🗓На прошлой неделе (20.03 - 24.03) проходил второй инспекционный аудит на соответствие требованиям международного стандарта ISO 22000:2018.
Да, компания прошла его, но рекомендации для улучшения получили.
Одним из которых является
❗️Управление изменениями в соответствии с 6.3 стандарта ISO 22000❗️
А вот как управлять изменениями более подробно рассмотрено далее по тексту
Не так давно мы разбирались в вопросах разработки / актуализации политики в области систем менеджмента, а также постановка целей на следующий период (год, полгода, квартал).
С вариантом оформления целей Вы можете ознакомиться в таблице1.
Данную таблицу можно расширить и включить в нее такой элемент как ресурсы. Т.е. организация изначально определяет те ресурсы, которые необходимы для выполнения данной цели. Таким образом, наша таблица трансформируется в следующую (см. таблицу 2).
Добавление столбца ресурсы показывает, что мы начинаем планировать на более глубоком уровне.
Именно такой (более глубокий) подход и требует п.6.3 «Planning of Changes» ISO 9001, и всех других стандартов, построенных на его основе.
Название «Planning of Changes» можно перевести, как «Планирование изменений» или, встречал в некоторых документах, как «Управление изменениями».
Вся информация по планированным изменениям представлена в анализе со стороны руководства – скажите Вы мне.
Наличие анализа со стороны руководства и выводов (выходные данные) из него это только малая часть управления изменениями п.6.3 стандарта ISO 9001.
Предлагаю Вам определение из стандарта ISO 9000:2015 управлению изменениями – действия по управлению выходом после официального одобрения информации о конфигурации продукции. Переформулировав, можно сказать, что изменения – это процесс обновления внутренних процессов организации.
Изменения могут касаться как стратегических целей (стать лидером в своей области), так и локальных (замена подшипника на единице оборудования).
Современное общество меняется очень быстро.
Например, вчера было одно в тренде, сегодня другое, а завтра уже третье, которое, возможно, противоречит первым двум.
Достаточно сложно поспевать за всеми изменениями и нововведениями, но это необходимо делать обязательно.
Есть два способа соответствовать обновленным требованиям:
- Реактивный – то есть реагируем на то, что уже произошло, или проще сказать «затыкаем дыры». При данном подходе происходит отставание по времени, из-за оценки и планирования необходимых действий. А как следствие смещение фокуса с основной деятельности.
- Проактивный – направлен на предупреждение и выполнение действий до их наступления. Организация сама изнутри инициирует изменения, предугадывая к чему могут привести те или иные действия. То есть оценивает последствия первого и последующих порядков. Это необходимо, чтобы оказаться в числе лидеров.
Делаю акцент на целях, как сформулированные для исполнения, изменения. На рисунке представлена схема с последовательностью при планировании изменений.
Рисунок подчеркивает требования п. 6.3 ISO 9001:
«Когда организация выявляет необходимость изменений в системе менеджмента качества, эти изменения должны осуществляться в плановом порядке (см. 4.4).
Организация должна рассматривать:
a) назначение изменений и их потенциальные последствия;
b) целостность системы менеджмента качества;
c) доступность ресурсов;
d) распределение или перераспределение ответственностей и полномочий.»
Откуда брать информацию для изменений?
К возможным причинам для изменений могут относиться:
- требования законодательства – изменения могут происходить чуть ли не каждый месяц, например, маркировка продукции DataMatrix кодами;
- требования заинтересованных сторон – могут меняться, так же, как и законодательные требования – новый потребитель хочет, чтобы у нас был внедрен не просто стандарт ISO 22000, а схема сертификации FSSC 22000;
- стратегические цели собственников – мы как обычные работники, в большинстве случаев, их не знаем;
- конъюнктура рынка – все изменения во внешней и внутренней политике могут сказаться на бизнесе организации – санкции запрещают ввоз импортного сырья, а аналоги на рынке отсутствуют;
- анализ со стороны руководства – рассматриваемые результаты за год вносят коррективы при планировании на следующий год;
- анализ рисков и возможностей – описывает риски и возможности по конъюнктуре и требованиям заинтересованных сторон;
- внутренний аудит – наиболее полно показывает изменения, а также как эти изменения внедряются и какие возникли вопросы;
- инициатива работника – ответственный сотрудник видит несоответствие и выходит с предложением о модернизации.
- и т.д.
Как осуществлять оценку изменений?
Сама оценка может включать в себя:
1. Предварительная агрегация (сбор) всех потенциальных изменений;
Все заинтересованные лица (как правило группа HACCP) в течении 2-х недель или 1 месяца (периодичность Вы устанавливаете сами) заполняют первые 4 столбца из таблицы 3.
То есть:
а) Причина изменения – ресурс где появилось изменение;
б) Направление для развития – формулировка изменения указать ключевой вопрос (нашу «боль»). От того, какое наименование изменения, такие шаги и будут предприняты для его реализации;
в) Планируемый результат – что ожидается после внедрения данного изменения;
г) Планируемые ресурсы – указываются те ресурсы, которые могут понадобиться для реализации изменения. К данным ресурсам, как правило относят:
- Временные – оценивается время, на проведение работ (например, согласование между ремонтной службой и производством по времени простоя при ремонте оборудования, чтобы выпустить необходимый объем продукции);
- Людские – происходит оценка какое количество сотрудников необходимо для выполнения данной цели;
- Финансовые – Оценка затрат на закупку расходных материалов / запчастей, а также оплату услуг сторонней организации для проведения.
2. Непосредственно сама оценка изменений
После того, как определили общий перечень всех изменений необходимо произвести их «отсеивание» путем анализа необходимости внедрения, затрат на них и их необходимость. Оценка должна производиться коллегиально.
Подводя итоги настоящей статьи, хочу обозначить:
1 Движение – это жизнь, т.е. для процветания необходимы изменения, т.к. изменения – это необходимый процесс развития компании.
В продолжении данного тезиса, хочу привести высказывание П.Друкера «Любая экономическая деятельность рискованна. При этом защищать вчерашний день — то есть не принимать инноваций, – это гораздо более опасно, чем своими руками создавать завтрашний.»
2 Причинами изменений может стать абсолютно любая информация, полученная как извне организации, так и от внутренних сотрудников.
3 Планирование изменениями должно носить системный характер и проводиться постоянно.
4 Изменения можно отнести, как частный случай Корректирующих действий – подход аналогичный, мы устраняем коренную причину выявленного несоответствия (более подробно по управлению несоответствиями можно ознакомиться по ссылке).
И в конце статьи приведу фразу У. Деминга «Совершенствоваться не обязательно – Выживание дело добровольное».
Без изменений жизнь превращается в обыденное существование. Поэтому изменения необходимы всем.
А как Вы работаете с изменениями?