А очень просто.... Сейчас я расскажу
Для этих целей руководителем в обязательном порядке проводится инвентаризация вверенных работнику товарно-материальных ценностей. Проведение указанной инвентаризации проводится в полном соответствии с порядком, утвержденным приказом № 49 от 13.06.1995 года:
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Обращаю Ваше внимание на тот факт, что данный пункт в полной мере применяется как к членам комиссии, так и к материально-ответственным лицам. Поэтому мы всегда рекомендуем предварительно уведомлять работников в письменном виде о дате и времени проведения инвентаризации (самым простой способ вручить соответствующе уведомление под роспись, если сотрудник отказывается, то направляем телеграмму). Как вариант: Вы можете предварительно (до даты проведения инвентаризации ознакомить сотрудников с приказом о проведении инвентаризации).
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Далее после подведения результатов инвентаризации Работодателем выполняются следующие действия:
1. Работодатель издает приказ о создании комиссии для проведения служебного расследования. Указанное расследование необходимо провести в срок не более 1 месяца с даты обнаружения недостачи. В указанный срок не входит период нахождения сотрудника на больничном, в отпуске и т.д. То есть если сотрудник у нас находится на больничном, то срок расследование продлевается на количество календарных дней нахождения сотрудника на больничном.
2. В ходе проведения расследования необходимо запросить объяснительные у всех сотрудников о причинах образовавшейся недостачи. Объяснения лучше запрашивать в письменном виде, чтобы в случае непредставления сотрудником объяснений можно было составить акт о непредставлении объяснений. Если в течение 2 (двух) рабочих дней с момента получения требования о представлении объяснений сотрудником объяснения не будут представлены, то необходимо составить акт о непредставлении объяснений.
3. По факту получения объяснений или по истечении срока на представление объяснений необходимо изучить все имеющиеся в деле материалы (проверить наличие приказа о проведении инвентаризации с подписями всех материально-ответственных лиц и членов комиссии, наличие подписанных всеми участниками инвентаризации сличительной описи и инвентаризационной ведомости, наличие объяснений сотрудников о причинах образовавшейся недостачи, наличие подписанного ДКМО всеми материально-ответственными лицами) и составляется акт служебного расследования, в котором указываются причины образовавшейся недостачи, суммы, которые мы будем взыскивать с работников, а также предложения об увольнении заведующей аптекой в связи с утратой доверия.
4. Именно на основании указанных документов в месячный срок издается приказ об увольнении сотрудника в связи с утратой доверия, а также на основании указанного документа инициируется исковое заявление в суд и (или) заявление в полицию.
Для подготовки акта служебного расследования необходимо проверить наличие пакета следующих документов:
1. Копия приказа «О проведении внеплановой инвентаризации в организации» с подписями сотрудников об ознакомлении их с указанным приказом;
2. Копия договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности с подписями всех материально-ответственных лиц (иногда вместо договора о коллективной материальной ответственности в наличии имеются договоры об индивидуальной материальной ответственности);
3. Копия приказа о проведении служебного расследования;
4. Копия должностных инструкций на сотрудников подразделения;
5. Копия сличительной ведомости;
6. Копия инвентаризационной описи;
7. Копии объяснительных сотрудников о причинах образовавшейся недостачи;
8. Если сотрудника освобождали от работы (такое практикуется некоторыми организациями с выплатой среднего заработка), то необходимо наличие подписи сотрудника на таком уведомлении.
Теперь к сложностями, с которыми можно столкнуться на этом пути....
1. Очень часто суды просят доказать факт недостачи путем предоставления всех товарных накладных. Мы в такой ситуации говорим о том, что поставки товара в организацию осуществляются с определенной периодичностью Списание товара с остатков осуществляется путем их реализации конечному потребителю или путем возврата товара поставщику (это колоссальный объем информации и документации. Ну если с товарными накладными их можно будет собрать, то с чеками все намного сложнее). Как правило, после анализа объема подлежащих представлению документов суд не настаивает на предоставлении указанных документов. В конце концов, есть окончательный довод «Сотрудник инвентаризационные документы подписал без замечаний, впоследствии результаты инвентаризации в судебном порядке не обжаловал»).
2. Взыскание сроковых товаров. К сожалению, в судебном порядке мы ни разу не пытались взыскать сроковый товар по причине того, что указанный товар имеется в наличии. И очень сложно доказать тот факт, что со стороны Работодателя предприняты все меры к тому, чтобы сотрудники соблюдали указанные требования по срокам годности. Мы можем попытаться внести соответствующие изменения в должностные инструкции, но шансов выиграть указанные споры крайне низкие.
3. Необходимо доказать причинно-следственную связь между неисполнением должностных обязанностей и наступившими последствиями (указанное обстоятельство должен доказывать работодатель). Тоже крайне сложный момент при такой категории споров. Так как в суде очень часто работник начинает пояснять ситуацию о том, что ему было неизвестно о том, с какой периодичностью он должен исполнять указанные обязанности. Кроме того, часто выясняется, что в компании нет закрепленных однозначных алгоритмов при выявлении сроковых товаров. Как правило, работник говорит о том, что в его должностные обязанности не входит формирование возвратных накладных (он написал записку руководителю, а руководитель ее не увидела и возврат не оформила), а руководитель говорит о том, что она самостоятельно ревизию не делает, это функционал работников аптеки. И так переваливают вину друг на друга. Суд, в таком случае, однозначно отказывает в удовлетворении исковых требований.
Это основные моменты, на которые хотелось бы обратить Ваше внимание.