Многие считают, что кризисные периоды экономики – не время для перемен и свершений в бизнесе: лучше занять выжидательную позицию и сосредоточиться на сохранении нажитого. Однако чтобы остаться на плаву в непростые времена, напротив, стоит делать ставку на развитие: кто не будет прогрессировать – останется позади. Поможет компании двигаться вперёд проектный менеджмент.
Проектный подход – эффективный инструмент достижения целей компании. В России к нему прибегает малый и средний бизнес, крупные федеральные организации и даже государственные компании и органы власти. В сегодняшних реалиях компаниям жизненно необходимо мгновенно перестраиваться и адаптироваться к новым условиям, и проектный менеджмент отлично с этим справляется.
Что такое этот проектный менеджмент, чем он отличается от процессного, почему развиваться компания может только в ходе реализации проектов, а также как проектный менеджмент внедрить в работу компании расскажем в сегодняшнем материале.
Процессы и проекты
Процессная деятельность. Представьте конвейер, который выполняет повторяющиеся операции с определённой скоростью и главная его задача – сохранить темп производства и не потерять качество производимого продукта. Процессная деятельность – непрерывно повторяющиеся действия, которые состоят из рутинных операций и воспроизводятся из раза в раз с предсказуемым результатом. Повторяемость – главный признак процесса.
Задача управления процессами – организация рутинных операций таким образом, чтобы сократить расходы ресурсов предприятия без потери качества работы. То есть процессное управление предполагает курс на оптимизацию и своего рода энергосберегающий режим монотонно повторяющейся работы.
Представьте, что рабочий ездит по объектам и для проведения ремонтно-строительных работ замеряет помещения рулеткой, переносит показатели на бумажный чертёж, а завершив измерения заносит данные в чертёжную программу, чтобы подготовить планы и рассчитать смету. Если заменить рулетку на лазерный дальномер, а данные заносить сразу в программу, подготовка чертежей займёт меньше времени, а точность замера только повысится: процесс работы станет эффективней, однако суть и результат его не изменится – рабочий сможет замерить больше объектов с большей точностью, но ничего принципиально нового не произведёт.
Проектная деятельность – временное мероприятие, которое направлено на создание уникального продукта или изменение процессов с созданием команды на период реализации проекта. Проект – это комплексная задача с дедлайном, запуском и готовым продуктом на выходе. Главный признак проекта – запуск.
Задача управления проектом – приблизить запуск, завершить работу над проектом. Управление проектами – использование знаний, навыков, инструментов и методов работы для удовлетворения требований, которые предъявляются к проекту. То есть проектное управление предполагает постановку конкретных целей и наиболее эффективное их достижение.
Например, строительная фирма берёт проект ремонта ресторана: для работы подбираются дизайнер, сметчик, чертёжник, штукатуры, плиточники и так далее. Команда сообща подготавливает планировку и раскладку материалов, участвует в проекте от начала до конца, каждый при этом отвечает за свою часть работы. Цель – завершить ремонт с наилучшим результатом. При этом задачи каждого специалиста будут состоять из рутинных для него операций, но трудиться все будут на один проект, а по завершению работ компания возьмётся следующий проект, для которого переформирует команду в соответствии со спецификой объекта и задач.
В случае с процессом, специалист выполняет рутинную задачу и скорее всего не придаёт значения тому, что дальше происходит с продуктом его деятельности на «производственном конвейере», тогда как в результате проекта заинтересован каждый участник, хотя каждый по прежнему несут ответственность за свою часть работы.
В случае с процессным подходом получить какой-то новый результат практически невозможно, потому что регулируя процессы каждого участника общий результат представить всё же проблематично. А проектный подход позволяет заранее определить цели и спланировать действия так, чтобы эффективно решать поставленные задачи. Также проектный подход даёт возможность по завершению проекта провести аналитику и работу над ошибками, чтобы внести в будущую работу необходимые корректировки.
