это небезопасно, возможна утечка информации». Сохранение конфиденциальности в большей степени зависит от внутренних регламентов компании для сотрудников, чем от места размещения команды. Тем не менее, операторы сервисных офисов сегодня делают многое для цифровой и физической безопасности резидентов. К примеру, в новом проекте The Office вы можете иметь собственную серверную и закрыть контур безопасности, внедрена технологию Face ID для допуска сотрудников в помещения и т.п..
- «Это дороже, чем арендовать и содержать офис». Сравнивать эти два варианта только по цене мне кажется не вполне справедливым, поскольку идет речь о совершенно разных решениях. Сегодня коворкинги можно рассматривать как инновационную модель бизнеса и новую систему организации труда, основа которой — гибкость, финансовая и управленческая.
Драйверы популярности коворкингов и сервисных офисов
Поговорим о том, почему идея аренды коворкинга становится все более актуальной для крупных компаний. В первую очередь это связано сокращением персонала и переходом на гибридную модель работы, когда часть сотрудников могут работать удаленно или сочетать удаленную работу с периодическими выходами в офис. Сегодня бизнес видоизменяется быстрее, идет борьба за таланты, и работодатели подстраиваются под потребности соискателей. Новое поколение сотрудников хочет работать в других офисах.
Довольно сильным драйвером выступает развитие Sharing Economy — модели совместного потребления как новой нормы жизни. Люди готовы делиться и обмениваются друг с другом материальными благами, аренда становится более привлекательным решением, чем приобретение в собственность.
В текущих реалиях нестабильность среды для бизнеса выступает катализатором перевеса в сторону аренды сервисных офисов. Срок жизни компаний сокращается, невозможность долгосрочного планирования заставляет точнее прогнозировать операционные и сокращать капитальные затраты.
Переезд в коворкинг: в чем выгоды для компании?
При рассмотрении возможности переезда в коворкинг следует учесть следующие аспекты.
Метраж
Офисному сотруднику, работа которого предполагает использование персонального компьютера с современным монитором, по нормам должна быть обеспечена площадь рабочего места не менее 4,5 кв. м. При этом наличие дополнительного оборудования, потребляющего электроэнергию и излучающего электромагнитные волны (принтера, второго монитора и прочей офисной техники), требует обязательного предоставления отдельной площади.
В среднем по московскому рынку при прямой аренде помещения под офис на одного сотрудника приходится 8-10 м², и в аренду включается коридорный коэффициент, использование общих зон (кухни, туалетный комнаты, душевые и т. д.). В коворкинге на одного сотрудника приходится 4-6 м², и коридорный коэффициент в аренду не включается.
Если вам нужно разместить штат из 30 сотрудников в отдельном офисном помещении, квадратура должна быть в районе 250-300 м². В сервисном офисе то же количество сотрудников свободно можно разместить на 120-180 м².
Капитальные затраты
Если вы арендуете в Москве «бетон» под офис, придется заложить сумму из примерного расчета от 50 000 руб./м² на ремонт. Добавим сюда затраты на покупку мебели, оргтехники (принтеры, шредеры, точки WiFi и пр.) и сервисного оборудования (кулер, кофемашина, микроволновая печь, холодильник и пр.), и сумма может оказаться неподъемной.
В случае с арендой сервисного офиса от вас потребуется только обеспечить сотрудников персональными устройствами для работы, поскольку вся офисная инфраструктура уже продумана и включена в стоимость аренды.
Операционные затраты
Приведу примерный перечень статей операционных расходов по обслуживанию собственного офиса:
- коммунальные платежи;
- эксплуатационные расходы;
- клининг;
- страховка;
- охрана;
- интернет и телефония;
- канцелярские и расходные материалы;
- обслуживание оргтехники;
- затраты на ремонт мебели, оргтехники и сервисной техники.
В случае аренды коворкинга все эти заботы берет на себя оператор, освобождая вас не только от финансовой их части, но и от организационной.
Затраты на персонал
Для здорового функционирования офисной экосистемы при прямой аренде требуется содержание в штате офис-менеджера, секретаря и системного администратора. Это ежемесячные затраты от 60 до 80 тысяч рублей на каждого сотрудника, учитывая средний уровень зарплат по Москве. В коворкингах и сервисных офисах задачи этих специалистов решаются централизованно оператором, услуги секретаря и администратора включены в стоимость аренды.
Срок аренды
При прямой аренде офисного помещения от собственника минимальный срок договора, как правило, от 3 лет. Сегодня это уже можно считать долгосрочным горизонтом планирования, который подходит далеко не всем. В противовес, вариант с сервисным офисом подразумевает возможность быстрого входа и выхода из арендных отношений.
Другие выгоды
Нельзя сбрасывать со счетов нематериальные выгоды и преимущества коворкингов и сервисных офисов:
- гибкость — возможность трансформировать занимаемые площади, варьировать численность персонала и совмещать активность сотрудников с разными форматами труда;
- функциональное зонирование — большой выбор помещений для делового общения и смены активности (зоны отдыха, деловые гостиные, переговорные на разное количество человек, конференц-залы с оборудованием, столовая зона и пр.);
- высокое качество отделки помещения, мебели и оргтехники — коворкинги рассчитаны на большую проходимость, и операторы не заинтересованы в бюджетных материалах и оборудовании;
- оргтехника и мультимедиа — принтеры, сканеры, шредеры, инновационное оборудование для презентаций и конференций;
- снабжение — бесперебойная доставка воды, чая, кофе, закусок;
- сервисный комплекс — операционная система управления офисным пространством, курьерские и почтовые услуги, проведение мероприятий и т. п.;
- работа в любое время — возможность доступа для резидентов 24/7.
Это только часть возможных выгод. Более детальное представление можно получить, ознакомившись с презентацией проекта The Office.
Кому и когда стоит переезжать в коворкинг
Переезд в коворкинг будет удачным решением для компании в следующих ситуациях:
- не готовы нести капитальные затраты, но хотите получить современное качественное офисное пространство.
- часть сотрудников работает в гибридном режиме на постоянной основе;
- находитесь в активной стадии роста, но пока нет точного прогноза, как будет увеличиваться штат;
- стартап, проектная команда или подразделение, будущее которого не определено;
- планируете сокращение персонала в ближайшие 1-3 года;
- хотите сделать капитальный ремонт в офисе, нужно временно разместить сотрудников в другом помещении.
Во всех этих случаях вам может подойти новый сервисный офис The Office. Его открытие запланировано на конец второго квартала 2023 года. The Office занимает отдельный этаж в бизнес-центре класса А "DMTower" (метро Тульская, в пределах Третьего транспортного кольца) и рассчитан на 300 рабочих мест. По текущему плану пространство будет разделено на 4 корпоративных блока вместимостью до 75 рабочих мест. Гибкие планировки позволят быстро реализовать любую конфигурацию — от кабинетной планировки до опенспейса.
В заключение
Совершенно очевидно, что вариант гибкого рабочего пространства может иметь преимущества перед традиционной арендой. Но прежде чем принять решение, нужно тщательно рассчитать финансовую модель. Для компаний, арендующих помещение на срок до 5 лет, коворкинг будет выгоднее классического офиса. В случае с крупными стабильными компаниями нужно рассматривать каждый конкретный кейс.