Для эффективного управления логистикой сотрудникам транспортного отдела нужны инструменты, которые сделают их работу более быстрой и точной.
В статье расскажем, как грузовладельцы могут повысить производительность внутренних логистов и оптимизировать затраты с помощью автоматизации.
Все операции, которые логисты совершают во время своего рабочего дня, можно разделить на 2 направления. Базовые задачи, которые связаны с организацией и контролем доставки грузов и стратегические: построение оптимальных маршрутов, выбор перевозчиков с выгодными тарифами, аналитика выполненных перевозок.
Факторы, снижающие производительность логистов
Большинство грузовладельцев работают более чем с одной транспортной компанией. Если управление грузоперевозками происходит в ручном режиме, логистам приходится использовать несколько каналов связи для взаимодействия с перевозчиками.
Процесс коммуникации обычно выглядит следующим образом:
- логист размещает заявки на специализированных порталах перевозчиков;
- делает запрос среди своих партнеров по перевозкам, дожидается ответа, согласовывает цену, заполняет договор-заявку и отправляет ее по электронной почте;
- после оформления заявки логисту нужно узнать данные водителя и машины, для чего снова приходится общаться в нескольких каналах коммуникации;
- когда данные получены, логист узнает статус текущих перевозок, что опять делает необходимым общение в разных каналах: звонки по телефону, переписка в SMS-сообщениях и мессенджерах.
При таком количестве ручного труда нет никаких гарантий того, что сотрудник не ошибется. Есть ошибки, которые глобально не влияют на эффективность логистических процессов, а лишь замедляют их, например, опечатки в договорах. Другие неточности, которые могут возникнуть при вводе данных в таблицы учета или при ручном расчете маршрутов, отражаются на прибыли компании. Например, если сотрудник ошибся при вводе информации или построил нерациональный с точки зрения загрузки транспорта или расхода топлива маршрут, расходы на грузоперевозки у компании увеличатся.
К основным факторам, которые снижают производительность сотрудников отдела транспортной логистики, относятся:
- Замедление коммуникаций
Без консолидации данных в одной системе логисту приходится выполнять дополнительные действия для получения и передачи информации. При отсутствии автоматизации диспетчерский отдел может быть перегружен запросами.
- Ошибки из-за «человеческого фактора»
Обработка заявок и передача данных “вручную” не только отнимают много времени, но и часто приводят к ошибкам. Если процессы не автоматизированы, логистам приходится полагаться на интуицию и ручные расчеты, которые не всегда надежны.
Какие процессы можно автоматизировать в MasterTMS
Автоматизация транспортной логистики с помощью TMS-системы способна ускорить многие рабочие процессы логистов. Например, в MasterTMS все коммуникации с перевозчиками ведутся в едином информационном пространстве, где можно создать заявку на перевозку, внести в нее необходимые параметры и оперативно назначить перевозчика. Есть возможность выбрать конкретного исполнителя, а также разместить заявку, которая будет доступна всем перевозчикам, зарегистрированным в системе или определенной группе контрагентов.
Логисты управляют тарифами на доставку грузов, с помощью проведения аукционов, выбирая самые выгодные ценовые предложения перевозчиков. За все время организации процесса грузоперевозки логисту не нужно совершать множество телефонных звонков, необходимая информация фиксируется в системе и доступна всем участникам логистического процесса.
В MasterTMS весь документооборот автоматизирован, это позволяет ускорить заключение договоров с новыми перевозчиками и обмен закрывающими документами. Логисты могут загружать собственные шаблоны договоров и заявок на перевозку. Исполнитель, который принимает заказ, автоматически получает подписанные документы со стороны грузовладельца и отправляет ему свои экземпляры с подписью в несколько кликов.
Алгоритм маршрутизации помогает максимально загружать транспорт и задействовать минимальное количество машин. Приоритизация заказов позволяет в первую очередь загружать машины с минимальной стоимостью перевозки. Маршруты строятся в соответствии с временными окнами, что обеспечивает соблюдение сроков доставки.
Сервис мониторинга позволяет не только отслеживать местоположение груза в режиме реального времени, но и получать периодические уведомления о статусе выполнения грузоперевозки. Это становится возможным благодаря специальному мобильному приложению для водителей, в котором они отмечают каждый этап выполнения рейса начала выполнения заказа до разгрузки на локации конечного грузополучателя.
Встроенная система отчетности позволяет гибко управлять качеством доставки, сопоставляя запланированное и фактическое время прибытия машины с грузом.
Как производительность персонала влияет на логистические расходы
Время логистов освобождается для решения стратегически важных задач. Логисты могут тратить несколько часов на механические вычисления и рутинные операции, в то время как машинные вычисления могут выполнить ту же задачу всего за несколько минут. Автоматизация позволяет персоналу сосредоточить свои усилия на стратегических задачах бизнеса и сократить расходы на транспортную логистику. Например, логист может использовать свое рабочее время для поиска выгодных тарифов на перевозки и пополнять список постоянных перевозчиков новыми контрагентами.
Небольшое количество сотрудников могут выполнять большой объем работы. Автоматизация позволяет небольшому количеству сотрудников контролировать множество процессов. Это особенно актуально, когда у компании растут обороты – руководству не нужно расширять штат и нести дополнительные расходы на заработную плату и налоги.
MasterTMS – облачная система, и позволяет работать из любой точки, без привязки к местоположению сотрудника. Для доступа к платформе нужен только интернет, поэтому грузовладельцы могут экономить на аренде офиса, предоставляя логистам возможность дистанционного управления грузоперевозками. Эффективность работы персонала легко оценить за счет постановки KPI и прозрачной системы отчетности.