Процессы в проекте
Любой проект состоит из тех операций, которые и так совершаются в процессе работы, только раньше их не организовывали в проект. При том к базовым процессам добавляются процессы управления проектами:
- Сформировать цель проекта – какой результат нужно получить;
- Спланировать этапы проекта – какие действия в какой последовательности и в какой срок нужно предпринять;
- Организовать реализацию – обеспечить и распределить ресурсы для работы, определить бюджеты;
- Проконтролировать исполнение – назначить ответственных, убедиться в том, что работы идут по плану и результат достигнут;
- Завершить проект – подвести итог реализации проекта.
То есть с одной стороны у рутинных процессов появляются чёткие цели и дедлайны, а с другой – проект требует серьёзного внимания к организации и управлению, а значит использования проектного менеджмента.
Зачем нужен проектный менеджмент?
Если коротко, проектный менеджмент позволяет пройти путь из точки А в точку В по наиболее выгодному для компании маршруту: помогает сфокусироваться на конкретной цели, правильно распределить ресурсы и вовремя получить желаемый результат. Системный подход к управлению проектами – лучший способ решить проблемы компании. Проектный менеджмент помогает контролировать следующие задачи:
- Управлять целями проекта;
- Контролировать бюджет и избегать незапланированных расходов;
- Определять сроки реализации проекта;
- Распределять задачи и назначать ответственных за результат сотрудников;
- Заранее выявлять и предусматривать возможные риски и угрозы;
- Осуществлять контроль за процессом реализации проекта;
- Налаживать эффективную коммуникацию между членами команды для достижения поставленных целей;
- Контролируют результат реализации проекта и проводят корректировки, чтобы повысить эффективность следующих проектов.
Чёткий план действий, грамотное распределение ответственности и ресурсов, управление коммуникацией между членами команды и отделами, а также синхронизация их деятельности повышают плодотворность работы и позволяют эффективней достигать целей.
Обычно выделяют 5 основных функций проектного менеджмента:
- Целеполагание – постановка одной или нескольких целей проекта и разработке концепции их достижения;
- Планирование – разработка стратегии и маркетингового плана, распределение ресурсов, определение бюджета и сроков выполнения проекта;
- Организация – подготовка команды, обмен информацией и реализацию плана действий;
- Мотивация – внедрение определённой системы для эффективного стимулирования каждого члена команды и достижения поставленных целей;
- Контроль – оценка качества работ, мониторинг сроков и бюджета, подготовка отчетов и их последующий анализ.
Как реализация проектов способствует росту и развитию компании?
Организация развивается через проекты, даже если их таковыми не называет. Любое внедрение изменений – это проект. В современном мире бизнес всё чаще из регулярного управляемого процесса превращается в множество уникальных проектов: у любой компании регулярно возникают задачи по выживанию или по адаптации к быстро меняющейся среде, управлению целями бизнеса.
Управление проектами – прежде всего инструмент достижения стратегических целей организации. Чтобы двигаться вперёд и наращивать мощность, у предприятия должна быть стратегия, в рамках которой и реализуются проекты. То есть, успешное управление проектами даёт возможность определять те проекты, что приближают компанию к достижению стратегических целей, и выделять на них максимум внимания и ресурсов.
Общий принцип отбора проектов для достижения стратегических целей даёт единое видение деятельности организации: позволяет контролировать бюджеты, сроки выполнения, использование средств производства и общий ход работ. Прозрачность и возможность оценить финансовые, временные и кадровые затраты помогают измерить эффективность деятельности компании и грамотно управлять ресурсами: выявлять причины перерасходов и отклонений, своевременно корректировать курс, оптимизировать работу всей организации.
На серьезные изменения требуется значительное время. Если компания не ставит краткосрочных целей и не может продемонстрировать быстрые успехи, есть опасность потерять мотивацию сотрудников: многие теряют интерес к процессу, если не видят осязаемых результатов. Стремление к быстрым результатам поддерживает осознание необходимости перемен и будит в сотрудниках аналитическое мышление, которое помогает корректировать курс развития.
