Открыть свое кафе мечтают многие. Такой формат заведений общепита не требует многомиллионных затрат и популярен в любом городе. Но не все так просто. Если вы решились открыть кафе, на пути к первым посетителям вас ждет много барьеров, которые придется преодолевать. О них и поговорим.
Регистрация юридического лица
Определитесь с правовой формой.
Важно в самом начале определиться с форматом вашего кафе. Будет ли это большое кафе с кухней и официантами, мейнстримное заведение с винной или коктейльной картой, либо точка с напитками и закусками навынос?
Подробнее о форматах мы рассказывали в другом тексте, где разбирали жанры для семейного кафе, говорили о музыке для лаунж кафе и о звучании классических кофеен.
Это не праздный вопрос, потому что от выбранного формата будет зависеть правовая форма вашего бизнеса.
Приняв статус ИП, вы сможете продавать в своем заведении слабоалкогольные напитки. Открыть ООО стоит, если вы будете продавать крепкий алкоголь и коктейли. Открывайте в одиночку или с партнерами до 50 человек. Но во втором случае каждый из партнеров должен вложиться в уставной капитал.
Участники ООО не рискуют лишиться личного имущества при банкротстве организации. В отличие от ИП, они рискуют только активами фирмы и долей уставного капитала.
Выберите налоговый режим.
Всего основных режимов налогообложения пять.
- Общая (ОСН)
- Упрощённая (УСН)
- Автоматизированная упрощенная (АУСН)
- Патентная (ПСН)
- Единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН)
ОСН, как правило, подходит для крупных бизнесов. При упрощенной системе налогообложения многие расчеты проводить проще, а налоговая нагрузка ниже. При автоматизированном налогооблажении отчетность почти полностью отменяется. Налоги, как следует из названия, рассчитываются автоматически. ЕСХН - специальный налоговый режим для производителей сельхозтоваров.
Зарегистрируйте юрлицо.
Определившись с правовой формой, зарегистрируйте юрлицо в ИФНС. Для ООО нужно указать адрес помещения или регистрации руководителя, для ИП - адрес регистрации физлица. Вместе с документами на регистрацию стоит подать и заявление на использование специального налогового режима.
Необходимые документы для регистрации юрлица
ООО
- заявление
- решение о создании или протокол об учреждении (для одного или нескольких учредителей)
- устав (2 экз.)
- квитанция об оплате госпошлины при подаче в бумажном виде (4 000р.)
ИП
- заявление
- паспорт
- квитанция об оплате госпошлины при подаче в бумажном виде (800р.)
В Социальный фонд России (объединение ПФР и ФСС) постановка на учет автоматическая.
Помещение
Не заключайте договор аренды до получения необходимых согласований. Ведь выбранное место может не подходить по санитарным требованиям.
Для открытия кафе потребуются следующие документы:
- разрешение от пожарной инспекции;
- санитарно-эпидемиологическое заключение Роспотребнадзора;
- разрешение на открытие кафе от местной администрации;
- лицензия на реализацию алкоголя, если вы будете его продавать;
- разрешение на размещение наружной рекламы;
- согласование с полицией на размещение тревожной кнопки.
Если вы нашли помещение, в котором уже находился другой общепит, вам повезло - в таком месте открыть кафе проще всего. Вы сразу же получите от арендодателя готовый пакет документов из всех надзорных органов. Все просто, но при этом у вас ограничивается возможность вносить новые изменения. Например, вы не сможете увеличить площадь кухни или поменять расположение коммуникаций.
Еще одна возможность упростить для себя оформление необходимых разрешений - открыться в фудкорте торгового центра. Администрация ТЦ поможет вам получить нужные разрешения.
Регистрация договора аренды проходит через Росреестр. Имейте в виду - для получения лицензии на продажу алкогольной продукции необходимо, чтобы срок аренды был не меньше 12 месяцев на дату получения лицензии.
В СанПинН вы можете найти перечень разрешенных для открытия кафе мест.
- По правилам пожарной безопасности необходимо иметь систему пожарной сигнализации и пожаротушения. Кроме этого, у вас должен быть ответственный сотрудник за противопожарную безопасность.
