Юлий Минькин, руководитель проектного офиса
Ответственность - это готовность нести материальный, моральный или физический ущерб за свои действия или бездействие.
Это широкое толкование понятия ответственности. К счастью, в проектной деятельности не приходилось сталкиваться со случаями физических последствий для участников команды из-за всякого рода "косяков".
Но при правильном распределении ответственности между членами проектной команды, вероятность успешного завершения проекта значительно возрастает.
Матрица ответственности
Одним из инструментов, определяющим ответственность для каждого участника проекта, является матрица ответственности. Она обычно составляется в табличном виде и с ее помощью можно легко найти информацию о том, за что отвечает каждый участник проекта, т.е. за выполнение конкретных задач и целей проекта. Если матрица ответственности имеет формальное подтверждение всех заинтересованных сторон, то она является некой гарантией, что каждый член команды выполнит свою часть работы.
Матрица ответственности обычно вносится в план проекта, устав, организационную структуру проекта, проектный договор, а также используется в повседневных коммуникациях и встречах проектной команды. Она также может использоваться для оценки эффективности работы команды и определения потенциальных проблем, которые могут возникнуть в процессе выполнения проекта.
Матрица ответственности может иметь множество представлений. Главное требование – ее информативность и наглядность.
Как составить матрицу ответственности
Для составления матрицы ответственности, в первую очередь, необходимо определить роли и задачи каждого участника в организационной структуре проекта.
В проектной команде исполнителя могут быть следующие роли и задачи:
- Куратор проекта – определение целей проекта и контроль за его выполнением.
- Руководитель проекта – планирование и координация работы команды, контроль за выполнением задач и сроков.
- Функциональный архитектор – разработка архитектуры программного продукта, определение функциональных требований к системе.
- Технический архитектор – разработка технической архитектуры программного продукта, определение требований к аппаратному и программному обеспечению.
- Аналитики – анализ требований заказчика, разработка спецификаций и документации, оценка рисков.
- Программисты – разработка программного кода в соответствии с требованиями и спецификациями.
- Тестировщики – тестирование программного продукта, выявление ошибок и дефектов.
Аналогично, для команды заказчика могут быть определены следующие роли и задачи:
- Спонсор проекта – финансирование проекта, контроль за расходами.
- Руководитель проекта – координация работы команды заказчика, контроль за выполнением задач и сроков.
- Пользователи – предоставление требований к системе, участие в тестировании и согласовании функциональности.
Затем необходимо определить уровень ответственности для каждой роли на каждой стадии проекта. Лучше всего это сделать в форме таблицы (матрицы):
Вторая часть матрицы ответственности:
К матрице ответственности необходимо добавить примечание:
- R (Responsible) - Ответственный за выполнение задачи;
- A (Accountable) - Ответственный перед стейкхолдерами за итоговый результат и принимает решения;
- R/A (Responsible and Accountable) - Ответственный за выполнение задачи и ответственный перед стейкхолдерами за итоговый результат и принимает решения;
- C (Consulted) - Консультируется в процессе принятия решений;
- I (Informed) - Информирован о результатах, но не принимает участие в процессе принятия решений.
Стадии работ в данном примере указаны условно, поскольку жизненный цикл проекта может быть построен исходя из разных подходов и технологий.
Полученная матрица ответственности позволит четко определить задачи и ответственность каждого сотрудника на каждой стадии проекта, что упростит управление проектом и снизит риски ошибок и промедлений.
Структура матрицы
Структуру матрицы ответственности можно построить иным образом, например, в разрезе функциональных подсистем или результатов проекта.
Матрица ответственности - это не обязательно одна таблица, их можно составить столько, сколько необходимо для понимания всеми участниками проекта своей ответственности.
Значение матрицы ответственности в управлении проектом
Значение матрицы ответственности в управлении проектом сложно переоценить, она играет важную роль в процессах управления проектом:
- Определение задач и обязанностей: Матрица ответственности помогает определить, какие задачи должны быть выполнены в проекте, и какие участники команды должны быть ответственны за их выполнение.
- Улучшение коммуникации: Матрица ответственности также способствует улучшению коммуникации между участниками проекта, поскольку каждый член команды будет знать, какую роль и ответственность он или она имеет в проекте.
- Определение рисков: Матрица ответственности помогает выявить потенциальные риски в проекте, что позволяет руководителю проекта принимать меры по их предотвращению и минимизации.
- Повышение эффективности работы: Матрица ответственности позволяет оптимизировать работу команды, распределяя задачи и обязанности между участниками проекта с учетом их квалификации и опыта работы.
- Управление изменениями: Матрица ответственности также может использоваться для управления изменениями в проекте. Если необходимо внести изменения в задачи или обязанности, матрица ответственности поможет руководителю проекта быстро и легко определить, какие участники команды будут отвечать за новые задачи или обязанности.
Таким образом, матрица ответственности играет важную роль в управлении проектом, помогая определить, кто отвечает за выполнение определенных задач и обязанностей, и обеспечивая более эффективную и структурированную работу команды.
Если статья была полезна, подписывайтесь на канал, ставьте палец вверх и делитесь ею с коллегами.
Еще больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegram-канале
