Вопрос о том, кто должен оформлять документы на служебную командировку работника, в разных компаниях решается по-разному: это может быть кадровик, бухгалтер, секретарь, офис-менеджер и т.д. Если часть задач или организация поездок полностью ложится на ваши плечи, вам пригодится этот чек-лист.
Итак, что нужно проверить для успешной организации деловой поездки сотрудника?
Этап 1. Подготовка командировки
- У сотрудника нет ограничений на поездки.
Не все сотрудники могут отправляться в деловые поездки. Например, нельзя командировать беременных, даже если они не против (ст.259 ТК РФ). Также запрещено отправлять в деловые поездки сотрудников, которые находятся на больничном. А если человека необходимо вызвать в командировку из отпуска, это можно сделать только с его письменного согласия.
- Сотрудник сделал заявку на командировку: его руководитель в курсе и поездка согласована.
- Составлен приказ о направлении работника в рабочую поездку.
Этот документ не является обязательным, но если в вашей компании есть такая практика, в приказе нужно указать ФИО сотрудника, направление, цель поездки и даты. Основой документа является служебное задание.
- Оформлено служебное задание.
Этот документ также не входит в список обязательных, но если для вашей организации он важен, в нем нужно прописать ФИО работника, сроки и цели поездки, должность, занимаемую командировочным. Бланк может быть разработан внутри компании
- Служебное задание и приказ согласованы руководством.
- Бухгалтерия получила сведения для получения суточных.
Максимальный размер суточных для поездок по России – 700 рублей, для заграничных командировок – до 2500 рублей. Деньги должны быть начислены сотруднику за несколько дней до рабочей поездки.
- Забронировать билеты.
Стоит уточнить у сотрудника подходящий вид транспорта и время вылета и возвращения. И обязательно убедиться, что стоимость билетов не выходит за рамки установленного лимита.
- Забронировать гостиницу.
Ищите варианты, которые будут недалеко от места рабочей встречи/мероприятия.
Если командировка заграничная
- Убедиться, что сотрудник получил билеты и ваучер для проживания.
- Удостовериться, что оформлена страховка и при необходимости поданы документы на визу.
- Проконтролировать получение визы.
Этап 2. Управление рисками
- Подтверждена бронь гостиницы.
- Проверена информация по перелету.
- Сотрудник знает, куда позвонить/к кому обратиться, если что-то пойдет не по плану (у него есть контакты гостиницы/телефон авиакомпании).
Этап 3. Проследить за отчетностью
Нужно убедиться, что сотрудник в курсе, что ему нужно сдать в бухгалтерию:
- Посадочные талоны, чеки на железнодорожные билеты.
- Чеки из гостиницы – подтверждение проживания.
- Чеки о поездках в такси.
- Чеки на непредвиденные расходы, которые связаны с заданием.