Когда задаешь вопрос: «А как называется специалист, который наводит порядок в любых документах и занимается ведением документации компании? Например, ведет архивацию кадровых документов, архивацию бухгалтерских отчетов и т.д.», мгновенно получаешь один и тот же ответ – архивариус. В данной статье мы рассмотрим, насколько такой сотрудник нужен для различных организаций и какую пользу или неудобства он может принести ее руководству.
Откуда появился термин архивариус?
Сам термин Архивариус, заимствован из латинского языка - так с давних времен называли чиновника, занимавшего должность управляющего, заведующего или директора архива. Тоже значение обозначено в «Толковом словаре» Ушакова и слово «архивариус» расшифровывается не иначе, как «заведующий архивом». Официально в России должность архивариуса появилась 28 февраля 1720 года по старому стилю. Становление связано с подписанием Петром I «Генерального регламента или Устава». По мере развития науки архивоведение, термин «архивариус» все чаще стал заменяться на «архивист» и прочно закрепился в научной и бизнес среде по сей день. Ежегодно 10 марта отмечается неофициальный праздник работников архивов, который был утвержден решением Коллегии Росархива в 2002 году.
Зачем вообще у организаций появляется потребность в архивистах?
Деятельность современной организации сопровождается большим объемом бумажных документов. В связи с этим появляется потребность организованно хранить их, в том числе для быстрого поиска, отбора, описи, аудита или уничтожения. Эти действия могут выполняться сотрудниками отделов, в которых накапливаются документы, но они это делают неохотно или не относят эту функцию к своей. Когда организация начинает задыхаться от бумаг и с ними что-то нужно делать, или появляются различные проблемы - возникает потребность в архивариусе.
Нужен ли архивист организации для работы с документами (обязан ли быть)?
Нанимать в штат своего архивариуса или нет, зависит от того, есть ли в нем постоянная потребность и какую пользу получит организация (получит ли вообще).
Многолетний опыт показывает, что архивистов нанимают в штат немногие государственные или крупные коммерческие организации. Основной их функцией является: приемка и выдача дел из архива, намного реже архивная обработка (подготовка к хранению) и отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения, еще реже ЭДО, текущее делопроизводство, оцифровка документов.
Если вам необходимо разово навести порядок в документах, которые накопились за прошлые годы, рациональнее привлечь сотрудника по договору ГПХ или выполнить все необходимые работы с разовым привлечением архивной компании. В большинстве случаев это дает лучший и быстрый результат, в сравнении с содержанием штатного архивариуса и обходится существенно дешевле.
Высшее профильное образование у архивариуса. Учат, как правильно хранить и работать с документами?
Архивная деятельность не подлежит лицензированию. Наличие профильного высшего образования не является безусловным критерием профпригодности специалиста. Важно учитывать его практический опыт на прошлых местах работы и насколько он соответствуют вашим задачам. Реалии бизнес среды существенно отличаются от программы обучения профильных учебных заведений в области архивного дела и их выпускникам приходится проходить полную самостоятельную переподготовку. При этом, есть специалисты без архивного образования, но с достаточным практическим опытом работы в организациях, которые способны самостоятельно решить любые поставленные перед ними задачи на высоком уровне. По сути архивное дело – это набор последовательных, не требующих специальных навыков действий, которые может выполнить любой работник при наличии правильных регламентов и знаний.
Как не совершить ошибку при выборе специалиста по работе с документами?
Эксперта в данной профессии должны выделять следующие личностные качества: усидчивость, аккуратность, пунктуальность, коммуникабельность, способность к выполнению рутинных и однотипных задач. Насколько кандидат им соответствует или нет, вы можете узнать у его прошлого работодателя. Обычно, добросовестные кандидаты не возражают по поводу такого общения и сами предоставляют нужные контакты. А вот с оценкой профессиональных качеств и их соответствия вашим задачам уже сложнее. С учетом возможных рисков, которые может нанести своими действиями некомпетентный «архивист», рекомендуем к оценке его практических навыков отнестись серьезно и привлечь внешних консультантов для оценки действий и соответствия будущего специалиста регламентированным нормам, как закона, так и их актам. На рынке сейчас много частных архивных компаний, среди которых можно выделить одного из лидеров в лице внешних консультантов из «Делис Архив». Также у кандидата нужно узнать имел ли он опыт самостоятельного упорядочения документов или для этих целей привлекались внешние подрядчики. Имеется ли у него опыт согласования описей и актов о выделении дел на уничтожение с госархивом, а также по передаче дел к ним на хранение. Знаком ли кандидату термином НСА (научно- справочный аппарат) и что он обозначает.
Какие задачи все чаще организации возлагают на архивиста?
Ниже описаны основные задачи, которые возлагают современные организации на архивиста:
1. Организация работы архива (размещение дел по местам хранения, создание системы топографии (где и что храниться), прием и выдача дел из архива).
2. Обеспечения процесса ежегодной приемки дел на хранение от структурных подразделений.
3. Проведение сверки наличия и плановая инвентаризация хранимых дел (подготовка паспорта архива).
4. Проведение ежегодной комплексной архивной обработки документов по основной деятельности организации и по личному составу.
5. Ежегодный отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
6. Отбор, контроль и координация работы внешних поставщиков, если их привлекают к выполнению работ (архивные и переплетные фирмы, аутсорсинг хранения, оцифровка, уничтожение и т.д.).
7. Разработка и поддержание в актуальном виде номенклатуры дел, выполнение функции контроля за структурными подразделениями на предмет ее соблюдения.
8. Исполнение различных запросов на выдачу дел и документов из архива, подготовка различных справок.
9. Перевод документов в электронный вид.
10. Участие в автоматизации процессов (ЭДО, электронный архив, системы распознавания).
11. Разработка регламентов, консультирование и обучение сотрудников смежных подразделений.
Тенденция развития специальности.
С каждым днем в нашу жизнь все больше проникают современные технологии. Бумажные документы соседствуют с электронными. В этих реалиях современному архивисту придется разбираться в информационной среде своего работодателя, принимать самое активное участие в автоматизации процессов. Особое внимание будет уделяться созданию электронных архивов и различных баз данных. По сути, из классического склада с бумагой, архив должен превратиться в единый центр обслуживания документов и информации организации как на бумажных, так и электронных носителях. Это позволит вывести столь консервативную профессию на новый современный уровень.
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.