Часть 1
Хранение электронных документов, участвующих в электронном обмене с использованием сервисов ЭДО, можно поручить оператору ЭДО (заключив договор ответственного хранения документов) либо организовать финансовый архив электронных документов самостоятельно силами своей компании.
Что такое финансовый архив?
Такого понятия в нормативно-правовой базе нет. В целом управление документами и архивное дело не имеют отраслевой и функциональной специфики. Архив финансовых документов формируется по общим правилам хранения документов, а детализацию по работе с финансовыми документами уточняем у соответствующих регуляторов.
Какие документы отнести к финансовому архиву?
Это не только первичные учетные документы со сроком хранения 3-5 лет. К финансовым документам можно отнести более 400 видов документов, имеющих разные сроки хранение, а, следовательно, и разные правила их хранения. Это документы, по направлениям деятельности: отчетность, налоговый учет, учет материалов, учет ТМЦ, расчетные документы, учет торговых операций, перевозка грузов, учет кассовых операций, учет основных средств, инвентаризация, налоговый контроль, бюджеты, договоры банковских счетов и пр.
Какие формы документов можно помещать в финансовый архив?
Финансовый архив можно комплектовать сканированными копиями и оригиналами электронных документов. Информационная система должна уметь идентифицировать копии и оригиналы.
Архитектура электронного архива
Для организации хранения документов есть важная категория – срок хранения. Условно можно разделить все документы на две категории – временного (до 10 лет) и долговременного хранения (более 10 лет).
Если планируется комплектовать электронный архив документами обеих категорий, и речь идет об оригиналах документов (не сканированные копии), то архивов будет два.
Создание документа происходит в рабочей области информационной системы, которая формирует электронный документ в соответствии с требованиями к составу и формату соответствующего вида документа.
Далее, в зависимости, от срока хранения и формы, в которой он находится в информационной системе (оригинал или копия), документы распределяются между двумя областями хранения: оперативной или архивной.
Оперативное хранение – для документов, срок хранения которых не превышает 10 лет (временное хранение) и для любых сканированных копий.
Архивное хранение – для документов, срок хранения которых превышает 10 лет (долговременное и постоянное хранение) и созданы в форме электронного документа.
Если финансовые документы долговременного срока хранения не переведены в форму электронного документа, то архивная область не нужна. Достаточно организовать оперативное хранение без дополнительных, ненужных для этой категории документов, функций.
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.
DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»