Таск-менеджер – крутой инструмент, удобство которого оценивают с первых минут. Казалось бы, провалить его внедрение – очень сложная задача. Но мы постарались и собрали пять вредных советов, чтобы вам помочь.
Демотивировать сотрудников
К новому нужно привыкнуть. Руки по привычке тянутся к старым инструментам. Задачи поначалу дублируются: часть в блокноте, часть в таск-менеджере. А еще вам будут задавать вопросы. Вот этот момент нельзя упускать!
Если дать сотрудникам время освоиться – они поймут, что новый инструмент очень удобен. В два клика мышкой находится любая информация, и в те же два клика открывается/закрывается задача. Это экономит их время. А лишнее время – это что? Правильно: оплаченное лентяйство.
Поэтому на все вопросы отвечаете кратко, а еще лучше – отправляете читать инструкцию. Инструкция должна быть только в печатном виде, в одном экземпляре и без выноса из вашего кабинета. Время на поиск информации не больше трех минут. Неправильное использование таск-менеджера – замечание. Идеально – если еще и премию снижать начнете за недостаточный энтузиазм в обучении полезному инструменту.
Не забывайте про микроменеджмент
Как это он не работает? Мы сами писали, в статье «4 способа постановки задач: как не завалить свой отдел отчетами и всё успеть»? Писали! Но там полезные советы были. А здесь вредные.
Так вот, для того чтобы вызвать негатив к таск-менеджеру, нужно сделать из него Большого брата. Пусть сотрудники записывают туда абсолютно всё, чем заняты. Познакомиться с акцией – задача. Отойти на перекур – задача. Взять новую ручку и блокнот – это тоже задача.
А главное – задавайте вопросы. Почему Вася сходил на перекур целых семь раз? Почему Маша 15 минут изучала новый продукт? Зачем Пете ходить на склад, если образцы для фотографий у него лежат на столе? И что, что там освещение лучше? В программе поправит!
Не забывайте: чем больше у сотрудника невыполненных задач, тем хуже он работает. А значит, можно смело возвращаться к предыдущему пункту. Слишком много закрытых задач – тоже подозрительно. Он правда всё сделал или только галочки поставил?
Часто советуют вносить только важные задачи, ставить дедлайн к каждой и забыть про микроменеджмент. Но так вы рискуете успешно внедрить новое.
Подключите сразу все функции
Программа не бесплатная, так что пусть теперь отрабатывает. А если вам хватает тестового функционала, тем более – зачем отказываться от того, что дали даром? Это как в салате есть всё, кроме лука. Совсем не тот вкус.
Поэтому включайтесь на полную. Совсем неважно, нужно ли это вашему бизнесу, помогает ли отделу. Важно использовать всё, что разработчики предоставили. А если сотрудники будут недовольны «лишней» работой – вспомните, что свободное время – это зло.
Никаких опросов – настраивайте всё сами
Пункт первый: руководитель знает лучше.
Пункт второй: если тебе кажется, что это не так, смотри пункт первый.
Кому, как не руководителю, понятны все особенности отдела, продукта и компании! Поэтому долой демократию. Все настраиваемые параметры делаете только так, как удобно вам. Внешний вид карточек задач, количество полей, доступ к разделам и прочие приятные для жизни мелочи. Если есть возможность – заблокируйте доступ к изменениям. Если нет – сурово за них наказывайте.
Помните: если сначала спросить сотрудников, какие возможности им нужны, потом внимательно изучить таск-менеджеры, подобрать нужный, настроить его и попросить обратную связь от отдела – вы рискуете справиться с задачей и внедрить таск-менеджер очень быстро.
Не вздумайте общаться с технической поддержкой!
Если у вас что-то не работает, зависает или не соответствует инструкции – забудьте о техподдержке. Только представьте, что вам придется тратить время на общение, ждать ответа, что-то менять. А вдруг это сработает? А вдруг программа станет действительно удобной? Никак нельзя.
Соблюдайте эти пять правил, и любой таск-менеджер будет успешно побежден!
Для подстраховки оставляем краткий чек-лист, пункты из которого ни за что выполнять нельзя.
- Проведите обучение, дайте время сотрудникам освоиться. Хвалите за успехи.
- Спросите отдел, что им нужно для комфортной работы, учтите это при выборе.
- Покажите преимущества и то, что свободное время помогает работать эффективнее.
- Настройте таск-менеджер под свой бизнес.
- Помните: микроменеджмент не работает. Задачи, которые не относятся прямо к рабочему процессу, забивают вам статистику.Это была рубрика «Вредные советы».
Это была рубрика «Вредные советы».
Ставь лайк и пиши комментарий, если хочешь узнать, насколько ты зрелый руководитель, в следующей статье.