В жизни каждого руководителя проектов случалось, что миссия «Уложиться в дедлайн» неизбежно проваливалась. Достаточно задержаться с одной задачей, чтобы затянулся весь процесс. Все дело в неточной оценке сроков проекта и неправильном распределении ресурсов. Также на это влияет коммуникация с командой: сферы ответственности, порядок выполнения задач или общий план проекта.
Приручить управление проектами сложно, но можно. Для этого не нужно становиться джедаем, все гораздо легче. Просто воспользуйтесь инструментами для наглядной работы с данными. Например, диаграммой PERT. График помогает отслеживать этапы проекта, его задачи и сроки.
Какие задачи решает диаграмма PERT:
- Представить заказчику информацию о временных рамках проекта на первоначальном согласовании. Благодаря графику руководитель понимает, сколько понадобится времени и сможет привлечь лиц, которым был бы интересен проект.
- Управлять временными промежутками. Это поможет завершить проект к определенному сроку.
- Отображать все задачи, которые должны быть закрыты для успешного завершения проекта.
- Показать все затраченные и свободные ресурсы, чтобы верно распределять их между задачами.
- Вносить корректировки: добавлять задачи, передвигать их без ущерба всему проекту.
А почему диаграмма вообще так называется? PERT — метод анализа и оценки программ. На английском языке это звучит так: Program Evaluation Review Technique. Изначально этим графиком пользовались ВМС США в 1950-х годах для ведения военных проектов.
Но потом модель PERT перенесли и в сферу менеджмента, чтобы отслеживать эффективность работы проектов на каждом этапе. Внутри диаграммы такого типа легко управлять временными промежутками, что помогает завершить проект к определенному сроку.
Из чего состоит PERT-диаграмма
PERT-диаграмма — это горизонтальная схема, в которой процессы распределены по промежуткам времени: неделям и месяцам. Визуально она похожа на майнд-карту проекта. Здесь между собой переплетены все задачи для наглядности по основным векторам развития.
Иногда на графике также указывают сроки перехода от одного этапа к другому.
Всего в диаграмме 4 элемента:
- Узлы. Они фиксируют главные этапы работы и представляют собой кластеры задач. Из узлов формируется проект. Их необходимо нумеровать, чтобы упорядочить последовательность действий. Например, вы решили посадить дома цветок. Узлом станет покупка семян, грунта и горшка.
- Стрелки. Они связывают кластеры, результаты которых влияют друг на друга. Задача, от которой направляется стрелка, является первостепенной, без нее невозможно приступить к следующей. Невозможно размножить растение, пока оно не пустит корни.
- Пунктирные линии. Они также нужны для связи задач, но уже без зависимости друг от друга. Эти связи больше показывают общий вектор развития проекта. Поэтому результат одной части проекта не влияет на другую. Независимо от того, насколько вырос цветок, можно посадить, например, дерево.
- Время. Срок, за который проект сможет перейти от одного этапа к другому.
Преимущества и недостатки диаграммы PERT
У всего есть плюсы и минусы. При выборе метода планирования и распределении ресурсов важно о них знать.
Преимущества:
- В диаграмме собрана информация из различных отделов, что упрощает коммуникацию между ними. Можно назначать ответственных за определенные процессы или кластеры задач в проекте.
- В графике легко отследить ресурсы на каждом этапе проекта.
- Можно определить критический путь.
- Есть возможность перенести менее важные задачи на другие даты и уложиться в дедлайн.
Недостатки:
- Для составления графика необходимо привлекать специалистов: менеджеров и сотрудников из разных отделов. Это затрачивает ресурсы, которые могут потребоваться для других задач.
- Оценка носит субъективный характер, она напрямую зависит от опыта руководителя. В диаграмме могут содержаться необоснованные оценки по временным промежуткам, которые нужно затратить на отдельные этапы или на весь проект.
- Финансовые аспекты проекта не отражаются, диаграмма в первую очередь направлена на временные траты.
Как составить диаграмму PERT
- Выявить задачи проекта. На этой стадии необходимо собрать информацию о деталях проекта и провести встречу с участниками. Необходимо также связать элементы, которые должны выполняться последовательно и зависят друг от друга.
- Распределить задачи между участниками. Здесь нужно проанализировать временные затраты на каждое действие и разделить нагрузку между членами команды.
- Определить критический путь. Это самый продолжительный промежуток с момента начала проекта и до его окончания. Благодаря ему можно определить, сколько минимально и максимально времени нужно потратить на ту или иную задачу. Таким образом выявляется наиболее вероятная длительность каждого действия. Все это поможет понять, где есть вероятность задержек и заранее распределить ресурсы.
При выполнении этих пунктов работа над составлением диаграммы не заканчивается. Пока проект находится в разработке, в график нужно постоянно вносить изменения: передвигать второстепенные задачи, управлять ресурсами в случае их неправильного распределения или нехватки.
Сервисы для создания PERT-диаграммы
SmartDraw. Здесь PERT-диаграмма составляется на основе шаблонов и адаптировать их под собственные запросы. В сервисе для каждого кластера задач можно указать дату. Один из примеров графика, который можно составить в программе:
Lucidchart. В этом сервисе можно найти не только развернутый выбор настроек для проектирования графиков, но и библиотеку для анализа проектов.
Edraw Max. Сервис подойдет для более профессионального составления диаграммы PERT. Здесь можно работать онлайн вместе с командой, а также рассчитывать критический путь и распределять задачи по WBS системе.
Диаграмма PERT и диаграмма Ганта: в чем отличия и какую выбрать
При выборе из двух этих графиков стоит учитывать специфику проекта. Оба варианта подходят для визуализации результатов. Однако между ними есть несколько функциональных отличий, графики также различаются визуально.
PERT чаще всего используется на начальных этапах запуска проекта. График подходит для того, чтобы выстроить хронологию проекта и просчитать нужное время для выполнения проекта.
Диаграмма Ганта подойдет для выявления задач и их зависимостей между собой.
Ее можно компоновать в зависимости от сферы проекта: график состоит из блоков различной формы, которые соединяются стрелками. Диаграммы Ганта представляют собой традиционную гистограмму, в которой все данные четко структурированы и сложно поддаются изменениям, также с помощью этой схемы можно отслеживать прогресс по каждой задаче.
Диаграмма Ганта также предполагает несколько уровней вложенности. Благодаря этому ее можно использовать не только для общего стратегического планирования, но и в микроменеджменте. То есть можно увидеть общую картину, например, идет маркетинговая кампания. Но если развернуть это мероприятие, можно увидеть отдельные задачи, из которых оно состоит: запуск таргетированной рекламы, офлайн-мероприятия и т.д. Составить диаграмму Ганта можно в российском сервисе проектного управления Аспро.Cloud.
Вывод
Препятствий на пути разработки проекта не нужно бояться, их не избежать. Здесь остается только принять и простить. Однако если научиться правильно планировать, то эти преграды можно заранее предусмотреть и построить работу с их учетом. В этом случае проект не будет стоять на месте, при этом нагрузка между сотрудниками будет распределена равномерно. Именно для этого в работе нужно использовать инструменты для работы с данными, такие как, например, PERT-диаграммы.
Методика оценки и анализа проекта повысит результативность процессов в бизнесе. Конечно, не забываем, что диаграмма Ганта в этом случае тоже поможет. Но выбрать более удобную технику можно путем их сравнения и адаптации под сферу проекта.
Чем мы занимаемся?
- Пишем полезные материалы на Дзен (: