Про Тайм-менеджмент руководителя мы уже поговорили, теперь хотела бы уделить внимание этому важному навыку для ассистента.
Тайм-менеджмент — это методы для управления временем. Эта техника основана на самоорганизации и управлении своим временем и ресурсами.
Матрица Эйзенхауэра поможет понять, какие задачи срочные и важные, а какие могут подождать. Выглядит она так:
На основании нее задачи легко расставляются по приоритетности, позволяя максимально эффективно справляться с их выполнением.
Например просят приготовить гостю кофе (важно, не срочно), соединить входящий звонок с директором (важно срочно), заказать канцелярию (не важно, не срочно), поставить печать (не важно, срочно).
Модель управления временем в общем выглядит так:
1 . Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Для себя я выделила такой способ, который называется "Автофокус". В ежедневнике я пишу все основные задачи дня, а потом перечитываю его, понимая на чем остановиться (в голове сама собой выстраивается матрица Эйзенхауэра). После выполнения дела, вычеркиваю его с помощью цветного маркера. Видя в конце дня, почти полностью цветную страницу ежедневника, появляется чувство удовлетворенности от количества проделанной работы. К тому же этот способ позволяет не упустить мелкие, но важные поручения. То, что не выполнено сегодня, переношу на следующий день.
Также мне помогает планирование в календаре Outlook. Расписание в котором я расставляю не только для руководителя, но и для себя.
Ну и в качестве тяжелой артиллерии - будильники на телефоне! Будильники расставлены у меня на все важные дела, у которых есть дедлайны: написать, позвонить, отправить и т.д. Это конечно не очень удобно, но, к сожалению, такого умного помощника как Пятница из фильма про Железного Человека еще не изобрели )))
Без навыка самоорганизации профессиональная жизнь секретаря невозможна. Наша задача непрерывно поступающие дела классифицировать, обрабатывать и выполнять и чем больше мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы. Да и жизни в целом, ведь работу за нас никто не сделает, а уходить домой хочется во время!
На самом деле приемом управления временем много, и каждый найдет подходящий для себя, я описала оптимальный для меня.
Делитесь лайфхаками, которые позволяют вам быть максимально продуктивными!