Работа над документом требует неоднократных правок. Но когда все они внесены, важно сохранить окончательную версию файла и защитить ее от несанкционированных изменений. Такую опцию предлагает PDF (Portable Document Format) — межплатформенный портативный формат. Обычно к нему прибегают для печати, а также для распространения документов только для чтения с сохранением макета страницы.
Расскажем подробнее об особенностях PDF, кто его изобрел и в чем его отличие от PDF-1.
PDF: предназначение, история
При разработке формата PDF более 30 лет назад компания Adobe Systems придерживалась следующих целей. Во-первых, файлы PDF должны открываться на любом оборудовании или операционной системе без приложения, используемого для их создания, с чем в наши дни справляется большинство браузеров. Во-вторых, везде, где будет открыт PDF, макет документа должен выглядеть одинаково.
Разработчики PDF использовали язык PostScript, а также ряд имевшихся программ для отображения содержания различных файлов. Предшественник современного формата PDF назывался IPS (Interchange PostScript), что в дословном переводе звучит как «взаимный обмен данными PostScript». Первая же версия с привычным названием PDF была выпущена в 1992 году.
К сожалению, формат не оказался слишком удобным в использовании. Файлы имели большой объем. Кроме того, PDF не поддерживал внешние гиперссылки, что препятствовало его использованию в интернете. В более поздних версиях эта функциональность появилась, формат начал обеспечивать защиту документа и возможность создавать примечания. Первым крупным пользователем формата стала Федеральная служба налогообложения США: именно в формате PDF в 1994 году ее клиентам были разосланы для заполнения налоговые декларации.
Далее в PDF была улучшена цветопередача, что позволило использовать формат в предпечатной подготовке. Начиная с 1999 года PDF предложил ряд решений для корпоративных пользователей. Например, возможность электронной подписи или инструменты для небольших правок.
Сегодня PDF актуален еще больше, создание файла такого формата не представляет сложности. В том числе это можно сделать при помощи приложений МойОфис, о чем мы расскажем ниже.
Преимущества PDF
· Независимо от того, на каком устройстве или на какой ОС вы открываете файл PDF, его содержание будет в точности совпадать с оригиналом.
· PDF-файлы могут содержать не только текст и изображения, но и дополнительные элементы, например: шрифты, интерактивные кнопки, гиперссылки, видео и не только.
· У PDF-файлов небольшой размер, что упрощает их отправку.
· PDF представляет собой векторный формат. То есть все содержимое файла представлено в векторной форме. Поэтому при печати файлы PDF будут корректно адаптироваться под нужный формат бумаги: А4, А5 или любой другой.
· Если перед вами длинный документ и вам необходимо быстро найти нужную информацию, вы можете воспользоваться функцией поиска по ключевому слову (Ctrl + F).
Ограничения
· Редактировать PDF-документы можно только в специальных программах.
Как сохранить документ в формате PDF в МойОфис
Большинство документов можно легко конвертировать в PDF или PDF-1 – формат для архивного хранения файлов, главная фишка которого в том, что в нем сохраняются еще и используемые при подготовке документа шрифты.
На примере бесплатного приложения «МойОфис Текст», которое входит в состав решения «МойОфис Стандартный. Домашняя версия», покажем, как преобразовать страницу текстового документа в PDF (вы также можете выбрать PDF-1).
Открываем текстовый документ:
1. На главной панели инструментов заходим в меню «Файл», выбираем «Экспорт».
2. В появившемся всплывающем окне в поле «Тип файла» выбираем «Документ PDF».
Готово! Аналогичным образом в PDF можно конвертировать и таблицы, созданные в приложении «МойОфис Таблица».
Понравился материал? Подписывайтесь на наш канал — у нас много интересных и полезных материалов о работе с документами.