Разработайте схему эвакуации и разместите ее во всех помещениях вашего заведения. - Чтобы учесть санитарные нормы, организуйте зонирование пространства (разделите основной зал от складских помещений). Важно, чтобы помещение было оборудовано водоснабжением, вентиляцией и канализационной системой.
Не забудьте оформить договоры с СЭС и составить книгу учета. Помимо этого, до открытия кафе вы должны составить план производственного контроля и оформить санитарный паспорт объекта. - Оборудуйте уголок потребителя. Там должны находиться книга отзывов и журнал учета проверок юрлица. Еще положите туда закон о защите прав потребителей и правила оказания услуг.
Кроме этого, если вы работаете как ООО, разместите в уголке потребителя заверенную копию листа записи ЕГРЮЛ. Для ИП - ЕГРИП. Если вы продаете алкоголь - заверенная копия лицензии на реализацию также должна находиться в уголке потребителя.
Лицензия на использование аудио- и видеоконтента
Используя нелегальный контент, вы рискуете попасть на серьезные штрафы. Например, наказание за нелегальное использование музыки для бизнеса может быть следующим:
- административный штраф до 40 000 рублей и конфискация технических средств для воспроизведения;
- штраф до 5 000 000 рублей за каждый трек;
- ликвидация компании или прекращение деятельности ИП при повторных нарушениях
Избежать таких проблем можно несколькими способами.
- Заключить лицензионный договор с правообладателем. В этом случае вам придется самостоятельно выплачивать отчисления каждый месяц за использование лицензионной музыки для кафе, а музыкальная библиотека будет ограничена только треками правообладателя.
- Заключить соглашение с организациями по защите авторских прав. Тогда в вашем распоряжении окажется обширная музыкальная коллекция, но придется самостоятельно каждый месяц составлять отчеты по проигранным трекам.
- Оформить подписку на аудиосервис для бизнеса. Вы сможете просто управлять фоновой музыкой для бизнеса даже в крупной сети заведений, настраивать аудиорекламу, а все отчеты и необходимые отчисления будут совершаться автоматически. Попробовать такой сервис можно и вовсе бесплатно. У Звук Бизнеса, например, есть бесплатный недельный тестовый период.
Как и в случае с аудиоконтентом, трансляцию видео регулирует РАО. Для показа телевизионных каналов достаточно заключить договор с оператором, или ограничиться общедоступными каналами.
Также обратите внимание, что есть сервисы для бизнеса, которые предлагают не только возможность легального управления аудиоконтентом, но и видеоконтентом. Такие тарифные предложения могут быть достаточно выгодны для бизнеса и с экономической точки зрения, и с функциональной - вы сможете управлять разным контентом с одного личного кабинета и воздействовать на своих клиентов через разные каналы коммуникации.
Кассовый аппарат
Согласно федеральному закону «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», все предприниматели обязаны использовать кассу с фискальным накопителем и выдавать фискальные чеки после покупки. Поэтому вопрос кассового аппарата - один из важнейших для кафе любого типа.
В маленькой кофейне можно использовать компактные онлайн-кассы, которые еще и сочетают в себе эквайринговый терминал. Они подойдут и для использования в доставке.
Более крупному проекту потребуются более сложные кассовые аппараты. Важно, чтобы на них можно было мониторить работу всего кафе: отслеживать резерв и количество заказов, оценивать готовность блюд, отображать складские остатки, разбивать один чек на несколько.
Покупать или арендовать кассовый аппарат лучше у авторизованных продавцов. Также нужно заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать кассу на сайте ФНС и через ОФД. Далее внесите регистрационный номер в ККТ и отправьте отчёт о регистрации в ФНС. Уведомление о регистрации придет в ваш личный кабинет на сайте ФНС.
Перед открытием кафе уведомите о начале предпринимательской деятельности Роспотребнадзор. Как правило, внесение в реестр длится не дольше 10 рабочих дней.
***
Мы затронули только основные вопросы при открытии кафе. Но главное, не испугаться возможных сложностей в самом начале. Решение найдется для любой задачи. И конечно, не бойтесь обращаться к профессионалам. Так вы сможете сэкономить время, получая при этом качественный результат.
Например, разобраться с использованием авторских прав и создать уникальное звучание для бренда вам поможет Звук Бизнес.
Регистрируйтесь.