К нам в компанию обратилась компания с запросом на создание системы комплексного управления бюджетированием. Функционал приложения должен был включать в себя исполнение планов, контроль за расходованием бюджета. Помимо этого, приложение должно упростить процесс планирования, прогнозирования потребностей в финансах.
В компании заказчика автоматизация практически отсутствовала, поэтому во время проектирования приложения мы поставили пред собой несколько целей. Их исполнение должно было позволить компании с помощью приложения контролировать бюджеты на всех этапах и позволить оперативно реагировать на отклонения от плановых показателей. Внедренная автоматизация планирования должна работать на основе заранее установленных параметров. Неотъемлемой частью приложения должны стать предиктивная аналитика и прогнозирование потребности в финансах и прозрачная отчетность о расходах.
Особым требованием заказчика были сжатые сроки – он хотел получить готовое решение корпоративного уровня за полгода. Мы разработали и внедрили решение, решающее обозначенные цели. В Платформу интегрированы шаблоны, которые позволили работать в обозначенных сроках, при этом эффективно автоматизируя процессы формирования, контроля и анализа бюджетов компании и ее подразделений.
Для реализации поставленных задач в приложение автоматизации бюджетирования мы внедрили несколько функций для комплексного планирования и расчета стратегических целевых показателей.
Одной из функций является планирование экономических, производственных и финансовых показателей с контролем и анализом исполнения планов и сценариев компании. Она позволяет пользователям создавать детальные бюджеты на основе данных прошлых периодов и прогнозируемых тенденций, а также контролировать и анализировать их исполнение.
Сбор данных по производственным планам и программе формирования бюджета предприятия позволяет собирать и отслеживать информацию о планах производства и формировании бюджета, чтобы на основе этой информации создавать бюджеты на будущие периоды.
Функции формирования, контроля и анализа исполнения финансовых планов, включая бюджет движения денежных средств на 12 месяцев, позволяют пользователям более точно прогнозировать потоки денежных средств и управлять ими.
Один из разделов приложения осуществляет функции сбора и формирования статей БДР/БДДС. Версионность бюджетов, межверсионный и план-факт анализ обеспечивают гибкость к изменениям и вариативность расчетов, что позволяет пользователям легко и быстро вносить изменения в бюджеты, а также просматривать различные варианты их расчета.
Система отслеживания статусов позволяет отслеживать статусы задач и процессов, связанных с бюджетированием. Улучшает прозрачность процессов, повышает общую эффективность и сокращает время, затрачиваемое на выполнение задач.
Распределение полномочий и ответственности структурных подразделений дает возможность назначать роли и задачи для каждого подразделения, определять, кто отвечает за какой аспект бюджетирования и контролировать выполнение задач.
Для улучшения контроля над бюджетными показателями, в приложении добавлена возможность контроля ответственности головного предприятия и дочерних обществ. Это позволяет пользователям контролировать исполнение бюджета каждого дочернего общества и сравнивать его с общими бюджетными показателями головного предприятия.
Контроль обмена бюджетными данными с помощью системы статусов и отслеживания обеспечивает своевременную передачу данных между подразделениями, их точность и полноту.
Для управления бюджетами компании по различным направлениям мы добавили возможность распределенного сбора данных по компании в целом и филиалам в частности. Так, пользователи могут собирать информацию из разных подразделений компании и филиалов и объединять ее в единый бюджет.
Электронное согласование данных и мониторинг согласования данных из разных филиалов и департаментов обеспечивает своевременное и точное согласование данных между подразделениями, их точность и полноту.
Важным аспектом нашего приложения является возможность создания бюджетов компании по различным направлениям. Пользователи могут создавать бюджеты для различных подразделений, проектов, продуктов и других направлений деятельности компании.
Не менее важной функцией является визуализация последовательности шагов планирования. Эта функция позволяет пользователям легко и быстро просматривать последовательность шагов в процессе планирования и цепочках согласований.
Инструменты для вариативного расчета производственных, экономических и финансовых планов помогают пользователям создавать бюджеты и планы, учитывая различные сценарии и возможные изменения в бизнес-процессах.
В приложение интегрирован простой редактор формирования шаблонов, схем и алгоритмов для автоматического расчета планов и бюджетов на основании изменяемых параметров и констант, который облегчает процесс создания и настройки бюджетов и планов, позволяет пользователям быстро вносить изменения и получать актуальную информацию.
Поддержка work-flow с изменением пути согласования в зависимости от условий и возможностью вернуть задачу на доработку или переадресовать ее позволяет настраивать процессы согласования, изменять путь согласования в зависимости от условий, контролировать выполнение задач и оптимизировать процессы.
Для оперативного обмена информацией и внесения правок пользователи могут оставлять письменные комментарии в приложении. Они могут быть прикреплены к форме и задачам для оперативного уточнения деталей. При внесении изменений или назначении новых задач ответственные пользователи получают e-mail с оповещениями.
В приложении внедрены разграничения прав доступа и ролей для различных бюджетных форм и аналитики, учитывая дивизионы, категории, регионы и т.д. Это обеспечивает безопасность данных и контроль доступа к ним.
Благодаря тому, что платформа развернута в облаке, она позволяет одновременно вводить данные несколькими пользователями в разные бюджетные формы. Это ускоряет одновременную работу с объектами. Наше приложение также позволяет запретить одновременную работу в одной и той же форме, чтобы избежать конфликтов данных и ошибок.
Добавлена возможность обратимости изменений в моделировании и аудита данных. В случае ошибки можно вернуть данные к предыдущему состоянию. А для удобства отслеживания истории добавлен журнал изменений, который позволяет отследить все изменения и вернуться к предыдущей версии данных.
Другой важной функцией является управление движением денежных средств. Мы добавили распределенный сбор плановых и фактических данных по бизнес-единицам, что позволяет контролировать бюджеты на разных уровнях организации. Добавили поддержку версионности и мультивалютности, анализа и сравнения версий.
Что в итоге?
Мы внедрили приложение, которое автоматизирует бюджетирование и позволило добиться значительного улучшения в управлении бюджетом и финансами компании.
Предоставили приложение с набором инструментов, которые обеспечивают высокую степень прозрачности, автоматически формируют отчеты о движении и расходовании денежных средств.
Автоматизированы процессы формирования и утверждения бюджетов, в том числе с использованием сценариев.
Унифицированы методологии бюджетного управления, что упрощает анализ проектов планов и бюджетов.
Добавлены процессы согласования и утверждения бюджетов с возможностью мониторинга каждого этапа.
Автоматизированы планирование продаж, производственной деятельности и расчета себестоимости, что позволяет компании быстро реагировать на изменения в среде и оптимизировать свои операции.
Разработанная система была внедрена в компанию за 6 месяцев благодаря короткому периоду разработки и модульности платформы. При этом созданная система может быть расширена при необходимости силами специалистов компании-заказчика. Для этого достаточно глубокого понимания бизнес-процессов. Интуитивно понятный пользовательский интерфейс платформы и навигатора, через который происходит настройка приложений, позволяют не тратить средства на поддержание решения.
