В этой статье объясняется матрица приоритетов действий с практической точки зрения. После прочтения вы поймёте основы этого мощного инструмента управления временем. Приятного чтения!
Что такое матрица приоритетов действий? Объяснение теории
Люди в организациях имеют плотный график дел, переполненный встречами и различными мероприятиями. Матрица приоритетов действий помогает людям найти баланс и расставить приоритеты.
Матрица приоритетов действий облегчает принятие решений и чётко определяет, какие действия должны быть завершены в срок, а какие можно пропустить или выполнить позже.
Эта матрица — простая техника построения диаграмм, которая помогает вам выбрать, какие виды деятельности должны быть приоритетными, чтобы наиболее эффективно использовать своё время. В матрице усилия, затрачиваемые на деятельность (ось X), откладываются перпендикулярно воздействию/детализации (ось Y).
Это создаёт четыре возможности:
1. Быстрые победы
Эти виды деятельности характеризуются высоким «Воздействием» в сочетании с низкими «Усилиями». Это наиболее привлекательные виды деятельности / проекты, которые дают хорошую отдачу за относительно небольшие усилия. Эти мероприятия можно выполнять регулярно без ущерба для качества, и они поддерживают процесс непрерывности бизнеса. Рекомендуется сосредоточиться на этих быстрых победах как можно больше.
2. Крупные проекты
Эти виды деятельности имеют как высокую степень воздействия, так и высокую степень усилий. Они дают хорошую отдачу для компании, но требуют много времени для завершения. Следите за тем, чтобы крупные проекты не вытеснили быстрые победы. Важно уделять большое внимание этим крупным проектам, чтобы хорошо освоить их выполнение. В этом может помочь быстрая и эффективная работа.
3. Вставки
Так называемые «вставки» имеют низкое воздействие и низкие затраты. Это низкоприоритетные виды деятельности, которыми можно заняться позже. Зачастую «вставки» стагнируют деятельность с более высоким приоритетом. В конце концов, их придётся выполнять. Поэтому рекомендуется составлять список с «заполняемыми» делами, и выполнять их только тогда, когда у вас есть на это время.
4. Тяжёлые задания
Тяжёлые дела или «неблагодарные задачи» имеют низкую степень воздействия, но требуют больших усилий. Если компьютерная программа не работает должным образом и сотрудник тратит весь день на то, чтобы заставить её работать, это следует рассматривать как пустую трату времени и энергии. Поэтому рекомендуется избегать сложных задач и передавать их на аутсорсинг экспертам. Если этого не делать, то неблагодарные и энергозатратные задачи будут приносить низкую прибыль, и у вас останется слишком мало времени для более важных дел.
Матрица приоритетов действий: эффективное использование
Для эффективного использования матрицы рекомендуется использовать баллы воздействия от 0 до 10, где «0» означает отсутствие воздействия и усилий, а «10» — максимальное воздействие и максимальные усилия.
Конечно, можно использовать и другую шкалу. Используя эту шкалу, можно более тщательно прорисовать мероприятия матрицы, что приведёт к более лёгкому выбору в отношении приоритета.
Долгосрочный эффект от использования матрицы приоритетов мероприятий
Благодаря использованию матрицы, мероприятия выстраиваются в правильном порядке на основе приоритетов, и, следовательно, время будет использоваться более эффективно. Это будет иметь положительный эффект в долгосрочной перспективе.
Таким образом, сотрудники будут всё лучше понимать, какие проекты отнимают много времени, и будут лучше разбираться в тех видах деятельности, которые дают хорошую отдачу. Вот почему матрица приоритетов является эффективным инструментом управления: она улучшает процесс принятия решений и минимизирует стресс.
Ваша очередь
Что вы думаете? Применима ли матрица приоритетов действий в современном управлении задачами? Признаёте ли вы практическое объяснение или у вас есть другие предложения? Каковы ваши факторы успеха для эффективного управления приоритетными задачами?
Поделитесь своим опытом и знаниями в поле для комментариев ниже.
Также может быть интересно:
Ещё больше интересных материалов на нашем сайте:
Также подписывайтесь на «iDeaWay» в социальных сетях!