Если реализация проекта связана с привлечением нескольких поставщиков и подрядчиков, то контрактная стратегия требует планирования и контроля. Для этих целей разрабатывается - План контрактации.
Основные исходные данные для подготовки плана контрактации
При подготовке плана контрактации за основу берут:
- график реализации проекта, на основании которого определяются предельные сроки для заключения договоров с поставщиками/подрядчиками.
- бюджет проекта - лимиты по статьям затрат; целевые показатели авансирования (при наличии).
- положение о закупках/тендерной процедуре или иной документ, который регулирует сроки проведения отбора и контрактации с поставщиками и подрядчиками. Эта информация влияет на плановую дату начала процедуры тендера.
Как применять план контрактации?
План контрактации не только является инструментом для контроля работы тендерно-договорного отдела.
Он является важной частью подготовки планового месячно-суточного графика.
Бывают ситуации, когда работы, в соответствии с графиком производства работ, попадают в план на месяц, но не могут быть выполнены, так как не заключен договор.
В связи с этим возникает два вопроса:
- почему не заключен договор?
- требуется ли исключать эти работы из месячно-суточного графика?
В поисках ответа на первый вопрос можно узнать, что нет исходных данных для передачи потенциальным подрядчиками для получения от них коммерческих предложений. Ну и так вопрос за вопросом можно выявить кто виноват и уже решать что делать.
Второй вопрос связан как с первым, так и со сроками устранения причин, которые влияют на заключение договора.
Корректировка графика реализации проекта в связи с текущим статусом контрактации влияет на планируемую выручку и затраты, что в свою очередь тесно связано с финансированием проекта.
Что включить в план контрактации?
План контрактации тесно связан с планом поставок и планом разработки документации, а также бюджетом проекта.
В следующий раз посмотрим на примере форму плана контрактации.
Авторы: Анастасия Палагушкина/ Вера Питинова
