На чем же сосредоточиться в выборе сувениров для партнёров? Корпоративные подарки в некоторых компаниях считаются нормой и не только для компаний-подрядчиков, но и для персонала.
Поделюсь своим опытом, так как в разные периоды жизни занималась корпоративным подарками, подарками для коллег и клиентов, а так же был опыт формирования детских подарков.
Изначально вам необходимо понимать бюджет, в рамках которого вы будете собирать праздничные наборы. Как правило, в крупных компаниях данная статья затрат закладывается при планировании бюджета на год. Если выделенного бюджета нет, то скорее всего найти дополнительные резервы будет сложно. Это будут внеплановые расходы, которые нигде не учитывались ранее и могут повлиять на результаты компании. Особенно, когда до выполнения годового плана не хватает чуть-чуть и каждая копейка на счету. Доля компаний, которые отказываются от подарков растёт с каждым годом. Те, кто сохранил бюджет на хорошее настроение, хотят, чтобы подарки были полезными и качественными.
Следующий этап - это понимание целевой аудитории. Для кого вы будете покупать подарки и какое количество необходимо. Составьте список партнеров, сотрудников или клиентов, которых вы планируете поздравить.
Посчитайте стоимость одного подарка. Для этого вам необходимо разделить бюджет на количество людей. Теперь вы знаете в рамках какой суммы вы можете приобретать сувениры. Готовые подарки партнерам передаются ответственным менеджерам под роспись для дальнейшего вручения адресатам.
Соберите идеи того, что можно приобрести в рамках полученной суммы и отталкиваясь от того, кому будет предназначаться подарок. Можно составить список для наглядности. Не забудьте про упаковку. Скорее всего вам понадобятся пакеты, поэтому в стоимость подарка закладывайте и сумму упаковки.
Если вы хотите приобрести какую-то полиграфическую продукцию с логотипом компании: календари, ежедневники, ручки, кружки, пледы, полотенца, конфеты, пакеты и т.п., то учитывайте сроки и объёмы производства.
В крупных компаниях к новому году начинают подготовку в августе-сентябре, чтобы было время на разработку и согласование. В октябре-ноябре согласованные макеты отдают в производство, чтобы к концу ноября готовая продукция была уже в офисе и можно было спокойно подготовиться к упаковке и доставке. Если заказывать сувенирную продукцию максимально близко к новому году, то вам могут выставить ценник с наценкой за скорость.
Чем больше тираж, тем меньше стоимость за одну единицу. Учитывайте эту особенность при формировании заказа. Если будете заказывать бизнес-сувениры, например, пламенем или ежедневники, то делайте их не датированными. Если останутся, то можно будет дарить и на следующий год и через год.
Если решили создать уникальный дизайн, например, корпоративного календаря с фотографиями сотрудников, то учитывайте время на его разработку. Необходимо всех организовать, устроить фотосъемку, заложить время на обработку фото, разработку календаря и его согласование. Учитывайте объём работы при создании подобного сувенира. Если у вас будет одностраничный календарь-плакат - это один объём, а если перекидной на 12 месяцев - другой.
Покупка конфет и игрушек, самостоятельный сбор и упаковка детских подарков - получается выгоднее. Сувенир выйдет качественнее, продуманнее и интереснее. Конфеты будут вкуснее, игрушки лучшего качества, чем в готовых стандартных детских наборах из магазина. Главное - правильно рассчитать количество. Своевременно всё закупить, сформировать подарки и упаковать.
Партнерам часто дарят алкогольные напитки, сыр, конфеты, фрукты, чай, кофе, бизнес-сувениры, символ года или мерч с символикой компании. Выбирая на подарок продукты, обращайте внимание на срок годности и условия хранения. Сможете ли вы их обеспечить, чтобы продукты не испортились.
Обычно закупкой подарков занимается отдел маркетинга, клиентская служба или отдел по работе с персоналом. Распределите обязанности, чтобы все подарки были заказаны, согласованы, куплены своевременно.
Учтите все нюансы с логистикой. Кто будет доставлять подарки, каким образом и в какой срок? Если это делает курьер, то на чём будут доставляться подарки и какое количество за один день возможно развести? Если подарки вручают менеджеры, то учитывайте, что людям понадобится несколько дней на то, чтобы персонально встретиться с каждым клиентом и вручить презент. Никогда не откладывайте поздравление на последнюю неделю. Вы можете не успеть доставить подарок. Учитывайте хрупкость подарка. Особенно, когда доставляете курьером или почтой. Довольно часто по пути подарки разбиваются и клиенты получают осколки или подарки в мятом, не презентабельном состоянии.
По сути, по такому же принципу, готовятся подарки на любой другой праздник или мероприятие, а не только на Новый год. Главное - сделайте своевременный заказ, чтобы не торопится в самый последний момент.