Личный ассистент предпринимателя – это очень важная, но в то же время достаточно доступная профессия с низким порогом входа. Для нее не нужны какие-то специальные знания и навыки (так называемые хард-скиллс), но нужно владеть определенными личностными качествами (софт скиллс), которые помогут вам стать хорошим специалистом, с которым работодатель захочет сотрудничать долгое время.
По сути помощник – это правая рука руководителя. Его задача – разгружать предпринимателя для более важных стратегических задач, которые есть у него в бизнесе.
Такая работа подойдет для женщин с детьми, так как позволяет сочетать и трудовую занятость, и ведение домашнего хозяйства.
Плюсы и минусы работы личным ассистентом:
МИНУС. Рабочий график личного помощника зависит от графика его руководителя, при этом задачи могут быть растянуты по всему дню, и работать нужно будет и рано утром, и поздно вечером.
Но если сложить все то время, которое личный помощник тратит на решение задач, то может выйти даже меньше чем стандартный 9-часовой рабочий день в офисе.
МИНУС. Быть всегда на связи с руководителем. Это, наверное, самый большой минус этой работы.
Но мы ведь и так постоянно сидим в соцсетях и мессенджерах, а когда просыпаемся – первым делом хватаемся за телефон. Так что, наверное, если уж и делать это, то хотя бы с пользой для своего кошелька, не правда ли?
МИНУС. Нет жесткого графика работы и четкого планирование рабочего дня, так как всегда могут появиться неожиданные задачи. Но при этом все равно планировать работу наперед нужно и нужно ставить основные задачи на месяц, неделю и день.
МИНУС. Нет отпуска как такового, так как все равно нужно оставаться на связи, хотя бы минимально. Либо он зависит от графика работы руководителя: когда у него минимальная загруженность, тогда и ассистент может позволить себе уйти в отпуск.
Тем, кто хочет попробовать себя в этой профессии, нужно сразу свыкнуться с мыслью, что работа будет тесно переплетена с жизнью. И если вы куда-то идете или едете, вы должны оставаться на связи с вашим руководителем, быть в курсе его дел и рабочего графика, чтобы оперативно вносить в него изменения, если это понадобится.
ПЛЮС. Такой работой можно заниматься полностью удаленно, иногда даже не требуется личное знакомство с предпринимателем, на которого вы будете работать, но чаще это все-таки нужно.
ПЛЮС. Не нужно находиться в том же городе, где находится ваш работодатель. Либо вы можете работать из путешествия.
ПЛЮС. Почти все задачи, которые ставятся перед помощником, решаются с помощью смартфона, ноутбука, специальных приложений и сервисов. Благодаря этому мы можете работать буквально на ходу, только с помощью телефона или планшета, гуляя с детьми в парке и т.п.
Идеальный ассистент может решить любую задачу на любом конце света. Например, сидя в Иркутске, отправить доставкой цветы в Лос-Анджелесе. В этом нет никакой сложности, так как сегодня можно заказать курьера практически в любую точку мира. В помощь вам соцсети и мессенджеры. А если нужно общаться на иностранном языке, с этим поможет онлайн-переводчик.
Задачи, которые обычно выполняет удаленный ассистент предпринимателя:
- Покупка билетов, сбор и оформление разных документов, помощь в оформлении визы и страховки, подготовка договоров.
- Заказать что-то интернет-магазине, организовать доставку, проверить, чтобы она пришла вовремя.
- Записать руководителя к врачам и в салоны красоты и разные инстанции. Сопоставить это с его планами, уточнить у него, когда ему что будет удобно, куда пойти и во сколько.
- Занести это все в приложение-планировщик, которое синхронизируется также и у работодателя, то есть он в реальном времени видит, что вы заносите ему в план, и может изменять его вместе с вами.
- Часто помощник еще выполняет функцию человека которые заведует расчетным счетом и финансами, взаимодействует с бухгалтерией.
- И в целом помогает поддерживать коннект с другими сотрудниками и организовывать их работу.
Приложения и сервисы, которые нужны для комфортной и качественной работы ассистента:
- Мессенджеры: WhatsApp, Telegram и пр. Чтобы постоянно быть на связи.
- Планировщики: TickTick, Google Календарь. Куда записываются все планы и возможные встречи.
- Авиабилеты. Aviasales, Skyscanner, S7 и пр.
- И обязательно безлимитный тариф на телефоне. Пусть это и не приложение, но без этой вещи никуда.
Но бояться не нужно: в работе ассистента нет каких-то неимоверно сложных и невыполнимых задач. Все можно решить, просто нужно приложить чуть больше усилий. И когда вы работаете с таким подходом, вы становитесь тем ассистентом, за которого руководитель держится.
ВТОРАЯ ЧАСТЬ ТУТ
ТРЕТЬЯ ЧАСТЬ ТУТ