Рассмотрим ряд вопросов, связанных с хранением документов, включенных в электронный обмен с использованием сервисов ЭДО.
Где хранятся документы, полученные/отправленные через сервис ЭДО?
Электронные документы хранятся на серверах оператора ЭДО. Операторы могут хранить несколько копий электронного документа на разных серверах.
Кто несет ответственность за хранение документов?
Ответственность за безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений обеспечивает экономический субъект – владелец документов (Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Ответственность оператора ЭДО
Установлена Приказом ФНС от 8 июня 2021 г. N ЕД-7-26/546@ "Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота"
Оператор ЭДО обязан обеспечить:
- хранение информации об обмене документами в электронной форме в течение всего срока хранения таких документов, определенного в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
- резервное копирование, обеспечивающее сохранность информации и сведений об обмене документами в электронной форме.
Хранение документов операторами ЭДО на законодательном уровне не регулируются.
Как должно регулироваться хранение электронных документов оператором ЭДО
В договоре с оператором ЭДО должна быть отдельно прописана ответственность оператора за хранение документов в соответствии с российским законодательством. В раздел о хранении документов стоит включить:
- ответственность оператора за хранение документов;
- обязанность обеспечивать технологические процедуры сохранности электронных документов;
- порядок отбора и уничтожения документов с истекшими сроками хранения (формирование акта о выделении к уничтожению документов).
Вывод
Оператор ЭДО отвечает за отправку и получение документов в электронном виде. За хранение документов оператор ЭДО будет отвечать только в случае, если в договоре есть отдельный раздел об оказании дополнительной услуги ответственного хранения документов (ведение электронного архива). Предъявить претензию оператору за утерю документов при отсутствии соответствующего договора будет невозможно.
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.
DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»