Идея создания Цифрового помощника на базе нашей платформы возникла несколько лет назад. В 2019 году ГК ADVANTA стала резидентом «Сколково» и приступила к реализации проекта под названием «Разработка системы принятия решений с использованием технологий искусственного интеллекта (ИИ) для управления проектами».
Мы поставили перед собой задачу объединить опыт проектного управления в компаниях-заказчиках и создать алгоритм, который будет постоянно совершенствоваться на основе анализа уже выполненных проектов.
Проще говоря, мы учим ИИ выявлять лучшие практики в применении проектного подхода и «подсказывать» в нужный момент, как упростить рутинные процессы и не допустить ошибок в проекте.
Важнейшее качество Цифрового помощника – персонализация настроек. Пользователь сам определяет набор нужных сервисов. Следующий этап развития – самообучение.
Как это работает? В рамках проекта прописываем набор типовых ролей. При запуске проекта на эти роли назначаются заранее согласованные пользователи. Каждому из них внутри шаблона доступна подписка на определенный сервис: уведомления, рассылка о статусе проекта. Пользователь может регулировать их под себя.
Подробнее о том, какую пользу приносит Цифровой помощник разным сотрудникам.
Для топ-менеджеров, руководителей портфелей и проектов
В системе можно настроить регулярную рассылку отчета о статусе портфеля. Выглядит это просто. Пользователь маркирует проекты, которые интересны, указывает время и периодичность рассылки. Дальше система сама отправляет отчет по портфелю в PDF или Excel-формате на электронную почту.
Рекомендуем активировать рассылку до проведения Проектного комитета. Лучше заранее включить подписку, чтобы утром до начала совещания ознакомиться со статусом портфеля.
Для руководителя проекта
Полезной будет подписка на отчет о статусе проекта, которую лучше включить за сутки до проведения Проектного комитета. РП заранее увидит, как его проект будет представлен высшему руководству компании, и сможет при необходимости скорректировать информацию. Для этого внутри проекта создается дополнительный справочник «подписки на события».
Регулярно в одно и то же время на e-mail менеджера проекта будет приходить рассылка с уведомлением о статусе задач или проекта в удобном для него формате.
Для исполнителей
В этом случае можно активировать рассылку всем пользователям с планом задач и контрольных точек на текущую неделю. Выборка формируется под каждого сотрудника - система предупредит о старте новых задач и напомнит о завершении просроченных. Здесь мы рекомендуем не вкладывать PDF или Excel файл, а прямо в теле письма формировать электронную таблицу из гиперссылок. По каждой можно провалиться в задачу и увидеть детали. Настраивается набор колонок и частота рассылки.
Если в компании есть проблемы с дисциплиной работы в системе, с помощью рассылок можно «узаконить» уведомление пользователей о задачах в рамках реализации проекта. Ведь в некоторых организациях электронная почта является официальным источником донесения информации до сотрудников. Получил = ознакомился.
С точки зрения настройки, Цифровой помощник - простой и удобный инструмент, не зависящий от объектной модели. Рассылка отчетов снижает трудоемкость контроля проектов и работы сотрудников и делает процессы управления прозрачными.