Существует несколько способов, которые помогут сэкономить затраты офиса:
👉🏻 Оптимизация использования пространства: уплотнение рабочих мест, использование незакрепленных рабочих мест для сотрудников, уменьшение количества переговорок и бронирование оставшихся по времени позволит сократить затраты на аренду офиса.
👉🏻 Использование энергоэффективного оборудования и энергосберегающего освещения снизит затраты на коммунальные услуги.
👉🏻 Сокращение парковочных мест и поощрение сотрудников, использующих общественный транспорт или велосипеды.
👉🏻 Перевод части сотрудников на удаленный / гибридный график работы. Как результат - отказ от части арендуемых помещений.
Применение этих мер поможет оптимизировать затраты на эксплуатацию офиса и повысить его эффективность.
☝🏻 Дополнительный элемент, на котором также можно существенно экономить затраты – это оптимизация использования бумаги.
На бумагу тратится большая часть средств, выделяемых организациями на канцтовары. Согласно исследованиям, средний расход бумаги на человека, занимающегося офисной работой, составляет порядка 45 листов А4 в день.
Как экономить бумагу в офисе:
📝 Обяжите сотрудников использовать двустороннюю печать (инструкции, внутренние приказы, предписания).
📝 Повторное использование (заполненные только с одной стороны листы, утратившие актуальность, могут быть использованы для заметок).
📝 Храните и пересылайте документы в электронном виде (экономия на печати и месте для хранения бумажной документации). Используйте место в облачном хранилище, резервные копии для сохранения документов. если опасаетесь за потерю важных данных.
📝 Сократите поток бумажной документации с партнерами, клиентами, банками. Вместо отправки печатных запросов на покупку и заказы продукции переключитесь на электронные транзакции. Откажитесь от бумажных чеков, счетов, перейдите на интернет-банкинг. Вместо почтовых рассылок пользуйтесь электронной почтой. Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для электронной подписи, чтобы свести к минимуму необходимость подписывать и пересылать документы по почте.
📝 Проводите встречи в электронном формате без бумажных протоколов. Для презентаций приобретите проектор, на котором будет происходить показ слайдов и других презентационных материалов.
📝 Мотивируйте работников сокращать количество печатной документации. Ведите анализ расхода бумаги для измерения количества печатных копий, за которые ваши работники будут отчитываться каждый месяц. Это знание будет мотивировать их сокращать расходы на распечатку личных документов и создание ксерокопий для своих нужд.