Несколько раз за последнее время столкнулся с таким заблуждением у работодателей. Оно заключается в следующем: если не вести никаких документов на работника, то он не сможет доказать факт своей работы, а значит не о чем беспокоиться. кому удобнее смотреть:
А вот в чём промах этой позиции - доказательства работы не ограничиваются документацией. Да, это самые классные доказательства, от которых почти невозможно отвертеться. Однако есть и другие, и их много. Вот примеры из моей практики:
Свидетельские показания - других сотрудников, которые подтвердят факт работы; контрагентов, с которыми взаимодействовал работник.
Доверенности - не трудовой, но документ. Например, экспедитор получает от работодателя доверенности на получение груза. Само по себе не доказательство работы, но уже точное доказательство факта взаимоотношений, которое сразу рушит позицию «понятия не имею кто это»
Штрафы, выписанные водителю, управляющему транспортом ООО - официальный государственный документ, который устанавливает, что на определённую дату за рулём конкретной машины был конкретный человек. Водитель может даже специально провоцировать такие штрафы, чтобы зафиксировать продолжительный факт своей работы.
Переписка. Да, нет трудовых документов, но есть переписка непосредственно с директором/собственником, из которой недвусмысленно видны все поручения, отчёты, контроль сотрудника и т.д.. Суды принимают такую переписку, иногда даже незаверенную.
То есть даже без трудового договора, приказа о приёме, карточки т-2, зарплатных ведомостей есть куча доказательств, которые не могут не образовываться в ходе нормальной работы. Да, их может быть мало на первом месяце, но если человек работает год - их будет вагон и маленькая тележка. Если работник обратится ко мне, я его научу и как за неделю-две собрать достаточно доказательств, чтобы достоверно установить факт именно трудовых отношений.
Риски отсутствия трудовых документов:
При восстановлении на работе нет никакого фундамента или точки сохранения, к которой можно было бы вернуться. Суд решит и установит все существенные условия договора, на основании результатов судебного спора, а не трудового соглашения. И там, где работодатель мог бы заранее прописать нормальную трудовую функцию, и подписать должностную инструкцию, ничего этого не будет. И работодателю придётся всё это устанавливать в ситуации жёсткого конфликта.
Штраф за сам факт отсутствия трудовых документов.
Без трудовых документов, и доказательств ознакомления ваша возможность решать повседневные конфликты снижена. Конфликты в повседневной работе случаются, это нормально. Работник не так понял, работодатель не донёс. Эту проблему решал ещё Сунь Цзы 2 тысячи лет назад. На что в такой ситуации опираться? Трудовые документы как раз могли бы помочь предотвратить спор, или его разрешить. Хотя пока что у большинства трудовые документы бесполезный мусор, но об этом в другой раз.
В случае колебания между гражданскими и трудовыми отношениями, суд обязан склоняться в сторону трудовых. Т.е. даже если этот человек действительно был подрядчиком и работал по ГПД, то работодателю крайне сложно будет это доказать без документов.
Есть риск уголовной ответственности, о котором публично я говорить не буду, т.к. он может спровоцировать злоупотребление в недобросовестных руках. Я в своей практике его точечно применял.
Поэтому я сильно против ситуации, когда трудовые документы отсутствуют вовсе. Да, если речь идёт о неофициальном трудоустройстве, работодателю, возможно, стоит их держать в единственном экземпляре у себя. Но и всё.
Повторюсь и суммирую: отсутствие документов не защищает от установления факта трудовых отношений, но может породить серьёзные проблемы и риск как в нормальной повседневной работе, так и в случае спора.