Распределение задач – неотъемлемая часть работы руководителя проектов. От того насколько эффективно будет поставлена задача, во многом будет определен исход дела.
Что просится, то и скажется.
Ставить задачи в мессенджере, не фиксировать дедлайны и не назначать конкретных ответственных... Так делать точно не нужно.
Ниже приведены 9 "золотых" правил делегирования:
1. Определите подходящего человека.
Первым шагом в делегировании полномочий является определение подходящего человека для выполнения задачи на основе его должности, навыков, опыта и загруженности.
2. Четко определите задачу.
Подробно сформулируйте задачу и ее цели, определите контекст, приемлемые результаты, временные рамки и ожидаемые результаты.
3. Доходчиво объясните.
Четко и эффективно доведите задачу до сведения человека, которому вы ее делегируете. Если нужно объясните устно и письменно. Будьте максимально конкретны в своих ожиданиях и в ожидаемом результате. Здесь будут важны ваши мягкие навыки.
4. Установите подотчетность.
Обсудите и установите критерии успешности. Шаблон или форму отчетности. Установите крайние сроки, частоту проверки прогресса.
5. Обеспечьте ресурсы и поддержку.
Убедитесь, что человек, которому вы делегируете полномочия, обладает необходимыми ресурсами и поддержкой, такими как оборудование, доступы, советы, необходимой информацией для выполнения задачи.
6. Установите четкие границы.
Объясните полномочия для задачи, чтобы сотрудник знал пределы своей ответственности.
7. Мониторинг прогресса.
Будьте терпеливым, но регулярно следите за ходом выполнения делегированной задачи и предоставляйте обратную связь, чтобы помочь сотруднику оставаться на верном пути. Не дергайте сотрудника слишком часто.
8. Признайте достижения.
Вознаградите человека за успешное выполнение задачи, что будет мотивировать его брать на себя больше обязанностей в будущем.
9. Не перестарайтесь.
Помните, что не следует перекладывать всю работу на других. Нужно делегировать лишь те задачи, которые вам не положено выполнять самостоятельно.
Спасибо за внимание!