Структурирование- взрослый навык. Мы структурируем постоянно, так проще. Недаром наши предки ели мамонта по частям. Разбивая сложное и большое на маленькие простые части, человеческому мозгу проще осознавать и работать.
Точно так же работает принцип и с жизненными сложностями и проблемами. Когда на человека сваливается большая ПРОБЛЕМА- он не знает как ней подступиться. Она же очень большая, сложная, уникальная, и, непременно не решаемая. Вроде. Ну, так кажется. Но, как только мы попробуем разбить нашу ПРОБЛЕМУ на части- хоба, и части проблемы уже не кажутся такими пугающими, а вполне себе решаемыми. А что нужно сделать, что бы решить проблему?
Как говорил один очень большой начальник - у каждой проблемы есть фамилия.
Подскажу: что бы решить проблему, нужно найти причину ее возникновения. Настоящую, взаправдашнюю. Коренную.
Коренная причина- термин, широко использующийся в различных производственных системах.
Как в фильме «Эффект бабочки», помните? Коренная причина- это именно первое событие, которое, как снежный ком накручивает на себя по ходу пьесы все новые нюансы.
Как же найти, эту коренную причину нашей проблемы? Очень просто. Нужно задавать вопрос «Почему». Еще этот метод называют 5WHY, или 5 Почему. Разберем на примере какой нибудь банальной бытовой ситуации: Опоздание на работу. На схеме ниже просто пример логики этого метода. На первый взгляд и так понятно, что опоздал из-за того, что на выходных тусил и отсыпался. Но важно сохранять цепочку шаг за шагом.
Итак, следуя диаграмме, если в следующие выходные пораньше лечь спать, не куролесить до утра, то есть шанс приехать на работу без опозданий. Но это не точно.
Итак, коренная причина найдена, и мы можем внедрить контрмеру- что бы этого не повторилось.
Тут все просто. Но и пример простой, согласитесь? Таким образом можно разложить любую проблему. Но порой это сделать непросто. Возьмем проблему побольше, поинтереснее и понепонятней. Например: «Я устал на однообразной работе». Тут «Почему» можно задавать сразу во все стороны, и все они будут вести к своим коренным причинам. Тут есть метод, который придумали японцы. Называется диаграмма Исикавы, или Рыбья кость. В его основе лежит все та же старая добрая структуризация. Как будем структурировать нашу рыбью кость, господа и дамы?
Присаживайтесь поудобнее, сейчас объясню. Все гениальное просто: по признакам или принадлежностям. Метод называется 4M. Он позволяет рассмотреть проблему с точки зрения 4 аспектов: MAN, Machine, Material, Method. То есть: с точки зрения: Людей, оборудования или инструментов, материалов или исходных вещей, и с точки зрения метода, или способа. Методов структуризации может быть великое множество. Можете даже придумать свои. Это не принципиально. Важно, что эти признаки проблемы четко определены и сформулированы.
Выглядит это следующим образом: в голове у нашей рыбки наша проблема, и от нее выходит основной хребет, а от него отходят наши лучи.
Такая вот рыбья кость получается.
И для того, что бы нам ее заполнить, нужно задавать вопросы по каждому признаку, и отвечать на них именно по этому признаку. То есть: Почему, с точки зрения людей и персонала я устал на однообразной работе? Потому что нет доверительных отношений с коллегами. Потому что не выстроены четкие границы взаимодействия с начальством. И так далее, по каждому признаку.
Итого, должно получится что то вроде этого:
Схема максимально простая, для общего понимания.
Представим, что стрелочки= коренные причины по каждому направлению.
Чтож, с причинами нашей апатии разобрались. Теперь нужно к каждой продумать контрмеру, что бы она была ликвидирована или минимизирована:
- Назначить встречу с начальником, обговорить возможные перспективы развития и пути их достижения.
- Выстроить с коллегами доверительные отношения, с соблюдением личных границ.
- Запросить обновление рабочего компьютера
- Запросить у начальства необходимые инструменты(офисные, измерительные)
- Переработать процедурную часть вашей деятельности: убрать ненужную бумагу, ненужные совещания, короче, оптимизировать процесс.
- Попросить непрофильный, творческий проект
- Разработать необходимый перечень данных для выполнения вашей работы, и без наполнения этих данных не брать задачи, по возможности.
То есть, прицельно бьем контрмерами по нашим коренным причинам.
Можно при этом использовать шарик PDCA. О нем был пост ранее.
Уверяю, как только вы начнете менять привычный болотный процесс вашей работы в сторону улучшения- сразу почувствуете прилив сил и энергии, ощущение что все по плечу.
Не стоит отчаиваться, если что то идет не так- любое действие всегда вызывает реакцию, а зачастую- сопротивление.
Но! помните, мамонта надо жевать по чуть чуть.
Если что то непонятно- задавайте вопросы в комментариях. Или, давайте попробуем разобрать вашу проблему на рыбью кость?
Автор: Кузовлева Евгения Анатольевна
Психолог
Получить консультацию автора на сайте психологов b17.ru