При удачных организационных изменениях в компании повышаются показатели качества и прекращается падение чистой прибыли, на рынок выводятся новые успешные продукты, увеличивается доля рынка и растет производительность.
Почему важна системность?
Изменения укореняются и начинают работать, когда новый способ управления становится нормой рабочих отношений и входит в структуру корпоративного организма. Системный подход, в отличие от нерегулярной практики проектного управления, помогает внедрить новые алгоритмы и практики в саму концепцию подхода к работе каждого отдела и сотрудника. А до тех пор, пока новые подходы не станут неотъемлемой частью социальных норм и коллективных ценностей, они будут забываться, как только прекращается процесс трансформации.
Чтобы изменения закрепились в корпоративной культуре, важно соблюсти два момента:
- Наглядно демонстрируйте, что перемены в установках, поведении и мышлении улучшили работу компании – регулярно информируйте сотрудников о причинах улучшения работы бизнеса;
- Формируйте поколение управленцев, которые олицетворяют новый подход.
Сложности, с которыми может столкнуться компания при переходе на проектный менеджмент и их решение
- Повышенная стрессовая нагрузка на руководителя, что может привести к быстрому выгоранию – снизить нагрузку поможет грамотное распределение ответственности внутри проекта и перенос части контроля на других членов команды;
- Повышение накладных расходов компании – на первых порах такое возможно: создание системы управления проектами со всеми её шаблонами, регламентами, разработкой структуры и покупкой специализированного ПО требуют определённых расходов. Однако траты в данном случае разумней расценивать как инвестиции в эффективность компании;
- Страх менеджера перед экспериментами и поиском более эффективного метода управления проектами негативно сказывается на результативности – здесь поможет опыт сын ошибок трудных, либо своевременное привлечение внешнего специалиста для консультации и налаживания методов и алгоритмов работы в соответствии с особенностями деятельности организации;
- Слишком жёсткое управление проектами, которое не предусматривает адаптацию метода под специфику работы компании, что в свою очередь препятствует прогрессу и творческому мышлению всей команды – как и в предыдущем пункте, с адаптацией поможет справиться либо метод проб и ошибок, либо приглашённый эксперт, который возьмёт на себя проработку структуры, внедрение новых методов управления и их адаптацию к особенностям компании;
- Отсутствие компетентного менеджера проекта и квалифицированной команды – решается наймом новых сотрудников или обучением имеющихся кадров. Опять же, облегчит процесс перехода от старой структуры управления к новой компетентный консультант.
Как видите, все эти трудности решаемы и носят скорее временный характер. Да и изменить качественный уровень работы компании не потерпев временных издержек просто невозможно.
Построение организационной структуры
Построение организационной структуры предполагает комплексный анализ, проработку элементов внутренней среды компании и разработку такой структуры, которая позволит организации работать как единое целое. Важно установить чёткие взаимосвязи между подразделениями компании, учесть факторы, которые влияют на структуру управления: масштабы производства, мощности, сложность производственных процессов, особенности выпускаемой продукции, технологии и элементы научно-технического прогресса, которые используются в процессе производства, степень концентрации, кооперацию и специализацию бизнеса, его размеры.
В разработке организационной структуры необходимо чётко следовать этапам:
- Организация делится по горизонтали на блоки, определяется направление деятельности каждого блока;
- Устанавливаются полномочия, определяются цепи команд с дальнейшим делением на более мелкие подразделения, прописываются должностные инструкции;
- Прорабатываются должностные обязанности, разрабатываются задачи и закрепляются за исполнителями;
- На основе предыдущих пунктов формируется и прорабатывается эффективная организационная структура.
Всё это выглядит довольно сложно и муторно на первый взгляд, однако в результате грамотной проработки руководитель получает единую организационную структуру, которая обеспечивает согласованность работы подразделений и облегчает управление компанией. Распределение обязанностей и функций сотрудников, а также установление взаимосвязей внутри организации, превратят бизнес в единый слаженный механизм и помогут эффективно решать стратегические задачи и двигаться только вперед.