Хранить все бумаги в наше время не обязательно, но к некоторым документам нужно особое внимание. В данной статье мы разберем те документы, которые можно смело выкинуть, и те, которые нужно обязательно бережно хранить.
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые документы нужно хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.
Важно: Пока компания ведет дела с партнером, нужно хранить документы по всем сделкам, так как они могут пригодится, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки.
Это нужно для того, чтобы избежать штрафа налоговой, ответить на вопросы налоговой и трудовой инспекции, а также для подтверждения стажа и социальных выплат сотрудника.
Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.
Важно: За досрочное уничтожение документов придется заплатить довольно крупные штрафы
Виды документов
1 год- Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета
5 лет- Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции
Кассовые документы
50 лет- Счета-фактуры. Налоговые декларации. Книга учета доходов и расходов
50 лет Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Расчеты по страховым взносам
Постоянное хранение- Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей. Бухгалтерская (финансовая) отчетность. Документы о ликвидации компании
Кадровые документы
1 год- Правила внутреннего трудового распорядка
3 года- Графики отпусков
5 лет- Табели, журналы учета рабочего времени. Авансовые отчеты
45 лет- Документы о несчастных случаях на производстве
50 лет или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года. Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников. Личные дела сотрудников. Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда. Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников
Постоянно- Штатное расписание
До востребования- Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства